Bài viết này chúng tôi xin chia sẻ tới các bạn Nguyên tắc kế toán và phương pháp hạch toán TK642: Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ tại các đơn vị hành chính sự nghiệp theo TT107

Kế toán và hạch toán là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về tài khoản 642 và cách hạch toán chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, và dịch vụ theo Thông tư 107.

1. Nguyên tắc kế toán

Nguyên tắc kế toán là những quy tắc cơ bản và chung nhất mà hệ thống kế toán của một doanh nghiệp hoặc tổ chức phải tuân thủ để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và công bằng trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính. Các nguyên tắc này thường được đặt ra để đảm bảo sự nhất quán và đồng nhất trong quá trình thu thập, xử lý thông tin kế toán.

1.1 Tài khoản 642 là gì?

Tài khoản 642 là một tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Các chi phí này bao gồm:

• Chi phí lương của nhân viên.
• Các khoản đóng BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của cán bộ quản lý bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
• Chi phí vật liệu văn phòng và công cụ lao động.
• Tiền thuê đất và thuế môn bài.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, và các chi phí khác.

Tài khoản 642 thường là tài khoản “Thuế giá trị gia tăng” (VAT) trong hệ thống kế toán. Đây là một tài khoản quan trọng, được sử dụng để ghi chép các số liệu liên quan đến VAT, mà doanh nghiệp phải thu hoặc nộp cho cơ quan thuế.

1.2 Không hạch toán vào Tài khoản 642

Các chi phí liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ không được hạch toán vào Tài khoản 642. Điều này bao gồm chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của nhân công trực tiếp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Ngoài ra, chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận trực tiếp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cũng không hạch toán vào Tài khoản 642.

Việc không hạch toán vào Tài khoản 642 có thể xảy ra khi có sai sót hoặc thiếu sót trong quá trình ghi chép. Điều này có thể dẫn đến việc báo cáo không chính xác về số liệu VAT và ảnh hưởng đến tính minh bạch của tài chính doanh nghiệp.

1.3 Chi tiết tài khoản cấp 2

Tùy theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị, Tài khoản 642 có thể được mở chi tiết tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý của bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong đơn vị.

Tài khoản cấp 2 là các tài khoản con thuộc tài khoản cấp 1. Chúng thường được sử dụng để phân loại và chi tiết hóa các khoản ghi chép. Ví dụ, tài khoản cấp 1 có thể là “Tài sản” và tài khoản cấp 2 trong nhóm này có thể là “Tài sản cố định,” “Hàng tồn kho,” v.v.

1.4 Hạch toán khi không xác định rõ đối tượng chịu chi phí

Khi phát sinh chi phí chung đơn vị chưa xác định được chi phí này thuộc bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hay bộ phận hành chính, sự nghiệp, thì không được hạch toán vào TK 642. Thay vào đó, chi phí này được hạch toán vào TK 652 – Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí. Khi xác định được chi phí chung đó thuộc bộ phận quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, thì mới được kết chuyển vào TK 642.

Khi không thể xác định rõ đối tượng chịu chi phí, việc hạch toán có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các tài khoản tạm thời hoặc tài khoản chung để ghi nhận chi phí đó. Tuy nhiên, việc này thường cần được giải quyết càng sớm càng tốt để tránh sự mơ hồ và đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý của hoạt động Sản xuất kinh doanh và Dịch vụ là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Nó phản ánh chi phí liên quan đến quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ. Dưới đây là một mô tả về kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này:

1. Kết cấu của Tài khoản 642:

Tài khoản 642 được chia thành các mục chi tiết nhằm phản ánh rõ ràng các chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ. Các mục chi tiết này bao gồm:

• 6421: Chi phí lương và các khoản trợ cấp liên quan:
  • Phản ánh mức lương và các khoản trợ cấp cho nhân viên quản lý và nhân viên liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ.
• 6422: Chi phí vật liệu và công cụ quản lý:
  • Bao gồm chi phí cho vật liệu và công cụ sử dụng trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ.
• 6423: Chi phí hoạt động văn phòng:
  • Bao gồm các chi phí về vận hành văn phòng như điện thoại, điện, nước, vật liệu văn phòng và các chi phí khác liên quan.

2. Nội dung phản ánh của Tài khoản 642:

• Chi phí quản lý sản xuất kinh doanh:
  • Phản ánh các chi phí liên quan đến việc quản lý và giám sát quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm cả chi phí nhân sự, vật liệu và công cụ.
• Chi phí quản lý dịch vụ:
  • Phản ánh các chi phí quản lý trong quá trình cung cấp dịch vụ, bao gồm chi phí liên quan đến nhân viên, vật liệu và các hoạt động quản lý khác.
• Chi phí quản lý tổng thể:
  • Tổng hợp các chi phí trên để phản ánh chi phí quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ.

Tài khoản 642 giúp doanh nghiệp đo lường và kiểm soát chi phí quản lý của mình, từ đó đưa ra quyết định chiến lược để tối ưu hóa hiệu suất và lợi nhuận trong quá trình hoạt động.

3. Phân loại chi phí trong Tài khoản 642:

• Chi phí cố định:
  • Bao gồm những chi phí không thay đổi theo quy mô sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Ví dụ, chi phí lương của quản lý cố định mỗi tháng.
• Chi phí biến đổi:
  • Là những chi phí thay đổi theo quy mô sản xuất hoặc dịch vụ. Ví dụ, chi phí vật liệu sẽ tăng khi sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ nhiều hơn.

4. Ý nghĩa và quản lý Tài khoản 642:

• Theo dõi chi phí quản lý:
  • Giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá chi phí liên quan đến quản lý hoạt động SXKD và dịch vụ một cách chi tiết và minh bạch.
• Đưa ra quyết định chiến lược:
  • Thông qua thông tin từ Tài khoản 642, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược nhằm tối ưu hóa chi phí, cải thiện hiệu suất và gia tăng lợi nhuận.
• Báo cáo tài chính:
  • Thông tin từ Tài khoản 642 sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính, giúp cổ đông, ngân hàng và các bên liên quan hiểu rõ hơn về chi phí quản lý của doanh nghiệp.

5. Đối tượng sử dụng thông tin từ Tài khoản 642:

• Ban lãnh đạo:
  • Quản lý có thể sử dụng thông tin để đưa ra quyết định chiến lược và theo dõi hiệu suất của các hoạt động quản lý.
• Kế toán trưởng:
  • Sử dụng để ghi chép và báo cáo chi phí quản lý theo các chuẩn kế toán quốc tế và nội địa.
• Nhân sự:
  • Theo dõi chi phí lương và trợ cấp để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự.
• Cổ đông và đối tác:
  • Sử dụng để đánh giá hiệu suất tài chính và khả năng quản lý của doanh nghiệp.

Tổng cộng, Tài khoản 642 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí và cung cấp thông tin chính xác và chi tiết để hỗ trợ quyết định quản lý và chiến lược của doanh nghiệp.

3. Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

3.1 Hạch toán các chi phí của bộ phận quản lý

Các chi phí của bộ phận quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, được hạch toán như sau:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ.
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có các TK 111

3.2 Hạch toán các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại

Khi có chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại, việc hạch toán được thực hiện như sau:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ.
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có các TK 111, 112…

3.3 Thuế môn bài và tiền thuê đất cho bộ phận SXKD, dịch vụ

Khi phải nộp thuế môn bài hoặc tiền thuê đất cho bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, việc hạch toán được thực hiện như sau:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ.
• Có TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước.

3.4 Chi phí khấu hao của TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý hoạt động

Khi phải hạch toán chi phí khấu hao của TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý hoạt động, thực hiện như sau:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ.
• Có TK 214 – Khấu hao và hao mòn lũy kế.

3.5 Chi phí quản lý khác phát sinh được phân bổ vào chi phí quản lý

Các chi phí quản lý khác phát sinh và được phân bổ vào chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ trong kỳ, thực hiện như sau:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ.
• Có TK 652 – Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí.

3.6 Phát sinh các khoản thu hồi giảm chi trong kỳ

Khi có các khoản thu hồi giảm chi trong kỳ, việc hạch toán được thực hiện như sau:

• Nợ các TK 111, 112, 138 (1388)….
• Có TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ.

3.7 Kết chuyển chi phí quản lý cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí quản lý, việc kết chuyển chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ sang Tài khoản 911 “Xác định kết quả” được thực hiện như sau:

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả (9112).
• Có TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ.

Bài viết này đã giới thiệu về nguyên tắc kế toán và cách hạch toán tài khoản 642, chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ theo TT107. Hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý tài chính và kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

4. Thực hiện ghi nhận tài khoản 642 theo quy định của Thông tư 107

Thực hiện ghi nhận tài khoản 642 theo quy định của Thông tư 107 đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đến các quy trình và quy định chi tiết. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật:

4.1 Xác định Đúng Mục Đích Sử Dụng Tài Khoản 642

Mỗi khoản chi phí cần được liệt kê và phân loại đúng vào tài khoản 642 theo mục đích sử dụng. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về các hoạt động kinh doanh và các quy định cụ thể trong Thông tư 107.

4.2 Chấp Nhận Các Chứng Từ Hợp Lệ

Quá trình ghi nhận tài khoản 642 phải dựa trên các chứng từ hợp lệ như hóa đơn, biên lai chi tiết, hợp đồng, và các tài liệu khác liên quan. Việc này không chỉ giúp bảo đảm tính xác thực của thông tin mà còn tạo cơ sở cho quá trình kiểm toán.

4.3 Tuân Thủ Quy Định về Thời Hạn Ghi Nhận

Thông tư 107 quy định rõ về thời hạn ghi nhận chi phí vào tài khoản 642. Doanh nghiệp cần xác định và tuân thủ chặt chẽ các thời hạn này để tránh phát sinh sai sót trong quá trình báo cáo tài chính.

4.4 Duy Trì Sổ Cái Chính Xác và Minh Bạch

Việc duy trì sổ cái tài khoản 642 chính xác là yếu tố quan trọng để theo dõi và kiểm soát chi phí. Sổ cái nên được cập nhật đều đặn và minh bạch để giúp quản lý hiểu rõ về nguồn gốc và mục đích sử dụng của mỗi khoản chi phí.

4.5 Đào Tạo Nhân Viên Liên Quan

Đảm bảo rằng nhân viên liên quan đến quá trình ghi nhận tài khoản 642 được đào tạo đầy đủ về quy trình và quy định. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh từ sự hiểu lầm hoặc thiếu sót trong quá trình thực hiện.

4.6 Liên Tục Cập Nhật Theo Thay Đổi Pháp Luật

Pháp luật có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy doanh nghiệp cần liên tục cập nhật với các thông báo và thay đổi mới từ cơ quan quản lý để đảm bảo rằng quá trình ghi nhận tài khoản 642 luôn tuân thủ các quy định hiện hành.

4.7 Sử Dụng Công Nghệ Kế Toán Hiện Đại

Công nghệ kế toán hiện đại có thể giúp tự động hóa quy trình ghi nhận tài khoản 642, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính hiệu quả. Doanh nghiệp nên xem xét việc áp dụng các phần mềm kế toán và hệ thống thông tin tài chính để tối ưu hóa quá trình này.

5. Kết luận

Kế toán và hạch toán là một phần quan trọng của hoạt động doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về tài khoản 642 và cách hạch toán chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, và dịch vụ sẽ giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.Trên đây là thông tin từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.