Tài khoản 138 là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán, nó bao gồm các khoản phải thu khác như cho vay, mượn tạm thời, lãi đến hạn chưa thu, và nhiều loại khoản phải thu khác khác. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán, việc hiểu và áp dụng đúng cách hoạch toán cho tài khoản 138 là điều hết sức quan trọng đối với các chuyên viên và doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực này. Bài viết này của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 138, giúp tăng cường kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực kế toán và quản lý tài chính.
Hướng dẫn hoạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác
Mục Lục
1. Phương pháp kế toán đối với tài sản thiếu chờ xử lý (Tài khoản 1381)
Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp, đặc biệt khi phải ghi nhận các tài sản bị mất mát, thiếu hụt mà chưa rõ nguyên nhân và cần chờ cấp có thẩm quyền xử lý. Dưới đây là các hạch toán cụ thể cho tài sản thiếu chờ xử lý:
1.1. Khi tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh bị thiếu, và nguyên nhân chưa rõ ràng, quy trình ghi chép kế toán như sau:
Ghi nợ vào Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (Giá trị còn lại của tài sản cố định).
Ghi nợ vào Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn).
Ghi có vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).
1.2. Khi tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi bị thiếu, và nguyên nhân chưa rõ ràng, quy trình ghi chép kế toán như sau:
Ghi nợ vào Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (2141) (Giá trị hao mòn).
Ghi nợ vào Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại của tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi).
Ghi có vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định (2111) (Nguyên giá).
Đồng thời, phải phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý bằng cách:
Ghi nợ vào Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
Ghi có vào Tài khoản 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc (3532) (tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi).
Khi có quyết định xử lý về giá trị tài sản thiếu, quy trình ghi chép kế toán tiếp tục như sau:
Ghi nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân hoặc tổ chức phải nộp tiền bồi thường).
Ghi nợ vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số tiền bồi thường trừ vào lương).
Ghi nợ vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).
Ghi nợ vào Tài khoản 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp).
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
1.3. Trong trường hợp tài sản thiếu bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vật tư, hàng hoá, phát hiện thiếu sau khi kiểm kê và khác biệt so với sổ phụ của ngân hàng, quy trình ghi chép kế toán như sau:
Khi chưa xác định được nguyên nhân rõ ràng, cần chờ xử lý:
Ghi nợ vào Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
Ghi có vào Tài khoản 111 – Tiền mặt (thiếu tiền khi kiểm kê).
Ghi có vào Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (sai lệch so với sổ phụ ngân hàng).
Ghi có vào Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng).
Ghi có vào các Tài khoản 152, 153, 155, 156,… (thiếu hàng trong kho).
Khi có biên bản xử lý từ cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, quy trình ghi chép kế toán tiếp tục như sau:
Ghi nợ vào các Tài khoản 111, 112 (cá nhân hoặc tổ chức phải nộp tiền bồi thường).
Ghi nợ vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số tiền bồi thường trừ vào lương).
Ghi nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân hoặc tổ chức phải nộp tiền bồi thường).
Ghi nợ vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).
Ghi nợ vào Tài khoản 811 – Chi phí khác (phần giá trị thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp).
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC
2. Phương pháp kế toán đối với cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Tài khoản 1386)
Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược là một phần quan trọng của kế toán doanh nghiệp, ghi nhận số tiền hoặc giá trị tài sản doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các hạch toán cụ thể cho cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
2.1. Khi doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược hoặc ký quỹ, quy trình ghi chép kế toán như sau:
Ghi nợ vào Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.
Ghi có vào các Tài khoản 111, 112.
2.2. Khi doanh nghiệp đem hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, quy trình ghi chép kế toán như sau:
Ghi nợ vào Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.
Ghi có vào các Tài khoản 152, 155, 156,…
2.3. Khi doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định để cầm cố, quy trình ghi chép kế toán như sau:
Ghi nợ vào Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (giá trị còn lại của tài sản cố định).
Ghi nợ vào Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn tích lũy).
Ghi có vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá).
2.4. Khi doanh nghiệp nhận số tiền ký quỹ hoặc ký cược, quy trình ghi chép kế toán như sau:
Ghi nợ vào các Tài khoản 111, 112.
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
2.5. Khi doanh nghiệp nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác để cầm cố, hạch toán như sau:
Nợ vào các Tài khoản 152, 155, 156,…
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
2.6. Khi doanh nghiệp nhận lại tài sản cố định để cầm cố, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá khi đưa đi cầm cố).
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386) (giá trị còn lại).
Ghi có vào Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn tích lũy).
2.7. Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng cam kết và bị phạt vi phạm hợp đồng, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ).
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
2.8. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng khoản ký quỹ, ký cược thanh toán cho người bán, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1386).
3. Phương pháp kế toán đối với các khoản phải thu khác (Tài khoản 1388)
Khoản phải thu khác trong doanh nghiệp bao gồm các khoản phải thu từ việc cho vay, mượn tạm thời, phải thu lãi đến hạn chưa thu… Kế toán cần phải theo dõi từng khoản phải thu khác theo từng đối tượng có liên quan.
Hạch toán phải thu khác trong một số trường hợp cụ thể như sau:
3.1. Các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
Ghi có vào các Tài khoản 152, 153, 155, 156,…
3.2. Tiền vốn sử dụng cho vay tạm thời không tính lãi, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
Ghi có vào Tài khoản 111, 112 (số tiền cho vay, cho mượn tạm thời không tính lãi).
3.3. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
Ghi có vào các Tài khoản liên quan.
3.4. Kế toán giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
Trường hợp bên giao ủy thác chưa ứng tiền, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
Nợ vào Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
Ghi có vào các Tài khoản 111, 112,…
Khi doanh nghiệp nhận ủy thác xuất nhập khẩu và thanh toán bằng tiền hoặc trừ vào các khoản đã chi hộ, hạch toán như sau:
Nợ vào các Tài khoản 111, 112.
Nợ vào Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
3.5. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, hạch toán như sau:
Nợ vào các Tài khoản 111, 112 (số tiền đã thu được).
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (số chưa thu).
Ghi có vào Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
3.6. Khi doanh nghiệp thu được tiền từ các khoản nợ phải thu khác, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 111 – Tiền mặt.
Nợ vào Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng.
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
3.7. Phản ánh các khoản phải thu về tài sản phát hiện thiếu và đã xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (số phải bồi thường).
Nợ vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương).
Nợ vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của vật tư, hàng hóa, sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).
Ghi có vào các Tài khoản 111, 112 (số tiền thiếu hụt).
Ghi có vào các Tài khoản 151, 152, 153, 155, 156,… (giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt).
Ghi có vào Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng).
3.8. Khi doanh nghiệp quyết định xử lý nợ phải thu khác không khả năng thu hồi, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 111 – Tiền mặt (số tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan).
Nợ vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương).
Nợ vào Tài khoản 299 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi).
Nợ vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (số thiệt hại lớn hơn số bồi thường và số dự phòng đã trích lập).
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
3.9. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, hạch toán như sau:
Nợ vào các Tài khoản 111, 112 (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu).
Nợ vào Tài khoản 299 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi).
Nợ vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi).
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
3.10. Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
Ghi có vào các Tài khoản 241, 642,… (giảm các chi phí tương ứng).
4. Đánh giá lại các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ cuối kỳ kế toán
Khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ sẽ được đánh giá dựa trên tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch:
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388).
Ghi có vào Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán như sau:
Nợ vào Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Ghi có vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388).
