Hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 200

Căn cứ theo Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các chi phí quản lý chung của một doanh nghiệp. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tài khoản 642 theo thông tư 200, cùng với những thông tin chi tiết để bạn có thể nắm bắt một cách chính xác và toàn diện.

1. Mục đích của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Tài khoản 642 dùng để ghi nhận toàn bộ các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm:

• Chi phí lương và các khoản phụ cấp của nhân viên bộ phận quản lý.
• Chi phí bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) và kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý.
• Chi phí vật tư, văn phòng phẩm, công cụ lao động và khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý.
• Chi phí thuê đất, thuế môn bài và các khoản phí khác.
• Chi phí lập dự phòng phải thu khó đòi.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet, bảo hiểm tài sản, phòng cháy chữa cháy…
• Chi phí khác như tiếp khách, tổ chức hội nghị khách hàng…

Mục đích của tài khoản 642:

Tài khoản 642 có vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí doanh nghiệp, giúp kiểm soát và phân bổ ngân sách hiệu quả. Mục đích chính của tài khoản này bao gồm:

Ghi nhận và theo dõi chi phí quản lý

• Đảm bảo doanh nghiệp nắm rõ các khoản chi phí liên quan đến quản lý và điều hành.
• Giúp xác định các khoản chi phí cố định và biến động theo thời gian.

Phân loại chi phí rõ ràng

• Hỗ trợ kế toán trong việc phân loại các khoản chi tiêu theo từng nhóm cụ thể.
• Giúp ban quản lý đánh giá và tối ưu hóa từng loại chi phí.

Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính

• Cung cấp dữ liệu quan trọng để lập ngân sách và kiểm soát chi phí.
• Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực hợp lý.

Tối ưu hóa hiệu suất và kiểm soát chi phí

• Hỗ trợ ban quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động, xác định các khoản chi không cần thiết.
• Đưa ra biện pháp cắt giảm hoặc tối ưu hóa chi phí một cách hợp lý.

Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ kế toán

• Ghi nhận và báo cáo chi phí theo đúng quy định kế toán.
• Đảm bảo thông tin tài chính minh bạch, chính xác, phục vụ quá trình kiểm toán và quyết định tài chính.

Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

• Dữ liệu từ tài khoản 642 giúp đánh giá hiệu quả đầu tư vào quản lý doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin để xác định chính sách quản lý chi phí phù hợp.

Tài khoản 642 đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, giúp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa các chi phí quản lý. Việc quản lý chặt chẽ tài khoản này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, đảm bảo tính minh bạch tài chính và hỗ trợ các quyết định chiến lược.

>>> Tìm hiểu Hướng dẫn tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Dưới đây là chi tiết về cấu trúc của tài khoản này:

Bên Nợ:

Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.

Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.

Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh).

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
• Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp, như văn phòng phẩm và các vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ.
• Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
• Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp, như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý.
• Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác.
• Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.
• Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ…

2.1 Kết cấu của Tài Khoản 642

Tài khoản 642, Chi phí quản lý doanh nghiệp, được thiết kế để ghi chép các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Dưới đây là cấu trúc chi tiết của tài khoản này:

642.1 Chi phí quản lý tổ chức

• 642.11 Lương và phúc lợi cho nhân viên quản lý
• 642.12 Chi phí văn phòng

642.2 Chi phí quản lý sản xuất

• 642.21 Chi phí vận hành nhà máy
• 642.22 Chi phí bảo dưỡng thiết bị

642.3 Chi phí tiếp thị và quảng cáo

• 642.31 Chi phí tiếp thị
• 642.32 Chi phí quảng cáo

642.4 Chi phí nghiên cứu và phát triển

• 642.41 Chi phí nghiên cứu
• 642.42 Chi phí phát triển

642.5 Chi phí hành chính và phụ trợ

• 642.51 Chi phí hành chính

Kết cấu chi tiết này giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ từng loại chi phí quản lý doanh nghiệp, cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình quản lý nguồn lực và đưa ra quyết định chiến lược.

2.2 Nội dung phản ánh của Tài Khoản 642

Nội dung phản ánh của Tài Khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp đặc trưng và đa dạng, bao gồm các yếu tố quan trọng liên quan đến quản lý và điều hành một doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả chi tiết về các yếu tố phản ánh trong tài khoản này:

Chi phí quản lý tổ chức (642.1)

• Lương và phúc lợi cho nhân viên quản lý (642.11)
• Chi phí văn phòng (642.12)

Chi phí quản lý sản xuất (642.2)

• Chi phí vận hành nhà máy (642.21)
• Chi phí bảo dưỡng thiết bị (642.22)

Chi phí tiếp thị và quảng cáo (642.3)

• Chi phí tiếp thị (642.31)
• Chi phí quảng cáo (642.32)

Chi phí nghiên cứu và phát triển (642.4)

• Chi phí nghiên cứu (642.41)
• Chi phí phát triển (642.42)

Chi phí hành chính và phụ trợ (642.5)

• Chi phí hành chính (642.51)

Nội dung phản ánh của Tài Khoản 642 là cơ sở để theo dõi và đánh giá chi phí quản lý doanh nghiệp, hỗ trợ quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

2.3 Quản lý và Phân tích

Quản lý và phân tích chi phí trong Tài Khoản 642 là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ và tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời đưa ra quyết định chiến lược. Dưới đây là các khía cạnh chính của quản lý và phân tích chi phí trong Tài Khoản 642:

Theo dõi chi phí

• Ghi chép chính xác các khoản chi.
• Phân loại chi phí theo danh mục cụ thể.

Phân tích biến động chi phí

• So sánh chi phí giữa các kỳ.
• Xác định xu hướng và điều chỉnh phù hợp.

Quyết định chiến lược

• Tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí.
• Đưa ra quyết định về đầu tư và phân bổ ngân sách.

Đối chiếu với KPIs

• Liên kết chi phí với hiệu suất kinh doanh.
• So sánh với ngân sách để đảm bảo kiểm soát tài chính.

Liên tục cải tiến

• Điều chỉnh chiến lược quản lý dựa trên phân tích chi phí.
• Cập nhật thông tin để thích nghi với môi trường kinh doanh.

Quản lý và phân tích chi phí trong Tài Khoản 642 không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn là công cụ quan trọng để định hình chiến lược và đảm bảo sự phát triển bền vững.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu của tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

3.1. Đối với tiền lương, phụ cấp, trích đóng bảo hiểm của nhân viên quản lý doanh nghiệp

Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, cùng với các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và hỗ trợ khác, được ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).
• Có các tài khoản 334, 338.

3.2. Đối với giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp

Các khoản chi phí liên quan đến vật liệu sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp (xăng, dầu, mỡ để vận hành xe, vật liệu sửa chữa tài sản cố định, v.v.) được ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422).
• Nợ tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ).
• Có tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
• Có các tài khoản 111, 112, 242, 331…

3.3. Đối với trị giá đồ dùng văn phòng xuất dùng không qua kho cho bộ phận quản lý

Các dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423).
• Nợ tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có).
• Có tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.
• Có các tài khoản 111, 112, 331…

3.4. Trường hợp trích khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý chung doanh nghiệp

Khi trích khấu hao tài sản cố định sử dụng cho quản lý chung (nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn), kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424).
• Có tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định.

3.5. Đối với thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước

Các khoản thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước được hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).
• Có tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.6. Đối với lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp

Các khoản lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà được ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).
• Có các tài khoản 111, 112…

3.7. Đối với việc dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập báo cáo tài chính

Trích lập dự phòng bổ sung khi số dự phòng phải thu khó đòi kỳ này lớn hơn số đã trích lập kỳ trước:

• Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
• Có tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

Hoàn nhập dự phòng khi số dự phòng phải thu khó đòi kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập kỳ trước

• Nợ tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
• Có tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

Quy định về xác định nợ khó đòi và trích lập dự phòng:

Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được đánh giá là khó đòi căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

Doanh nghiệp có thể trích lập dự phòng cho các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng được quyền nhận lại theo quy định của pháp luật, tương tự như các khoản phải thu.

>>> Xem thêm Cách ghi nhớ tài khoản kế toán dễ nhất cùng ACC bạn nhé!

4. Mở tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Tài khoản 642 được sử dụng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp. Theo quy định kế toán, tài khoản này có thể được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để phù hợp với nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Nội dung và phân loại tài khoản 642

Tài khoản 642 bao gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như:

• Chi phí nhân sự quản lý (lương, bảo hiểm xã hội, phúc lợi, v.v.).
• Chi phí văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng.
• Chi phí dịch vụ thuê ngoài (kế toán, tư vấn pháp lý, kiểm toán, v.v.).
• Các chi phí khác phục vụ quản lý doanh nghiệp.

Hạch toán kế toán tài khoản 642

Khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Nợ TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 111, 112, 331… – tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả nhà cung cấp

Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh:

• Nợ TK 911 – xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

Lưu ý khi quản lý tài khoản 642

Cần ghi chép chi tiết, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh để đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính.

Tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế để tránh sai sót trong việc hoạch toán chi phí.

Định kỳ rà soát, tối ưu chi phí quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp

Tài khoản 642 có phải là tài khoản chi phí không?

Có, tài khoản 642 thuộc nhóm tài khoản chi phí theo quy định của Thông tư 200.

Tài khoản 642 có cần phải chi tiết thành các tiểu khoản không?

Có, tài khoản 642 được chia thành nhiều tiểu khoản như 6421 (Chi phí nhân viên quản lý), 6422 (Chi phí vật liệu quản lý), 6423 (Chi phí đồ dùng văn phòng), v.v.

Tài khoản 642 có được sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng không?

Không, chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản 641, không thuộc tài khoản 642.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 642 theo thông tư 200. Tài khoản 642 là một phần quan trọng của kế toán doanh nghiệp, phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp và đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận trong việc ghi chứng từ và kế toán.

Nắm vững các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật, đồng thời tối ưu hóa chi phí quản lý để đảm bảo hiệu suất kinh doanh tốt nhất. nếu cần hỗ trợ, liên hệ ngay Kế toán Kiểm toán Thuế ACC để được tư vấn tận tình bạn nhé!