Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì? Điều kiện và thủ tục hoàn thuế

Bạn đã bao giờ tự hỏi về khái niệm “hoàn thuế thu nhập cá nhân” là gì chưa? Đôi khi, mọi người có thể cảm thấy lúng túng trước vấn đề phức tạp của thuế. Chính vì vậy, Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giải đáp một số thắc mắc về việc “hoàn thuế thu nhập cá nhân” trong bài viết này, đồng thời mang đến cho bạn những lưu ý hữu ích khi thực hiện quy trình này.

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quy trình mà người dân hoặc các tổ chức phải thực hiện để xem xét lại số tiền đã đóng thuế thu nhập cá nhân trong một năm tài chính. Quy trình này có thể dẫn đến việc nhận lại số tiền mà bạn đã nộp quá mức hoặc đóng thêm số tiền nếu bạn chưa đóng đủ.

2. Trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 

2.1. Các Trường Hợp Có Thể Được Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 8 của Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân 2007, có tổng cộng 3 trường hợp mà cá nhân có thể được hoàn thuế TNCN:

1. Số Tiền Thuế Cá Nhân Đã Nộp Lớn Hơn Số Thuế Thực Tế Phải Nộp: Trường hợp cá nhân đã nộp số tiền thuế cá nhân lớn hơn số thuế thực tế phải nộp.
2. Số Tiền Thuế Nộp Thừa: Đây là khi số tiền thuế nộp thừa của cá nhân không được bù trừ vào số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.
3. Thuế Chưa Đạt Mức Phải Nộp: Cá nhân đã thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân, nhưng có thu nhập tính thuế chưa đạt mức phải nộp.
4. Các Trường Hợp Khác: Bao gồm các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2.2. Đối Tượng Phải Đóng Thuế Thu Nhập Cá Nhân

Theo quy định tại Điều 2 của Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân 2007, có hai đối tượng chính phải đóng thuế thu nhập cá nhân:

1. Cá Nhân Cư Trú Có Thu Nhập Chịu Thuế Trong Và Ngoài Lãnh Thổ Việt Nam: Đây là cá nhân có thu nhập chịu thuế phát sinh cả trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và đang cư trú tại đây.
2. Cá Nhân Không Cư Trú Có Thu Nhập Chịu Thuế Trong Lãnh Thổ Việt Nam: Đây là cá nhân không cư trú nhưng có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.

Để xác định cá nhân cư trú, cần tuân thủ một trong các điều kiện sau đây:

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam, với thời hạn hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế).

3. Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Cụ thể, theo Khoản 2 và 3 của Điều 28 trong Thông Tư 111/2013/TT-BTC quy định về hoàn thuế, các điều kiện hoàn thuế như sau:

“2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.

3. Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.”

Điều này nghĩa là, theo quy định, nếu không có yêu cầu hoàn thuế TNCN, số tiền thuế nộp thừa sẽ tự động bù trừ vào kỳ nộp sau và cơ quan thuế sẽ không chủ động hoàn thuế.

Hơn nữa, theo quy định tại Điều 28 của Thông Tư 111/2013/TT/BTC và điểm b, khoản 1, Điều 25 của Thông Tư 80/2021/TT-BTC về việc hoàn thuế, người được hoàn thuế phải đảm bảo:

• Có số tiền thuế thu nhập cá nhân đã nộp trong kỳ lớn hơn số thuế phải nộp khi quyết toán.
• Đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.

4. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại Điều 42 của Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế đối với thu nhập từ tiền lương và tiền công bao gồm các trường hợp sau đây:

1. Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công và thực hiện quyết toán thuế cho các cá nhân có uỷ quyền, hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, và tiền phạt nộp thừa theo Mẫu số 01/DNXLNT được ban hành kèm theo phụ lục I của Thông tư này.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không tự thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế.
• Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT được ban hành kèm theo phụ lục I của Thông tư này (áp dụng cho tổ chức và cá nhân trả thu nhập).

2. Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và tự quyết toán thuế với cơ quan thuế:

Cá nhân nộp thuế thừa trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (mẫu số 02/QTT-TNCN) thì không cần nộp hồ sơ hoàn thuế. Cơ quan thuế sẽ giải quyết hoàn nộp thừa dựa trên hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

5. Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân năm

Thủ tục hoàn thuế có thể thực hiện theo hai cách sau đây:

5.1 Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

Nếu cá nhân muốn nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, họ cần chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế như đã nêu tại mục 3.2, bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.
• Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN.
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (là chứng từ khấu trừ thuế mà doanh nghiệp cấp cho cá nhân).
• Bản chụp hợp đồng lao động nếu cá nhân quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh.
• Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú nếu cá nhân quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cư trú.

Cá nhân cần mang theo chứng minh nhân dân để đối chiếu thông tin.

5.2 Nộp hồ sơ trực tuyến

Ngoài việc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, cá nhân cũng có thể nộp hồ sơ online qua các bước sau đây:

Bước 1: Làm hồ sơ online

Cá nhân thực hiện làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK và kết xuất thành file XML.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Cá nhân nộp Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trực tuyến trên website Thuế Việt Nam – https://canhan.gdt.gov.vn.

Lưu ý rằng nơi nộp hồ sơ quyết toán của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định như sau:

• Cá nhân tự khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là cơ quan thuế mà cá nhân đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
• Cá nhân được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức hoặc doanh nghiệp trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của tổ chức hoặc doanh nghiệp trả thu nhập đó.
• Trong trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc, họ nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng.
• Cá nhân yêu cầu hoàn thuế có thể nộp hồ sơ bất cứ lúc nào từ ngày kết thúc năm tính thuế. Ví dụ, yêu cầu hoàn thuế TNCN năm 2021 có thể nộp sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế vào ngày 30/3/2022.

Bước 3: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Thời gian nhận được tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân, căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 58, Thông tư số 156/2013/TT-BTC, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN trong 6 ngày làm việc.

5.3 Ủy quyền hoàn thuế thu nhập cá nhân

Đối với cá nhân nộp thuế ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty trả thu nhập, cá nhân cần thực hiện các bước sau đây:

• Bước 1: Cá nhân ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty.
• Bước 2: Công ty chuẩn bị hồ sơ theo quy định.
• Bước 3: Nộp hồ sơ cho cơ quan thuế.
• Bước 4: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

6. Cách tính tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân

Việc tính số thuế được hoàn là một quy trình quan trọng đối với người nộp thuế, nhưng đồng thời cũng phức tạp. Tùy thuộc vào từng trường hợp khác nhau về hoàn thuế thu nhập cá nhân mà cách tính có thể khác nhau, bao gồm việc biết mình được hoàn thuế hay không và nếu được thì số tiền hoàn thuế là bao nhiêu.

Trường hợp 1: Tính hoàn thuế để xác định số tiền thuế nộp thừa

Nếu thuộc trường hợp này, người nộp thuế cần biết số tiền thuế đã tạm nộp và tính chính xác số tiền thuế cần phải nộp, từ đó biết được chênh lệch (số tiền thuế nộp thừa).

Trường hợp 2: Tính hoàn thuế khi thuộc trường hợp chưa đến mức phải nộp

Trường hợp này xảy ra khi làm việc đủ 12 tháng trong năm và thu nhập từ tiền lương, tiền công giữa các tháng là khác nhau (tháng cao thì tạm nộp thuế) hoặc trường hợp lương cao hơn mức giảm trừ gia cảnh nhưng làm không đủ 12 tháng.

Người nộp thuế khi thuộc trường hợp này chỉ cần tính thu nhập để xem đã đến mức phải nộp thuế hay chưa. Để tính toán, chủ yếu căn cứ vào tổng thu nhập và mức giảm trừ gia cảnh (bao gồm giảm trừ cho bản thân và giảm trừ cho người phụ thuộc).

Nếu thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm (trừ thu nhập được miễn thuế) không vượt quá 132 triệu đồng, người nộp thuế sẽ không phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Trong trường hợp có người phụ thuộc, mỗi người sẽ được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng.

xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế thu nhập cá nhân để biết thêm chi tiết về chi phí dịch vụ

7. Các lưu ý khi hoàn thuế TNCN?

Việc hoàn thuế TNCN có thể là một quá trình phức tạp, và có một số điểm cần lưu ý để tránh rắn rỏi và đảm bảo mọi thủ tục diễn ra một cách suôn sẻ. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

1. Làm việc với chuyên gia tài chính: Nếu bạn cảm thấy mơ hồ hoặc không chắc chắn về quy trình hoàn thuế TNCN, hãy xem xét việc tìm kiếm sự giúp đỡ của một chuyên gia tài chính hoặc một chuyên viên kế toán có kinh nghiệm. Họ có thể hướng dẫn bạn qua quy trình và giúp bạn tránh các lỗi phổ biến.

2. Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin cá nhân: Khi điền đơn xin hoàn thuế TNCN, hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp thông tin cá nhân chính xác và chi tiết. Bất kỳ sai sót nào có thể dẫn đến việc trì hoãn việc hoàn lại tiền hoặc thậm chí bị phạt.

3. Giữ kỷ lục tài chính hoàn chỉnh: Luôn luôn lưu giữ bản gốc hoặc sao chép của các giấy tờ và tài liệu liên quan đến thuế TNCN và quá trình hoàn thuế. Điều này bao gồm các hồ sơ về thu nhập, các khoản giảm trừ, và mọi thông tin khác liên quan đến lịch sử thuế của bạn.

4. Tuân thủ thời hạn quy định: Tuân thủ thời hạn nộp đơn xin hoàn thuế TNCN là rất quan trọng. Nếu bạn trễ tiến hành thủ tục này, bạn có thể mất quyền hoàn thuế hoặc bị phạt.

5. Cập nhật với các thay đổi pháp luật liên quan đến thuế: Luôn luôn giữ mình cập nhật với các thay đổi pháp luật liên quan đến thuế TNCN. Pháp luật có thể thay đổi theo thời gian và bạn cần phải thích nghi với những thay đổi này để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hưởng quyền lợi của mình.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Q1: Tôi cần phải chuẩn bị những tài liệu gì để hoàn thuế TNCN?

A1: Để hoàn thuế TNCN, bạn cần chuẩn bị các tài liệu như:

• Phiếu thuế TNCN của năm đó.
• Hồ sơ thu nhập và các khoản giảm trừ.
• Đơn xin hoàn thuế TNCN.

Q2: Làm thế nào để tôi kiểm tra số tiền đã trả thuế TNCN?

A2: Bạn có thể kiểm tra số tiền đã trả thuế TNCN trên phiếu thuế TNCN của mình hoặc trang cá nhân trên trang web của Cơ quan thuế.

Q3: Tôi có cần phải điền đơn xin hoàn thuế TNCN mỗi năm không?

A3: Bạn chỉ cần điền đơn xin hoàn thuế TNCN khi bạn muốn hoàn lại số tiền bạn đã trả nhiều hơn số thuế phải nộp.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân. Việc tìm hiểu và áp dụng đúng quy định về hoàn thuế giúp bạn tối ưu hóa quyền lợi tài chính và đảm bảo sự công bằng trong việc nộp thuế. Hãy lưu ý điều kiện và thực hiện thủ tục một cách đúng quy định để có kết quả tốt nhất cho tài chính của bạn!