Tài khoản 642 theo Thông tư 133 quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng tài khoản này là thiết yếu để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính. Bài viết của ACC sẽ hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 133, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 133
1. Tài khoản 642 theo thông tư 133 là gì?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng và thực hiện hoạt động quản lý doanh nghiệp được ghi nhận dưới tên gọi Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 (hay Tài khoản 642).
Đây là một thành phần quan trọng trong hệ thống chi phí của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy, việc quản lý hiệu quả khoản phí này, nhằm hạn chế sai sót và tổn thất, luôn là ưu tiên hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
– Tài khoản 642 chỉ được sử dụng để quản lý chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
– Dù các khoản chi này không được xem là chi phí hợp lệ để trừ thuế theo quy định của Luật thuế TNDN, nếu chúng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và được hạch toán đúng theo chế độ kế toán, chúng không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
– Tài khoản 642 cần được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định, như sẽ được minh họa trong phần ví dụ về chi phí quản lý doanh nghiệp.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 theo thông tư 133
Tài khoản 642 được chia thành các mục chi tiết nhằm phản ánh rõ ràng các chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ. Các mục chi tiết này bao gồm:
– Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ.
- Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
– Bên Có:
- Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh.
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
– Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
– Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ, đồng thời tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
- Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, cùng với tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
4. Phương pháp hạch toán tài khoản 624 theo thông tư 133
Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp, bao gồm trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản hỗ trợ khác, được ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (hoặc TK cấp 2 phù hợp)
- Có các TK 334, 338.
Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp hoặc bộ phận bán hàng, như nhà cửa, kho tàng, thiết bị truyền dẫn, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (hoặc TK cấp 2 phù hợp)
- Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
- Có các TK 111, 112, v.v.
Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho bộ phận bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp, như xăng, dầu, mỡ, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK cấp 2 phù hợp)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Có các TK 111, 112, 242, 331, v.v.
Dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua về sử dụng ngay cho bộ phận bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK cấp 2 phù hợp)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- Có các TK 111, 112, 331, v.v.
Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài, chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý kinh doanh với giá trị nhỏ, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 331, 335, v.v.
Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 331, v.v.
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
- Nợ các TK 111, 112, v.v.
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK cấp 2 phù hợp).
Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
- Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa).
Sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK cấp 2 phù hợp)
- Có các TK 155, 156.
Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cán bộ công nhân viên, được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hóa, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có các TK 155, 156.
Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:
+ Nếu số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập từ kỳ trước, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
- Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
+ Nếu số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước, ghi:
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422).
Khi trích lập dự phòng phải trả, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Nếu số dự phòng phải trả cần lập nhỏ hơn số đã lập từ kỳ trước chưa sử dụng hết, ghi giảm chi phí:
- Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
5. Lưu ý về kế toán chi phí QLDN khi kiểm tra thuế
Khi kiểm tra thuế, cần lưu ý các điểm sau về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN):
- Minh bạch và hợp lý: Đảm bảo các khoản chi phí được hạch toán đúng theo quy định pháp luật.
- Chứng từ hợp lệ: Ghi nhận chi phí cần có đầy đủ chứng từ, rõ ràng và phù hợp với hoạt động kinh doanh.
- Chi phí hợp lý: Các khoản chi phí phải phù hợp với mục đích kinh doanh và không vượt mức cho phép.
- Rủi ro bị loại trừ: Chi phí không có căn cứ hoặc vượt mức có thể bị loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Truy thu thuế và phạt: Sai sót trong hạch toán có thể dẫn đến rủi ro truy thu thuế và các hình phạt kèm theo.
Trên đây là một số thông tin về “Hướng dẫn tài khoản 642 theo thông tư 133”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về tài khoản 642. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
