Chắc hẳn nhiều người sẽ tự hỏi: “Quyết toán thuế là gì? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì?” Đây là một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, không chỉ dành cho doanh nghiệp mà còn cho cá nhân. Trong bài viết này, Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ đưa bạn vào thế giới của quyết toán thuế, giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này, mục đích, đối tượng, phân loại, hồ sơ, lưu ý, và các sai sót thường gặp khi quyết toán thuế.
1. Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là quá trình cuối cùng trong chu kỳ kế toán hàng năm của một doanh nghiệp hoặc cá nhân, nhằm xác định số thuế phải nộp hoặc được hoàn lại dựa trên các thông tin tài chính và kế toán đã thu thập trong khoảng thời gian kế toán. Quyết toán thuế có vai trò quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về thuế của cơ quan thuế.
Trước khi thực hiện quyết toán thuế, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần thu thập và kiểm tra mọi thông tin liên quan đến thu nhập và các khoản chi phí phát sinh trong năm tài chính. Các bước chính của quyết toán thuế bao gồm:
- Thu thập thông tin tài chính: Đây là bước quan trọng nhất, bao gồm việc thu thập tất cả các chứng từ, hóa đơn, bảng lương và các tài liệu khác liên quan đến thu nhập và chi phí.
- Xác định thu nhập chịu thuế: Dựa trên thông tin thu thập được, xác định thu nhập chịu thuế theo quy định của pháp luật thuế.
- Xác định các khoản giảm trừ và ưu đãi thuế: Kiểm tra và áp dụng các quy định về giảm trừ và ưu đãi thuế để giảm bớt số thuế phải nộp.
- Tính toán số thuế phải nộp hoặc được hoàn lại: Dựa trên thu nhập chịu thuế và các khoản giảm trừ, tính toán số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn lại.
- Lập và nộp tờ khai thuế: Sau khi tính toán xong, lập tờ khai thuế theo đúng quy định của cơ quan thuế và nộp đến cơ quan thuế địa phương.
Quyết toán thuế không chỉ giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa các nguồn lực tài chính bằng cách tận dụng các khoản giảm trừ và ưu đãi thuế có sẵn. Việc thực hiện quyết toán thuế một cách đúng đắn và kịp thời giúp tạo ra sự minh bạch trong quản lý tài chính và tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh từ việc không tuân thủ các quy định về thuế.
2. Mục đích của quyết toán thuế
Quyết toán thuế là quy trình quan trọng trong lĩnh vực kế toán, có mục đích chính là xác định và tính toán số thuế phải nộp của doanh nghiệp đến cơ quan thuế. Dưới đây là các mục đích chính của quyết toán thuế:
- Xác định số thuế phải nộp: Mục đích quan trọng nhất của quyết toán thuế là xác định số tiền thuế phải nộp của doanh nghiệp. Điều này bao gồm tính toán các khoản thuế phải nộp hàng quý, hàng năm hoặc theo các kỳ khác nhau tùy theo quy định của pháp luật. Quyết toán thuế giúp xác định số tiền chính xác mà doanh nghiệp cần gửi đến cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định về nộp thuế.
- Tối ưu hóa khấu trừ thuế: Một mục tiêu quan trọng khác của quyết toán thuế là tối ưu hóa khấu trừ thuế cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có quyền khấu trừ một số chi phí, lãi không phải chịu thuế, giảm trừ gia cảnh, và các khoản miễn, giảm giá theo quy định của pháp luật. Quyết toán thuế giúp tận dụng tối đa các quy định này để giảm lượng thuế phải nộp hợp lý, làm tăng lợi nhuận ròng của doanh nghiệp.
- Bảo đảm tuân thủ pháp luật: Mục đích quan trọng khác của quyết toán thuế là bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ chính sách và quy định thuế của nhà nước, và quyết toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ của quy trình này. Điều này tránh được các rủi ro pháp lý và tiềm ẩn vi phạm pháp luật.
- Đảm bảo thông tin kế toán chính xác: Quyết toán thuế cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và đảm bảo thông tin kế toán chính xác. Việc tính toán và quyết toán thuế yêu cầu sự cẩn thận và chính xác trong việc xác định các số liệu kế toán liên quan. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu kế toán chính xác và tin cậy, phục vụ cho việc ra quyết định quan trọng liên quan đến tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
3. Đối tượng phải quyết toán thuế
Luật pháp quy định rõ những đối tượng nào cần phải thực hiện quyết toán thuế. Dưới đây là danh sách các đối tượng theo quy định:
Cá Nhân: Cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế dựa trên thu nhập cá nhân, bao gồm lương và tiền công. Điều này áp dụng cho cả người Việt Nam và người nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam.
Tổ Chức và Doanh Nghiệp: Tổ chức và doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ lương, tiền công đã trả cho người lao động, và quyết toán thuế thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ.
Theo điểm d, khoản 6, điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, khi tổ chức chi trả thu nhập bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi cơ cấu, giải thể, hoặc phá sản, phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế và khấu trừ thuế cho người lao động trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày thực hiện thay đổi.
Ủy Quyền Quyết Toán: Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp chi trả tiền thực hiện quyết toán thay cho mình, tuân thủ các điều kiện sau:
- Tại thời điểm quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cá nhân đang làm việc tại một tổ chức, doanh nghiệp và chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, hợp đồng tại doanh nghiệp trong ít nhất 03 tháng.
- Cá nhân được chuyển công tác từ tổ chức cũ sang tổ chức mới của doanh nghiệp (hoặc từ trụ sở – chi nhánh) và không có thu nhập từ nơi khác, được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho tổ chức mới.
4. Phân loại quyết toán thu
4.1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân:
Các cá nhân phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau và thuộc thu nhập phải chịu thuế. Quyết toán này có thể do cá nhân tự thực hiện hoặc được tổ chức hoặc doanh nghiệp nơi cá nhân đó làm việc thay mặt.
Cách thực hiện quyết toán đã thay đổi. Trước đây, cá nhân phải điền thông tin vào mẫu biểu và nộp hồ sơ quyết toán tới cơ quan thuế. Hiện nay, có phần mềm giúp cá nhân và tổ chức thực hiện quyết toán trực tuyến.
Người nộp thuế thu nhập cá nhân phải quyết toán và nộp tiền thuế (nếu có) trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, không muộn hơn ngày 30/3 dương lịch.
Theo luật quy định, các nguồn thu nhập sau sẽ chịu thuế thu nhập cá nhân:
- Thu nhập từ kinh doanh.
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản.
- Thu nhập từ trúng thưởng.
- Thu nhập từ bản quyền.
- Thu nhập từ nhượng quyền thương mại.
- Thu nhập từ nhận thừa kế, quà tặng.
4.2. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp:
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đề cập đến việc kê khai tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế. Quyết toán này bao gồm các mục sau:
- Khai quyết toán thuế năm.
- Khai trong trường hợp có quyết định về việc giải thể, chia tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu, chấm dứt hoạt động.
Thời hạn để nộp hồ sơ quyết toán thuế hằng năm là 90 ngày tính từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc năm dương lịch.
Đối với các doanh nghiệp có sự thay đổi như sáp nhập, hợp nhất, chia tách, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động, thời hạn là 45 ngày tính từ ngày có quyết định về thay đổi của doanh nghiệp.
4.3. Quyết toán thuế giá trị gia tăng:
Các doanh nghiệp (trừ hộ gia đình vừa và nhỏ) đều phải lập và gửi quyết toán thuế giá trị gia tăng hàng năm cho cơ quan thuế. Thuế giá trị gia tăng được quyết toán theo năm dương lịch và phải nộp chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày 31/12 của năm quyết toán thuế.
5. Hồ sơ quyết toán thuế
Hàng năm vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp tự kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế. Trước khi quyết toán thuế, kế toán cần chuẩn bị các chứng từ liên quan như:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng đã nộp hàng tháng
- Chứng từ, hóa đơn mua vào, bán ra kèm với các tờ khai đã nộp
- Giấy tờ nộp tiền thu
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 05/KK
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo mẫu 03/TNDN
- Sổ cái các tài khoản theo bảng cân đối số phát sinh
- Sổ chi tiết các tài khoản liên quan
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định và bảng phân bổ chi phí chung
- Biên bản đối chiếu công nợ các năm
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả_
6. Các lưu ý khi quyết toán thuế.
Khi quyết toán thuế, có một số lưu ý quan trọng để tuân thủ để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật kế toán. Dưới đây là một số điều quan trọng cần lưu ý:
- Xác định loại thuế và mức thuế: Xác định loại thuế phải nộp (VAT, TNDN, TNCN, …) và mức thuế áp dụng theo quy định hiện hành.
- Thu thập, kiểm tra và sắp xếp thông tin: Thu thập, tổ chức và kiểm tra tất cả thông tin liên quan đến thuế như hóa đơn, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, và các giấy tờ khác.
- Xác định quy tắc tính thuế: Áp dụng đúng quy tắc tính thuế cho từng loại thuế (trừ, giảm trừ, miễn giảm, …).
- Tính toán số thuế phải nộp: Tính toán số thuế phải nộp dựa trên thông tin đã xác định và quy tắc tính thuế.
- Kiểm tra tính hợp lệ của các chi phí, giảm trừ và khấu trừ: Đảm bảo rằng các chi phí, giảm trừ và khấu trừ được áp dụng chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật thuế.
- Xác nhận các khoản nợ, phải nộp thuế: Xác định và xác nhận các khoản nợ thuế, bao gồm cả số tiền thuế chưa nộp và các khoản phạt nếu có.
- Lập và nộp tờ khai thuế: Lập tờ khai thuế theo mẫu và quy định của cơ quan thuế, bao gồm cả các thông tin và số liệu đã tính toán.
- Kiểm tra và kiểm soát trước khi nộp: Kiểm tra lại tờ khai thuế để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật.
- Thời hạn và nộp đúng lịch: Tuân thủ thời hạn nộp tờ khai và thanh toán thuế để tránh vi phạm pháp luật và mất tiền phạt.
- Bảo lưu chứng từ và báo cáo: Bảo lưu chứng từ và báo cáo kế toán liên quan đến quyết toán thuế theo quy định của pháp luật.
7. Các sai sót thường gặp khi quyết toán thuế
Khi quyết toán thuế trong lĩnh vực kế toán, có một số sai sót thường gặp mà các chuyên viên kế toán cần lưu ý để tránh nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là một số sai sót thường gặp khi quyết toán thuế trong lĩnh vực kế toán:
Thiếu tài liệu và chứng từ hợp lệ: Một sai sót thường gặp đầu tiên là khi kế toán không đảm bảo đầy đủ và hợp lệ về tài liệu và chứng từ liên quan đến việc quyết toán thuế. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm tra và xác minh thông tin, dẫn đến việc bị phạt hoặc vi phạm quy định về quyết toán thuế.
Tính sai số về thuế phải nộp: Khi quyết toán thuế, một sai sót phổ biến là tính sai số về số tiền thuế phải nộp. Điều này có thể là do sơ suất hoặc hiểu lầm quy định về thuế, dẫn đến việc nộp thiếu hoặc thừa số tiền thuế. Điều này có thể ảnh hưởng đến lãi/lỗ kế toán và gây khó khăn trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Sử dụng sai phương pháp tính thuế: Sai sót khác là sử dụng phương pháp tính thuế không đúng hoặc không tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Việc này có thể làm tăng hoặc giảm số tiền thuế phải nộp một cách không chính xác, gây phức tạp và rủi ro về pháp lý cho doanh nghiệp.
Không tận dụng các ưu đãi, miễn giảm thuế: Khi quyết toán thuế, nhiều doanh nghiệp không tận dụng được các ưu đãi, miễn giảm thuế mà pháp luật cung cấp. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải nộp số tiền thuế cao hơn so với cần thiết, làm tăng gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp.
Ghi nhận sai thông tin: Một sai sót nghiêm trọng khác là ghi nhận sai thông tin trong quyết toán thuế. Việc này có thể làm sai lệch báo cáo tài chính và dẫn đến việc phải điều chỉnh sau này, ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp.
8. Câu hỏi thường gặp – FAQs
Q1: Quyết toán thuế là gì?
A1: Quyết toán thuế là quá trình tính toán và nộp số tiền thuế cần phải trả cho cơ quan thuế, áp dụng cho cả cá nhân và doanh nghiệp.
Q2: Tôi cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi quyết toán thuế?
A2: Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm hồ sơ thuế, biên lai thuế, hợp đồng lao động, hóa đơn, chứng từ liên quan đến thu nhập và chi phí.
Q3: Đối tượng nào phải thực hiện quyết toán thuế?
A3: Cả cá nhân và doanh nghiệp đều phải thực hiện quyết toán thuế khi có thu nhập phải chịu thuế.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quyết toán thuế và những khía cạnh quan trọng liên quan đến nó. Quyết toán thuế là một nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và đóng đủ số thuế cần thiết. Hãy chắc chắn rằng bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tuân thủ các quy định liên quan để thực hiện quyết toán thuế một cách chính xác và hiệu quả.
