Chi phí tiền điện là một trong những khoản chi phí thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Trong bài viết này, Kế toán kiểm toán ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí tiền điện. Hãy cùng khám phá nhé!
1. Hạch toán chi phí tiền điện bằng tài khoản nào?
Trong kế toán doanh nghiệp, chi phí tiền điện thường được phân loại vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Khi thực hiện thanh toán tiền điện, doanh nghiệp có thể ghi nhận khoản chi phí này vào tài khoản 6423 “Chi phí điện, nước, điện thoại và văn phòng phẩm”.
2. Quy định tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 được sử dụng để phản ánh toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm:
- Chi phí nhân sự là các khoản phải trả cho nhân viên quản lý như lương, công, phụ cấp, và các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ).
- Chi phí vật liệu bao gồm các chi phí cho văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ hoạt động văn phòng.
- Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Chi phí khấu hao các tài sản cố định được sử dụng cho hoạt động quản lý.
- Thuế và phí bao gồm tiền thuê đất, thuế môn bài và các khoản tương tự.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi là các khoản lập dự phòng theo quy định.
- Dịch vụ mua ngoài bao gồm chi phí liên quan đến điện, nước, điện thoại, fax, dịch vụ thuê ngoài, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cháy nổ, v.v.
- Chi phí khác bằng tiền bao gồm chi phí tiếp khách, công tác phí, hội nghị khách hàng, và các khoản chi phí tương tự.
Lưu ý: Các chi phí quản lý doanh nghiệp dù có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và được hạch toán đúng chế độ kế toán nhưng không được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) thì phải điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế TNDN. Điều này làm tăng số thuế TNDN phải nộp, nhưng không được phép ghi giảm chi phí kế toán.
3. Hướng dẫn hạch toán chi phí tiền điện chi tiết
Trường hợp 1: Nếu tất cả các chi phí phát sinh, như tiền điện, nước, điện thoại, đều mang tên doanh nghiệp, việc hạch toán sẽ thực hiện như bình thường. Trong trường hợp này, thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào có thể được khấu trừ. Các bút toán được ghi nhận như sau:
- Nợ: 627, 641, 642, …
- Nợ: 133 (thuế GTGT được khấu trừ)
- Có: 111, 112, 331, …
Trường hợp 2: Nếu các chi phí này không mang tên doanh nghiệp mà đứng tên cá nhân chủ sở hữu cơ sở cho thuê, hợp đồng cần quy định rõ rằng doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ.
Trong trường hợp này, các chi phí được xem là hợp lý và có thể tính vào chi phí doanh nghiệp, nhưng thuế GTGT sẽ không được khấu trừ. Bút toán hạch toán chi phí sẽ như sau:
- Nợ: 627, 641, 642, …
- Có: 111, 112, 331, …
Lưu ý: Để được khấu trừ thuế GTGT cho các chi phí trên, doanh nghiệp cần đứng tên thanh toán các khoản tiền điện, nước, điện thoại. Khi đó, thuế GTGT sẽ được xử lý như trong Trường hợp 1.
4. Những lưu ý khi hạch toán chi phí tiền điện
Khi thực hiện hạch toán chi phí tiền điện, doanh nghiệp cần chú ý đến nhiều yếu tố để đảm bảo tính hợp lý và chính xác. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí tiền điện:
- Chứng từ hợp lệ: Đảm bảo rằng doanh nghiệp có hóa đơn tiền điện hợp lệ, được cấp bởi nhà cung cấp điện. Hóa đơn cần ghi đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu khấu trừ thuế GTGT.
- Phân loại chi phí: Xác định rõ ràng chi phí tiền điện thuộc loại nào (chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất hay chi phí khác) để hạch toán vào tài khoản phù hợp. Điều này giúp quản lý chi phí hiệu quả và dễ dàng hơn trong việc báo cáo tài chính.
- Hạch toán theo quy định: Thực hiện hạch toán chi phí tiền điện theo đúng quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán. Cụ thể, nếu chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất, nó sẽ được hạch toán vào tài khoản 627; nếu liên quan đến chi phí quản lý, sử dụng tài khoản 642.
- Theo dõi định kỳ: Cần theo dõi và đánh giá thường xuyên mức tiêu thụ điện để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Việc này giúp phát hiện những bất thường và đưa ra biện pháp tiết kiệm chi phí nếu cần thiết.
- Đảm bảo hợp đồng rõ ràng: Nếu doanh nghiệp thuê nhà và thanh toán tiền điện, cần có hợp đồng rõ ràng về trách nhiệm thanh toán giữa các bên. Điều này giúp xác định đúng ai là người chịu trách nhiệm về chi phí điện và tránh tranh chấp sau này.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí vận chuyển
5. Một số vấn đề phát sinh về chi phí tiền điện
5.1 Hóa đơn chi phí điện, nước đứng tên chủ nhà có được tính vào chi phí hợp lý không?
Hóa đơn điện, nước đứng tên chủ nhà có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện như cần có hợp đồng thuê địa điểm; hóa đơn tiền điện, nước; chứng từ chứng minh số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ.
Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), chi phí điện, nước sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ điện, nước nhưng không có hóa đơn hoặc hợp đồng thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh.
- Doanh nghiệp thanh toán qua chủ nhà nhưng thiếu chứng từ hợp lệ như hóa đơn, chứng minh số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ, hoặc không có hợp đồng thuê địa điểm rõ ràng.
Lưu ý: Để đảm bảo tính hợp lý và được khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, hợp đồng, và chứng từ liên quan theo đúng quy định pháp luật.
>>> Có thể tham khảo: Cách hạch toán kế toán chi phí và giá thành dịch vụ tour
5.2 Hóa đơn chi phí tiền điện, nước không mang tên doanh nghiệp có được khấu trừ thuế không?
Theo quy định tại Khoản 15 Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, về nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu rơi vào các trường hợp sau:
- Hóa đơn không có hoặc ghi sai các thông tin quan trọng như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán, khiến không thể xác định được bên bán.
- Hóa đơn không có hoặc ghi sai các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, dẫn đến việc không thể xác định được bên mua.
Dựa trên quy định này, nếu hóa đơn tiền điện, nước đứng tên chủ nhà thay vì tên doanh nghiệp, hóa đơn đó sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo các hóa đơn và chứng từ mang tên mình để đủ điều kiện khấu trừ theo đúng quy định pháp luật.
5.3 Doanh nghiệp không kinh doanh điện, nước có cần xuất hóa đơn khi thu tiền từ bên thuê không?
Theo các quy định tại Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC (ngày 27/02/2015) và một số quy định liên quan khác, khi doanh nghiệp ký hợp đồng cho thuê một phần nhà xưởng, bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền điện, nước cho doanh nghiệp.
Để bên thuê có thể hạch toán chi phí tiền điện và nước vào chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện những yêu cầu sau:
- Lập hóa đơn GTGT cho số lượng điện, nước thực tế mà bên thuê đã sử dụng, dựa trên giá và thuế suất mà nhà cung cấp điện quy định trên hóa đơn.
- Ghi rõ nội dung trên hóa đơn là “Thu lại tiền điện/nước tháng …”.
Các khoản chi hộ tiền điện và nước không cần kê khai thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp, vì chúng không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
Bên thuê có thể sử dụng hóa đơn do doanh nghiệp xuất để kê khai thuế GTGT và hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định hiện hành.
Vậy nên, nếu doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh điện nước, thì khi trả tiền cho bên thuê, doanh nghiệp không cần phải xuất hóa đơn GTGT cho các khoản chi phí điện, nước.
Tuy nhiên, bên thuê vẫn có thể sử dụng các chứng từ thanh toán khác để ghi nhận chi phí. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần ghi rõ nội dung thanh toán mà không cần lập hóa đơn chính thức.
6. Câu hỏi thường gặp
Chi phí tiền điện có thể được tính vào tài khoản nào khác ngoài tài khoản quản lý doanh nghiệp không?
Chi phí tiền điện có thể được tính vào tài khoản sản xuất trực tiếp, nếu nó liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hạch toán này giúp phân bổ chi phí hợp lý và theo dõi được tình hình tài chính cụ thể hơn.
Có cần lưu giữ chứng từ nào khi hạch toán chi phí tiền điện không?
Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn tiền điện và các chứng từ thanh toán để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của chi phí này. Những tài liệu này sẽ hỗ trợ trong việc kiểm tra thuế và chứng minh cho các khoản chi phí đã phát sinh.
Nếu doanh nghiệp sử dụng điện cho cả mục đích sản xuất và mục đích cá nhân thì hạch toán sẽ thực hiện như thế nào?
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phân bổ chi phí tiền điện giữa hai mục đích sử dụng. Chi phí liên quan đến sản xuất có thể được hạch toán vào tài khoản chi phí sản xuất, trong khi phần chi phí cho mục đích cá nhân sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn nắm được cách hạch toán chi phí tiền điện. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
