Hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 200

Căn cứ theo Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các chi phí quản lý chung của một doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 642, cùng với những thông tin chi tiết để bạn có thể nắm bắt một cách chính xác và toàn diện.

1. Mục đích của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) có mục đích chính là phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp. Những khoản chi này bao gồm:

• Chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp: Bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản trợ cấp khác.
• Chi phí về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
• Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động và khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp.
• Tiền thuê đất và thuế môn bài.
• Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi.
• Chi phí về dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…).
• Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).

Tài khoản 642 trong hệ thống kế toán được sử dụng để ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là một tài khoản quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các chi phí liên quan đến việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.

Mục đích chính của tài khoản 642 là ghi nhận các chi phí cố định và biến động phát sinh trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là một số mục đích chính của tài khoản này:

1. Ghi nhận Chi Phí Quản Lý:
   • Tài khoản 642 được sử dụng để ghi nhận các chi phí trực tiếp liên quan đến quản lý doanh nghiệp như lương của nhân viên quản lý, chi phí văn phòng, chi phí điện thoại, và các chi phí hỗ trợ khác.
2. Theo Dõi Chi Phí Cố Định:
   • Các chi phí cố định như chi phí thuê mặt bằng, chi phí bảo dưỡng cố định, và các chi phí khác có thể được ghi nhận trong tài khoản 642 để theo dõi sự biến động của chúng theo thời gian.
3. Phân Loại Chi Phí Quản Lý:
   • Tài khoản này giúp doanh nghiệp phân loại chi phí quản lý thành các khoản cụ thể, điều này giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất chi phí.
4. Đo lường Hiệu Suất Quản Lý:
   • Bằng cách ghi nhận các chi phí quản lý trong tài khoản 642, doanh nghiệp có thể đo lường hiệu suất quản lý bằng cách so sánh chi phí với doanh thu và lợi nhuận.
5. Thực Hiện Kế Hoạch Ngân Sách:
   • Tài khoản 642 giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch ngân sách của mình bằng cách theo dõi và kiểm soát chi phí quản lý theo các khoản được dự kiến.
6. Báo Cáo Tài Chính:
   • Thông tin từ tài khoản 642 được sử dụng để chuẩn bị báo cáo tài chính, giúp các bên liên quan như cổ đông, ngân hàng, và đối tác kinh doanh hiểu rõ về chi phí quản lý của doanh nghiệp.

Tóm lại, tài khoản 642 là một phần quan trọng của hệ thống kế toán doanh nghiệp, đóng vai trò trong việc ghi nhận, phân loại, và theo dõi các chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo sự kiểm soát và quản lý hiệu quả của chúng.

7. Quản lý Hiệu Suất và Tối Ưu Hóa Chi Phí:
   • Thông tin từ tài khoản 642 cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng để quản lý đánh giá hiệu suất và tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa chi phí. Bằng cách theo dõi các biến động trong chi phí quản lý, doanh nghiệp có thể xác định những lĩnh vực có thể cải thiện hiệu suất và giảm thiểu chi phí không cần thiết.
8. Hỗ Trợ Quyết Định Chiến Lược:
   • Dữ liệu từ tài khoản 642 cung cấp thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định chiến lược. Quản lý có thể sử dụng thông tin này để đánh giá đối thủ cạnh tranh, xác định nhu cầu đầu tư vào các lĩnh vực quản lý cụ thể, và xây dựng chiến lược dựa trên hiểu biết vững về chi phí quản lý.
9. Tuân Thủ Với Chuẩn Mực Kế Toán:
   • Ghi chú chi tiết trong tài khoản 642 giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ với các chuẩn mực kế toán quốc tế hoặc quy định nội địa. Điều này là quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tin cậy trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
10. Thực Hiện Đánh Giá Hiệu Quả Đầu Tư:
    • Chi phí quản lý ghi nhận trong tài khoản 642 có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư. Bằng cách so sánh chi phí với lợi ích và giá trị tạo ra, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định có nên tiếp tục đầu tư vào các lĩnh vực quản lý hay không.
11. Thiết Lập Chính Sách Chi Phí:
    • Dữ liệu từ tài khoản 642 hỗ trợ quản lý trong việc thiết lập chính sách chi phí cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định nguồn gốc và phân phối chi phí, quy định các tiêu chí đánh giá hiệu suất, và thiết lập các biện pháp kiểm soát chi phí.

Tóm lại, tài khoản 642 không chỉ là một phần quan trọng của hệ thống kế toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý chi phí quản lý của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và sử dụng thông tin từ tài khoản này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, đưa ra quyết định chiến lược, và duy trì sự minh bạch và tuân thủ trong quản lý tài chính.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Dưới đây là chi tiết về cấu trúc của tài khoản này:

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
• Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

• Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
• Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh).

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2, cụ thể:

Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảohiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

• Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp, như văn phòng phẩm và các vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ (giá có thuế hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng).
• Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng).
• Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp, như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng.
• Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác.
• Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định), được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
• Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ…

2.1 Kết cấu của Tài Khoản 642:

Tài khoản 642, Chi phí quản lý doanh nghiệp, được thiết kế để ghi chép các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Dưới đây là cấu trúc chi tiết của tài khoản này:

1. 642.1 Chi phí Quản lý tổ chức:
   • 642.11 Lương và phúc lợi cho Nhân viên quản lý: Bao gồm mọi chi phí liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên quản lý cấp cao.
   • 642.12 Chi phí Văn phòng: Bao gồm các chi phí về thuê văn phòng, vật liệu văn phòng, điện thoại và các dịch vụ hỗ trợ văn phòng.
2. 642.2 Chi phí Quản lý sản xuất:
   • 642.21 Chi phí Vận hành nhà máy: Ghi chép chi phí liên quan đến vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa các thiết bị sản xuất và nhà máy.
   • 642.22 Chi phí Bảo dưỡng thiết bị: Ghi chép các chi phí liên quan đến bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị để đảm bảo hiệu suất sản xuất.
3. 642.3 Chi phí Tiếp thị và Quảng cáo:
   • 642.31 Chi phí Tiếp thị: Bao gồm chi phí liên quan đến chiến lược tiếp thị, nghiên cứu thị trường và các chiến dịch tiếp thị sản phẩm/dịch vụ.
   • 642.32 Chi phí Quảng cáo: Ghi chép chi phí liên quan đến việc quảng cáo sản phẩm/dịch vụ qua các phương tiện truyền thông.
4. 642.4 Chi phí Nghiên cứu và Phát triển:
   • 642.41 Chi phí Nghiên cứu: Ghi chép các chi phí nghiên cứu mới, phát triển công nghệ và sáng tạo sản phẩm/dịch vụ.
   • 642.42 Chi phí Phát triển: Bao gồm chi phí liên quan đến việc phát triển và thử nghiệm sản phẩm/dịch vụ mới.
5. 642.5 Chi phí Hành chính và Phụ trợ:
   • 642.51 Chi phí Hành chính: Bao gồm các chi phí hành chính chung như điện, nước, gas, và các chi phí phụ trợ không thuộc vào các danh mục trên.

Kết cấu chi tiết này giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ từng loại chi phí quản lý doanh nghiệp, cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình quản lý nguồn lực và đưa ra quyết định chiến lược.

2.2 Nội dung Phản ánh của Tài Khoản 642:

Nội dung phản ánh của Tài Khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp đặc trưng và đa dạng, bao gồm các yếu tố quan trọng liên quan đến quản lý và điều hành một doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả chi tiết về các yếu tố phản ánh trong tài khoản này:

1. Chi phí Quản lý tổ chức (642.1):
   • Lương và phúc lợi cho Nhân viên quản lý (642.11): Bao gồm chi phí lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho các nhân viên ở vị trí quản lý.
   • Chi phí Văn phòng (642.12): Phản ánh các chi phí liên quan đến vận hành và duy trì văn phòng, bao gồm cả thuê văn phòng, vật liệu văn phòng và dịch vụ liên quan.
2. Chi phí Quản lý sản xuất (642.2):
   • Chi phí Vận hành nhà máy (642.21): Phản ánh chi phí vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa nhà máy và thiết bị sản xuất.
   • Chi phí Bảo dưỡng thiết bị (642.22): Ghi chép chi phí bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa thiết bị để duy trì hoạt động ổn định.
3. Chi phí Tiếp thị và Quảng cáo (642.3):
   • Chi phí Tiếp thị (642.31): Bao gồm các chi phí tiếp thị sản phẩm/dịch vụ, nghiên cứu thị trường và triển khai chiến lược tiếp thị.
   • Chi phí Quảng cáo (642.32): Phản ánh chi phí quảng cáo qua các phương tiện truyền thông để tăng cường nhận thức thương hiệu.
4. Chi phí Nghiên cứu và Phát triển (642.4):
   • Chi phí Nghiên cứu (642.41): Ghi chép chi phí nghiên cứu và phân tích để cải tiến sản phẩm/dịch vụ hoặc phát triển công nghệ mới.
   • Chi phí Phát triển (642.42): Bao gồm chi phí phát triển và thử nghiệm sản phẩm mới trước khi chúng được giới thiệu vào thị trường.
5. Chi phí Hành chính và Phụ trợ (642.5):
   • Chi phí Hành chính (642.51): Phản ánh các chi phí hành chính như chi phí điện, nước, gas và các chi phí phụ trợ không thuộc vào các danh mục trên.

Nội dung phản ánh của Tài Khoản 642 là cơ sở để theo dõi và đánh giá chi phí quản lý doanh nghiệp, hỗ trợ quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

2.3 Quản lý và Phân tích:

Quản lý và phân tích chi phí trong Tài Khoản 642 là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ và tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời đưa ra quyết định chiến lược. Dưới đây là các khía cạnh chính của quản lý và phân tích chi phí trong Tài Khoản 642:

1. Theo dõi chi phí:
   • Ghi chép chính xác: Quản lý cần đảm bảo rằng mọi chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp đều được ghi chép đầy đủ và chính xác để có cái nhìn tổng thể về chi phí.
   • Phân loại chi phí: Cần phân loại chi phí theo các danh mục chi tiết để dễ dàng theo dõi và phân tích.
2. Phân tích biến động chi phí:
   • So sánh kỳ trước và kỳ sau: Quản lý cần so sánh chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện sự biến động và xác định nguyên nhân của sự thay đổi.
   • Xác định xu hướng: Phân tích xu hướng chi phí giúp dự đoán chi phí tương lai và điều chỉnh chiến lược quản lý.
3. Quyết định chiến lược:
   • Tối ưu hóa nguồn lực: Dựa vào thông tin từ Tài Khoản 642, quản lý có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất.
   • Đưa ra quyết định chiến lược: Phân tích chi phí giúp quản lý đưa ra quyết định chiến lược về việc đầu tư, tiếp tục hoặc điều chỉnh các hoạt động kinh doanh.
4. Đối chiếu với KPIs:
   • So sánh với chỉ số hiệu suất: Quản lý cần liên kết chi phí với các chỉ số hiệu suất kinh doanh để đảm bảo rằng các chi phí đang đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
   • Đối chiếu với ngân sách: So sánh chi phí thực tế với ngân sách được phân bổ để đảm bảo sự tuân thủ và quản lý tài chính hiệu quả.
5. Liên tục cải tiến:
   • Phản hồi và điều chỉnh: Dựa trên phân tích chi phí, doanh nghiệp có thể nhận được phản hồi quan trọng và điều chỉnh chiến lược quản lý để đạt được kết quả tốt nhất.
   • Liên tục cập nhật: Thông tin từ Tài Khoản 642 cần được cập nhật liên tục để theo dõi sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và thích nghi nhanh chóng.

Quản lý và phân tích chi phí trong Tài Khoản 642 không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn là công cụ quan trọng để định hình chiến lược và đảm bảo sự bền vững và phát triển của doanh nghiệp.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

3.1. Đối với tiền lương, phụ cấp, trích đóng bảo hiểm của nhân viên quản lý doanh nghiệp

Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản hỗ trợ khác của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).

Có các tài khoản 334, 338.

3.2. Đối với giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp

Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp, như xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi:

Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422).

Nợ tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ).

Có tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

Có các tài khoản 111, 112, 242, 331…

3.3. Đối với trị giá đồ dùng văn phòng xuất dùng không qua kho cho bộ phận quản lý

Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423).

Nợ tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có).

Có tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.

Có các tài khoản 111, 112, 331…

3.4. Trường hợp trích khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý chung doanh nghiệp

Trích khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn, ghi:

Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424).

Có tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định.

3.5. Đối với thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước

Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).

Có tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.6. Đối với lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp

Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).

Có các tài khoản 111, 112,…

3.7. Đối với việc dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính

Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

• Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

Có tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

• Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

Có tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.

4. Mở tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp.

Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh).

5. Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tài khoản 642 là một phần quan trọng của kế toán doanh nghiệp, phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp và đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận trong việc ghi chứng từ và kế toán.

Nắm vững các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật, đồng thời tối ưu hóa chi phí quản lý để đảm bảo hiệu suất kinh doanh tốt nhất.