Tài khoản 138 – Tài khoản Phải thu khác là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Đây là nơi ghi nhận các khoản phải thu đặc biệt, không thuộc các loại tài khoản phải thu thông thường như phải thu từ khách hàng hay phải thu từ đối tác kinh doanh. Tài khoản này thường được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phức tạp và đa dạng như khoản vay tạm thời, các khoản đầu tư, hay các khoản phải thu về lãi, đòi hồi, và nhiều khoản phải thu khác. Để nắm bắt kiến thức về nguyên tắc kế toán, kết cấu và phương pháp kế toán tài khoản 138 – Tài khoản Phải thu khác, mời bạn đọc cùng Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC tìm hiểu bài viết dưới đây.
1. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 138 – Tài khoản Phải thu khác
Thứ nhất: Tài khoản 138 là một phần quan trọng trong hệ thống tài khoản của doanh nghiệp, dùng để ghi nhận các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi của Tài khoản 131 và 136. Nó bao gồm các nội dung chính sau:
- Tài sản thiếu đã phát hiện nhưng chưa xác định nguyên nhân, đợi xử lý.
- Khoản bồi thường vật chất phải thu từ cá nhân, tập thể đã được xử lý.
- Khoản doanh nghiệp cho mượn bằng tài sản phi tiền tệ.
- Khoản chi đầu tư xây dựng, chi phí sản xuất, kinh doanh không được phê duyệt phải thu hồi.
- Khoản chi hộ phải thu hồi, như phí ngân hàng, giám định hải quan, phí vận chuyển, thuế và nhiều khoản phải thu khác.
Thứ hai: Nguyên tắc kế toán cho tài sản đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược bao gồm:
a) Cần theo dõi và thu hồi kịp thời khi hết hạn. Quá hạn, doanh nghiệp phải xử lý bằng cách trích lập dự phòng, tương tự như đối với khoản nợ phải thu khó đòi.
b) Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược theo loại, đối tượng, kỳ hạn và tiền tệ. Khi làm Báo cáo tài chính, các khoản với kỳ hạn dưới 12 tháng được xem xét là tài sản ngắn hạn.
c) Giá trị tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược phải được theo dõi theo giá đã được ghi sổ kế toán. Khi thu hồi, giá trị phải được ghi nhận theo giá đã ghi sổ ban đầu. Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược bằng tiền hoặc tương đương tiền, giá trị cần đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
d) Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền nhưng doanh nghiệp có quyền nhận lại, quá hạn thu hồi, doanh nghiệp phải đánh giá lại bằng tỷ giá trung bình cuối kỳ.
Thứ ba: Trong mọi trường hợp khi phát hiện thiếu tài sản, cần xác định nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Tài khoản 1381 chỉ được sử dụng khi doanh nghiệp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu tài sản, cần chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì cần hạch toán vào các tài khoản liên quan, không thông qua Tài khoản 1381.
Thứ tư: Khi có tổn thất về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng, cần hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Tài khoản Phải thu khác
2.1. Bên Nợ
- Giá trị tài sản thiếu chờ được giải quyết của doanh nghiệp.
- Các khoản phải thu từ cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã được xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay.
- Tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính.
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi và các khoản nợ phải thu khác.
- Giá trị tài sản mà doanh nghiệp mang đi cầm cố, thế chấp hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược.
- Cần đánh giá lại các khoản thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán.
2.2. Bên Có
- Khi giải quyết tài sản thiếu, giá trị tài sản được kết chuyển vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
- Số tiền đã thu được từ các khoản nợ phải thu khác.
- Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược của doanh nghiệp đã nhận lại hoặc đã thanh toán.
- Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác.
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán.
Số dư bên Nợ của Tài khoản 138 phản ánh các khoản nợ phải thu khác mà doanh nghiệp chưa thu được. Điều này có thể dẫn đến một số tài khoản có số dư bên Có, thể hiện rằng đã thu nhiều hơn số phải thu (trong các trường hợp cá biệt và chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý được sử dụng khi doanh nghiệp chưa xác định rõ nguyên nhân về thiếu tài sản và cần chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì sẽ ghi vào các tài khoản liên quan mà không thông qua Tài khoản 1381.
Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật. Cần theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược theo loại, đối tượng, kỳ hạn và tiền tệ. Các khoản có kỳ hạn dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn trong Báo cáo tài chính.
Tài khoản 1388 – Phải thu khác phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các Tài khoản 131, 136, 1381, 1386 như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất điện, tài sản.
2.3 Kết cấu của Tài khoản 138:
Tài khoản 138 có một kết cấu rõ ràng, phản ánh đầy đủ thông tin về các khoản phải thu khác của doanh nghiệp. Dưới đây là một số điểm quan trọng về kết cấu của tài khoản này:
- Số liệu cụ thể:
- Tài khoản 138 không chỉ là một hộp đen chung chung mà còn chứa các số liệu cụ thể về các khoản phải thu. Các mục cụ thể sẽ được liệt kê chi tiết, giúp người đọc hiểu rõ hơn về thành phần của các khoản nợ nằm trong tài khoản này.
- Phân loại theo nguồn gốc:
- Kết cấu của tài khoản 138 có thể được tổ chức theo nguồn gốc của các khoản phải thu. Điều này có thể bao gồm các khoản nợ từ khách hàng, các khoản phải thu từ các bên cung cấp dịch vụ, hoặc các khoản phải thu từ các giao dịch khác như vay mượn.
- Thời hạn thanh toán:
- Thông tin về thời hạn thanh toán cũng có thể được thêm vào kết cấu, cho biết mức độ ưu tiên và ảnh hưởng của các khoản phải thu trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp dự đoán và quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.
- Liên kết với các tài khoản khác:
- Kết cấu của tài khoản 138 có thể liên kết với các tài khoản khác trong hệ thống kế toán. Ví dụ, nó có thể có mối quan hệ với tài khoản doanh thu hoặc tài khoản chi phí, phản ánh sự tương tác giữa các phần khác nhau của bảng cân đối kế toán.
- Phản ánh sự biến động:
- Khi theo dõi kết cấu của tài khoản 138 theo thời gian, doanh nghiệp có thể đánh giá được sự biến động của các khoản phải thu khác. Điều này cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất tài chính và dự báo về tương lai.
Với kết cấu chi tiết và cân nhắc cẩn thận, tài khoản 138 không chỉ là một công cụ hữu ích cho việc ghi nhận thông tin kế toán mà còn là một nguồn thông tin quan trọng hỗ trợ quyết định kinh doanh.
2.4 Nội dung phản ánh của Tài khoản 138:
Nội dung của Tài khoản 138 phản ánh một loạt các thông tin quan trọng về các khoản phải thu khác, giúp doanh nghiệp hiểu rõ về nguồn gốc và tính chất của các khoản nợ. Dưới đây là một số điểm quan trọng về nội dung phản ánh của tài khoản này:
- Chi tiết khoản phải thu:
- Tài khoản 138 không chỉ ghi chung chung về các khoản phải thu, mà còn cung cấp chi tiết về từng khoản nợ cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp xác định rõ nguồn gốc và lý do tạo ra mỗi khoản phải thu.
- Thời gian phải thu:
- Nội dung của tài khoản 138 có thể bao gồm thông tin về thời gian dự kiến để thu hồi các khoản nợ. Điều này hỗ trợ quản lý tài chính bằng cách dự đoán các dòng tiền trong tương lai và ưu tiên thanh toán.
- Thông tin về cam kết và điều kiện thanh toán:
- Trong trường hợp có các cam kết hoặc điều kiện thanh toán đặc biệt, nó cũng được thể hiện trong nội dung của tài khoản 138. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các điều kiện và rủi ro liên quan đến việc thu hồi các khoản nợ.
- Thông tin về chênh lệch tỷ giá:
- Trong trường hợp giao dịch quốc tế, nội dung của tài khoản 138 có thể phản ánh các chênh lệch tỷ giá có thể ảnh hưởng đến giá trị của các khoản phải thu. Điều này làm tăng tính minh bạch và chính xác của bảng cân đối kế toán.
- Các biện pháp đối với các khoản nợ không thanh toán:
- Nếu có sự trễ trong việc thu hồi các khoản nợ, nội dung của tài khoản 138 có thể cung cấp thông tin về các biện pháp mà doanh nghiệp đang thực hiện để giải quyết tình trạng nợ.
- Liên kết với các sự kiện kinh doanh:
- Nếu có các sự kiện kinh doanh đặc biệt ảnh hưởng đến các khoản phải thu, nội dung của tài khoản 138 có thể phản ánh sự kết nối này, giúp hiểu rõ hơn về ngữ cảnh của các khoản nợ.
Tóm lại, nội dung phản ánh của Tài khoản 138 không chỉ là số liệu mà còn là câu chuyện chi tiết về tình hình tài chính và quản lý nợ của doanh nghiệp.
Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC
3. Phương pháp hạch toán tài khoản 138 – Tài khoản Phải thu khác một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
3.1. Phương pháp kế toán đối với tài sản thiếu chờ xử lý (Tài khoản 1381)
Tài sản thiếu chờ xử lý bao gồm các tài sản mất mát, thiếu hụt nhưng chưa rõ nguyên nhân, phải chờ cấp có thẩm quyền xử lý. Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý như sau:
3.1.1. Tài sản cố định hữu hình mà doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của Tài sản cố định).
- Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn).
- Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).
3.1.2. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý
Ghi giảm tài sản cố định, ghi là:
- Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn).
- Nợ Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi).
- Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).
- Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381).
- Có Tài khoản 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc (3532) (tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi).
Cả 2 trường hợp trên, khi có quyết định xử lý giá trị tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường).
- Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người gây thiệt hại).
- Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).
- Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp).
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381).
3.1.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, vật tư, hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê, phát hiện sai lệch so với sổ phụ ngân hàng
Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381).
- Có Tài khoản 111 – Tiền mặt (thiếu tiền khi kiểm kê).
- Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (sai lệch so với sổ phụ ngân hàng).
- Có Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng).
- Có các Tài khoản 152, 153, 155, 156,… (thiếu hàng trong kho).
Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi là:
- Nợ Tài khoản 111, 112 (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường).
- Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương).
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường).
- Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).
- Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (phần giá trị thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp).
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
3.2. Phương pháp kế toán đối với cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Tài khoản 1386)
Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược là số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật. Hạch toán cho Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược như sau:
3.2.1. Khi doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược hoặc ký quỹ
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
- Có các Tài khoản 111, 112.
3.2.2. Khi doanh nghiệp đem hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
- Có các Tài khoản 152, 155, 156,…
3.2.3. Khi doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định để cầm cố
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại).
- Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn tích lũy).
- Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá).
3.2.4. Khi doanh nghiệp nhận lại số tiền ký quỹ hoặc ký cược
- Nợ Tài khoản 111, 112.
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
3.2.5. Khi doanh nghiệp nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác đã đi cầm cố
- Nợ các Tài khoản 152, 155, 156,…
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
3.2.6. Khi doanh nghiệp nhận lại tài sản cố định đã đi cầm cố
- Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá khi đưa đi cầm cố).
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại).
- Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn tích lũy).
3.2.7. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện cam kết và bị phạt vi phạm hợp đồng, tiền ký quỹ, ký cược bị trừ
- Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ).
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
3.2.8. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng khoản ký quỹ, ký cược để thanh toán cho người bán
- Nợ Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
Tài khoản 138 đã trở thành một phần không thể thiếu của chiến lược tài chính của chúng tôi, và nó đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì tính cân đối của tài khoản và khả năng thanh toán của chúng tôi. Qua quá trình theo dõi và quản lý chặt chẽ, tài khoản này đã giúp chúng tôi tối ưu hóa dòng tiền và tăng cường hiệu suất tài chính tổng thể.
