Xin chào các bạn! Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá về cách hạch toán tài khoản 131 – một tài khoản quan trọng trong lĩnh vực kế toán. Chắc hẳn rằng, Hạch toán tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) là một nhiệm vụ quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Hãy cùng Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đi sâu vào nội dung để hiểu rõ hơn về tài khoản này và cách sử dụng nó một cách hiệu quả!
1. Tài khoản 131 là gì?
Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) là một tài khoản trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Được sử dụng để ghi nhận số tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng của mình. Điều này có nghĩa là khi bạn bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và họ chưa thanh toán, số tiền đó sẽ được ghi vào tài khoản 131.
2. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 131 (phải thu của khách hàng)
a) Tài khoản 131 (TK131) là một công cụ quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng. Đây bao gồm các khoản nợ liên quan đến việc bán sản phẩm, bất động sản đầu tư, hàng hóa, tài sản cố định (TSCĐ), đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản 131 (TK131) cũng được sử dụng để theo dõi các khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng cơ bản sau khi công tác xây dựng hoàn tất. Lưu ý rằng không được sử dụng TK này để ghi nhận các giao dịch thu tiền ngay.
b) Để đảm bảo tính chính xác trong kế toán, các khoản phải thu từ khách hàng phải được ghi nhận cụ thể theo từng đối tượng và từng loại nội dung phải thu. Điều này bao gồm việc theo dõi kỳ hạn thu hồi cụ thể (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng tính từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép mỗi lần thanh toán.
Đối tượng phải thu ở đây là những khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp liên quan đến việc mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, bao gồm cả TSCĐ (tài sản cố định), bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
c) Bên giao ủy thác xuất khẩu cũng phải ghi nhận các khoản phải thu từ phía bên nhận ủy thác xuất khẩu trong TK 131, giống như giao dịch bán hàng hay cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Trong quá trình hạch toán chi tiết TK 131, kế toán viên cần phải phân loại các khoản nợ thành các loại khác nhau. Cụ thể, loại nợ có thể trả đúng hạn, loại nợ khó đòi, và loại nợ không thể thu hồi. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở xác định số tiền trích lập dự phòng cho khoản nợ khó đòi hoặc quyết định cách xử lý với khoản nợ không thể đòi. Khoản thiệt hại từ khoản nợ khó đòi, sau khi đã trừ đi dự phòng trích lập, sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khi khoản nợ khó đòi đã được thu được, nó sẽ được hạch toán vào thu nhập khác.
đ) Trong trường hợp doanh nghiệp không cung cấp sản phẩm, hàng hóa, hoặc dịch vụ theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế, khách hàng có quyền yêu cầu giảm giá hoặc hoàn trả số tiền đã trả.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 (phải thu của khách hàng)
Bên Nợ Bao Gồm:
- Số tiền doanh nghiệp phải thu từ khách hàng phát sinh trong kỳ bán sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, dịch vụ, và các đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa cần hoàn trả lại cho khách hàng.
- Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng nếu chúng được ghi sổ kế toán bằng ngoại tệ, đặc biệt nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán.
Bên Có Bao Gồm:
- Số tiền khách hàng đã thanh toán hoặc trả nợ cho doanh nghiệp.
- Số tiền doanh nghiệp đã nhận trước hoặc trả trước từ khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán được trừ vào số nợ doanh nghiệp phải thu từ khách hàng.
- Doanh thu từ số hàng đã bán nhưng bị khách hàng hoàn trả (có hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền doanh nghiệp chiết khấu thanh toán (CKTT) và chiết khấu thương mại (CKTM) cho khách hàng.
- Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cũng cần đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng nếu chúng được ghi sổ kế toán bằng ngoại tệ, đặc biệt nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với đơn vị tiền ghi sổ kế toán.
Bên Dư Bao Gồm: Số tiền mà doanh nghiệp vẫn còn phải thu từ khách hàng.
Tài khoản 131 (TK131) có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền doanh nghiệp đã nhận trước hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã thu nhiều hơn số phải thu từ khách hàng, và cần lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của TK 131 để ghi vào cả hai phần “Tài sản” và “Nguồn vốn” khi lập báo cáo tình hình tài chính.
4. Phương pháp hạch toán đối với một số giao dịch kinh tế chủ yếu của Tài khoản 131
4.1 Khi Doanh Nghiệp Bán Sản Phẩm, Hàng Hóa hoặc Cung Cấp Dịch Vụ Chưa Nhận Tiền Ngay
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, hoặc thuế bảo vệ môi trường, kế toán viên cần phải ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa bao gồm thuế. Khi ghi nhận doanh thu, các khoản thuế cần phải được tách riêng và nộp ngay.
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá trị thanh toán)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa bao gồm thuế) Có TK 533 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước.
b) Trong trường hợp không thể tách riêng các khoản thuế, doanh nghiệp sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả các khoản thuế. Định kỳ, kế toán viên sẽ xác định và ghi giảm doanh thu để phản ánh nghĩa vụ thuế.
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước.
4.2. Kế Toán Khi Khách Hàng Trả Lại Hàng Bán
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán chưa bao gồm thuế)
- Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán phải trả lại)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4.3. Kế Toán Chiết Khấu Thương Mại (CKTM) và Giảm Giá Hàng Bán
a) Khi số tiền CKTM hoặc giảm giá hàng bán đã được ghi trên hóa đơn bán hàng, doanh thu sẽ được ghi theo giá bán đã trừ chiết khấu hoặc giảm giá, và không phân biệt số tiền chiết khấu hoặc giảm giá riêng lẻ.
b) Trong trường hợp hóa đơn bán hàng không thể hiện số tiền CKTM hoặc giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện hoặc chưa xác định số tiền chiết khấu hoặc giảm giá, doanh thu sẽ được ghi theo giá bán chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau khi khách hàng đủ điều kiện để được hưởng chiết khấu hoặc giảm giá, kế toán sẽ ghi nhận riêng số tiền này để điều chỉnh doanh thu gộp.
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (số tiền thuế của hàng bán giảm giá, chiết khấu thương mại)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
4.4. Số Tiền Chiết Khấu Thanh Toán (CKTT) Doanh Nghiệp Phải Trả Cho Người Mua
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi tại Ngân hàng
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (số tiền chiết khấu thanh toán)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4.5. Doanh Nghiệp Nhận Tiền Do Khách Trả (Bao Gồm Cả Tiền Lãi Nếu Có)
- Nợ các TK sau: 111 – Tiền mặt, 112 – Tiền gửi tại Ngân hàng, …
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).
Trong trường hợp nhận tiền ứng trước bằng ngoại tệ, TK 131 sẽ được ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng thực hiện giao dịch).
4.6. Kế Toán Với Các Khoản Phải Thu Của Nhà Thầu Đối Với Khách Hàng Liên Quan Đến Hợp Đồng Xây Dựng
a) Trong trường hợp hợp đồng xây dựng quy định thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, sau khi xác định kết quả thực hiện hợp đồng và được khách hàng xác nhận, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn dựa trên phần công việc đã hoàn thành và đã được khách hàng xác nhận. Khi ghi nhận doanh thu, ghi như sau:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 3331 – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp.
b) Khoản tiền thưởng được thu từ khách hàng để trả thêm cho nhà thầu khi hợp đồng đạt hoặc vượt qua các chỉ tiêu cụ thể được ghi trong hợp đồng, ghi như sau:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 3331 – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp
c) Khi doanh nghiệp nhận được khoản bồi thường từ khách hàng hoặc các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về những thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi như sau:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 3331 – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp
d) Khi doanh nghiệp nhận được tiền thanh toán cho khối lượng công trình đã hoàn thành hoặc tiền ứng trước từ phía khách hàng, ghi như sau:
- Nợ các TK: 111 – Tiền mặt, 112 – Tiền gửi tại Ngân hàng
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4.7. Khi Khách Hàng Thanh Toán Bằng Hàng Hóa
Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng hàng hóa (giao dịch hàng đổi hàng), doanh nghiệp sẽ căn cứ vào giá trị của hàng hóa nhận được (theo giá trị hợp lý ghi trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của khách hàng) để trừ vào số nợ phải thu của khách hàng.
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- Nợ TK 156 – Hàng hóa
- Nợ TK 611 – Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
- Nợ TK 133 – Thuế Giá trị gia tăng GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4.8. Khi Khách Hàng Khó Đòi Có Thể Xoá Sổ
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4.9. Kế Toán Các Khoản Phải Thu Phí Ủy Thác Tại Bên Nhận Ủy Thác XNK (Xuất Nhập Khẩu)
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
- Có TK 3331 – Thuế Giá trị gia tăng GTGT phải nộp (33311)
4.10. Khi Lập BCTC, Số Dư Nợ Phải Thu Bằng Ngoại Tệ
Trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi như sau:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi như sau:
- Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4.11. Khi Nhận Tiền Trước Bằng Ngoại Tệ
Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước bằng ngoại tệ, ghi như sau:
- Nợ các TK sau: 111 (1112), 112 (1112)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Khi chuyển giao hàng hóa, vật tư, tài sản cố định hoặc dịch vụ cho khách hàng, phần nợ phải thu, doanh thu và thu thập tương đương với số tiền nhận trước sẽ được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước. Phần nợ phải thu, doanh thu và thu nhập tương ứng với số tiền còn phải thu sẽ được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu và thu nhập.
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có các TK: TK 511, TK 711.
4.12. Khi Doanh Nghiệp Thu Nợ Phải Thu Của Khách Hàng Bằng Đồng Ngoại Tệ
Trong trường hợp TK Có chuyển đổi số tiền phải thu của khách hàng từ ngoại tệ sang đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi như sau:
- Nợ các TK sau: TK 111 (1112), TK 112 (1112) (với tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tỉ giá ghi sổ kế toán)
- Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)
Trong trường hợp TK Có ghi nhận số tiền phải thu của khách hàng theo tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán. Khi thu các khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi như sau:
- Nợ các TK sau: TK 111 (1112), TK 112 (1112) (tỉ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tỉ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ).
4.13 Khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính (BCTC)
Khi lập Báo cáo tài chính (BCTC), số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ sẽ được đánh giá dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế (tỉ giá chuyển khoản trung bình) tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam, ghi như sau:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam, ghi như sau:
- Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
5. Lưu ý khi sử dụng tài khoản 131
5.1. Chỉ được hạch toán các khoản phải thu của khách hàng vào tài khoản 131
Các khoản phải thu của khách hàng bao gồm:
- Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Phải thu về tiền ứng trước của khách hàng
- Phải thu về tiền đặt cọc của khách hàng
- Phải thu về tiền thanh toán các khoản nợ phải trả cho người bán
- Phải thu về các khoản khác
Nếu hạch toán các khoản phải thu của khách hàng vào các tài khoản khác sẽ dẫn đến sai sót trong kế toán, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
5.2. Cần theo dõi chi tiết từng khoản phải thu của khách hàng để đảm bảo tính chính xác và trung thực của kế toán.
Tài khoản 131 có thể có nhiều khoản phải thu của khách hàng khác nhau, mỗi khoản phải thu có thể có số dư khác nhau. Do đó, kế toán cần theo dõi chi tiết từng khoản phải thu của khách hàng để đảm bảo tính chính xác và trung thực của kế toán.
Việc theo dõi chi tiết từng khoản phải thu của khách hàng có thể được thực hiện thông qua sổ chi tiết tài khoản 131. Sổ chi tiết tài khoản 131 được lập theo từng khách hàng, phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng khách hàng.
5.3. Cần hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 131.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 131 phải được hạch toán chính xác theo đúng nguyên tắc kế toán và các quy định của pháp luật.
Việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 131 sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và trung thực của kế toán, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả.
5.4. Cần kiểm tra, đối chiếu số liệu tài khoản 131 thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và trung thực của kế toán.
Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu tài khoản 131 thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và trung thực của kế toán.
Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu tài khoản 131 có thể được thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu trên chứng từ kế toán và số liệu trên sổ sách kế toán của khách hàng.
Việc sử dụng tài khoản 131 một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ của khách hàng, đối chiếu thông tin, và quản lý dòng tiền một cách tốt hơn. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tài khoản 131 và cách sử dụng nó trong kế toán của bạn. Chúc bạn thành công trong việc quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp!
