Quy trình nhập kho thành phẩm là một bước quan trọng trong quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác giúp phản ánh đúng giá trị sản phẩm và đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán. Dưới đây, ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán và quy trình nhập kho thành phẩm theo quy định.
1. Quy trình nhập kho thành phẩm
Bước 1: Vận chuyển thành phẩm đến kho sau khi hoàn thành
Sau khi quá trình sản xuất kết thúc, các bộ phận như vận chuyển và kho sẽ phối hợp để đưa thành phẩm vào kho tập kết. Trong quá trình này, cần đảm bảo không xảy ra thất thoát về số lượng và chất lượng thành phẩm.
Bước 2: Kiểm đếm và sắp xếp thành phẩm trong kho
Nhân viên kho tiến hành kiểm đếm và đánh giá chất lượng thành phẩm dưới sự giám sát của các bộ phận liên quan. Sau đó, thành phẩm sẽ được sắp xếp vào các vị trí bảo quản phù hợp trong kho.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Bộ phận kế toán sẽ dựa trên số liệu kiểm đếm từ bộ phận kho để lập phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu này cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận tham gia để xác nhận tính hợp lệ.
Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho
Sau khi các bộ phận liên quan ký xác nhận, phiếu nhập kho được gửi lên cấp quản lý để xem xét và phê duyệt. Chỉ khi có chữ ký và con dấu của cấp quản lý, phiếu mới được ghi nhận chính thức vào hệ thống.
Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho vào thẻ kho
Thủ kho sẽ nhận phiếu nhập đã được duyệt và cập nhật vào thẻ kho. Thông thường, phiếu nhập có ít nất hai bản: một bản lưu ở kho và một bản gửi cho kế toán để đối chiếu.
Bước 6: Ghi sổ kế toán và lưu trữ hồ sơ
Sau khi nhận bản phiếu nhập, kế toán sẽ ghi sổ và lưu trữ chứng từ nhập kho. Quá trình này giúp theo dõi tình trạng kho hàng, hỗ trợ các hoạt động xuất kho và lên kế hoạch sản xuất hiệu quả.
Quy trình nhập kho thành phẩm
2. Tài khoản hạch toán nhập kho thành phẩm
2.1. Tài khoản 155 – Thành phẩm (áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên)
Để ghi nhận hàng thành phẩm nhập kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng tài khoản 155, phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động (tăng giảm) của từng loại, từng nhóm và từng kho thành phẩm.
Giá trị của thành phẩm được xác định và đánh giá theo phương pháp giá gốc, bao gồm các chi phí cơ bản như:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;
- Chi phí nhân công trực tiếp;
- Chi phí sản xuất chung;
- Các chi phí khác liên quan đến quá trình sản xuất thành phẩm.
Đối với giá trị thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến, nó được xác định theo giá thành thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả trước và trong quá trình thuê gia công.
Kế toán thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên bằng cách kê chi tiết các giao dịch nhập và xuất kho thành phẩm hàng ngày theo giá hạch toán. Cuối kỳ, cần phải xử lý chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 155 (thành phẩm):
Bên nợ (ghi nhận tăng):
- Giá trị của thành phẩm đủ điều kiện nhập kho;
- Giá trị của thành phẩm thừa qua quá trình kiểm kê;
- Kết chuyển giá trị của thành phẩm tồn kho vào cuối kỳ.
Bên có (ghi nhận giảm):
- Giá trị của thành phẩm xuất kho;
- Giá trị của thành phẩm thiếu hụt qua quá trình kiểm kê;
- Kết chuyển giá trị của thành phẩm đầu kỳ.
Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho còn dư tại cuối kỳ.
2.2. Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ)
Để ghi nhận giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 632.
Dưới đây là kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 632 (giá vốn hàng bán) trong trường hợp hạch toán kiểm kê định kỳ:
Bên nợ:
- Trị giá vốn của thành phẩm ghi nhận tồn kho đầu kỳ;
- Phần trích lập cho dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Giá vốn của thành phẩm nhập kho và dịch vụ hoàn thành.
Bên có:
- Kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ từ bên nợ tài khoản 155 – thành phẩm;
- Khoản hoàn nhập từ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ;
- Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã hoàn thành vào bên nợ tài khoản 911 – xác định kết quả kinh doanh.
3. Cách hạch toán nhập kho thành phẩm
3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên
Sau khi thành phẩm được sản xuất hoặc gia công hoàn thiện, đã thông qua các bước kiểm tra, duyệt phiếu nhập kho hợp lệ, kế toán tiến hành ghi nhận sổ thành phẩm như sau:
- Nợ TK 155: Thành phẩm nhập kho;
- Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Khi nhập kho thành phẩm, kế toán ghi nhận trước theo số lượng xác định. Sau khi tập hợp hết các chi phí mới, kế toán tiến hành tính giá thành để ghi nhận giá trị nhập kho đúng nhất.
Một số phương pháp tính giá thành phẩm nhập kho có thể áp dụng:
- Phương pháp trực tiếp;
- Phương pháp định mức;
- Phương pháp hệ số;
- Phương pháp loại trừ;
- Phương pháp phân bước;
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm thông qua đơn đặt hàng.
3.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ
Đầu kỳ, doanh nghiệp kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào tài khoản 632 (giá vốn hàng bán), ghi:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
- Có TK 155: Thành phẩm.
Cuối kỳ, doanh nghiệp kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên nợ tài khoản 155 (thành phẩm), ghi:
- Nợ TK 155 – Thành phẩm;
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
3.3. Hạch toán thừa, thiếu thành phẩm và dự phòng giảm giá
– Hạch toán trường hợp thừa, thiếu thành phẩm
Doanh nghiệp trong quá trình theo dõi và kiểm kê kho có thể phát hiện ra trường hợp thừa, thiếu thành phẩm. Khi đó, bộ phận kiểm kê cần tiến hành lập biên bản số lượng hàng thừa, thiếu, xác định nguyên nhân và ghi nhận vào sổ kế toán.
Nếu thừa thành phẩm do sai sót hoặc chưa ghi sổ kế toán, phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán theo cách hạch toán các đầu mục tài khoản dưới đây:
Trường hợp các bộ phận chưa tìm ra được nguyên nhân thừa thành phẩm, phải chờ xử lý:
- Nợ TK 155 – Thành phẩm;
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
Sau khi thống nhất được nguyên nhân dẫn đến thừa thành phẩm:
- Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác;
- Có các tài khoản liên quan.
Trường hợp các bộ phận chưa tìm ra được nguyên nhân thiếu thành phẩm, phải chờ xử lý:
- Nợ TK 138 – Phải thu khác;
- Có TK 155 – Thành phẩm.
Sau khi thống nhất được nguyên nhân dẫn đến thiếu thành phẩm:
- Nợ các tài khoản liên quan;
- Có TK 138 – Phải thu khác.
– Hạch toán trường hợp dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Doanh nghiệp qua khâu kiểm kê phát hiện tồn kho đối với vật tư, hàng hóa phải hủy bỏ vì một số lý do như: hết hạn sử dụng, phẩm chất, hư hỏng, hết giá trị sử dụng thì phải tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ghi nhận:
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản;
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán;
- Có TK 152, 153, 155, 156.
>>> Xem thêm: Các hóa đơn bị loại hạch toán thế nào?
4. Ví dụ minh họa về hạch toán nhập kho thành phẩm
4.1. Hạch toán nhập kho thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên
Công ty XYZ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vào ngày 24/08/2023, công ty đã hoàn tất nhập kho một số thành phẩm như sau:
- Thành phẩm X: Số lượng 100 chiếc, đơn giá 120.000 đồng/chiếc;
- Thành phẩm Y: Số lượng 150 chiếc, đơn giá 180.000 đồng/chiếc.
Kế toán công ty thực hiện thủ tục nhập kho cho các thành phẩm này như sau:
- Nợ tài khoản 155: 45.000.000 đồng;
- Có tài khoản 154: 100 x 120.000 + 150 x 180.000.
4.2. Hạch toán nhập kho thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Công ty BAI hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và có số liệu như sau:
Tại ngày 01/07/2023, số liệu tồn kho thành phẩm như sau:
- Thành phẩm X: Số lượng 50 chiếc, giá trị 5.000.000 đồng;
- Thành phẩm Y: Số lượng 100 chiếc, giá trị 20.000.000 đồng.
Tại thời điểm cuối kỳ 30/09/2023, công ty kiểm kê xác định số lượng hàng tồn như sau:
- Thành phẩm X: Số lượng 30 chiếc, giá trị 3.000.000 đồng;
- Thành phẩm Y: Số lượng 70 chiếc, giá trị 14.000.000 đồng.
Kế toán thực hiện hạch toán như sau:
Tại thời điểm 01/07/2023:
- Nợ TK 632: 25.000.000 đồng;
- Có TK 155: 25.000.000 đồng.
Tại ngày 24/08/2023, nhập kho thêm thành phẩm, ghi nhận:
- Nợ TK 632: 50.000.000 đồng;
- Có TK 154: 50.000.000 đồng.
Cuối kỳ, tại ngày 30/09/2023 kiểm kê thành phẩm tồn kho, kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ:
- Nợ TK 155: 17.000.000 đồng;
- Có TK 632: 17.000.000 đồng.
Cuối kỳ, kế toán xác định giá trị thành phẩm xuất kho bán, kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ vào bên nợ tài khoản 911:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 58.000.000 đồng;
- Có TK 632 – Giá vốn hàng hóa: 58.000.000 đồng.
>>> Xem thêm: quy trình kế toán ghi sổ giá vốn hàng hóa
5. Các loại tài liệu trong nhập kho
Trong quy trình nhập kho, chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, theo dõi và kiểm soát hàng hóa nhập kho. Dưới đây là các loại chứng từ cơ bản thường được sử dụng trong quá trình này:
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho là chứng từ chủ yếu để ghi nhận thông tin hàng hóa nhập vào kho. Phiếu này thường bao gồm các thông tin như:
- Mã số phiếu nhập kho
- Ngày tháng năm nhập kho
- Tên và mã số hàng hóa
- Số lượng hàng hóa nhập kho
- Đơn giá và tổng giá trị
- Tên nhà cung cấp hoặc nguồn hàng
- Người lập phiếu và người nhận hàng
Hóa đơn mua hàng
Hóa đơn mua hàng là chứng từ do nhà cung cấp phát hành, xác nhận việc bán và giao hàng cho doanh nghiệp. Hóa đơn thường có các thông tin như:
- Tên và địa chỉ của người bán và người mua
- Mã số thuế
- Ngày lập hóa đơn
- Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị
- Các khoản chiết khấu và thuế GTGT (nếu có)
Biên bản giao nhận hàng
Biên bản giao nhận hàng là tài liệu xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa bên gửi và bên nhận. Nội dung biên bản thường bao gồm:
- Thông tin về bên giao và bên nhận
- Ngày giờ giao nhận
- Danh mục hàng hóa, số lượng và tình trạng hàng hóa
- Chữ ký của cả hai bên
Phiếu xuất kho (để đối chiếu)
Phiếu xuất kho là chứng từ ghi nhận việc xuất kho hàng hóa, thường được sử dụng để đối chiếu với phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho có thông tin như:
- Mã số phiếu xuất kho
- Ngày tháng năm xuất kho
- Tên và mã số hàng hóa
- Số lượng hàng hóa xuất kho
- Đơn giá và tổng giá trị
Phiếu kiểm kê kho
Phiếu kiểm kê kho là chứng từ dùng để ghi nhận kết quả kiểm kê hàng hóa trong kho. Phiếu này thường bao gồm:
- Ngày tháng năm kiểm kê
- Danh mục hàng hóa và số lượng thực tế
- So sánh với số lượng ghi trong sổ sách
- Kết luận và nguyên nhân chênh lệch (nếu có)
Biên bản xác nhận hàng hóa thừa hoặc thiếu
Biên bản xác nhận hàng hóa thừa hoặc thiếu là chứng từ ghi nhận tình trạng hàng hóa không khớp với số lượng ghi trong phiếu nhập kho. Biên bản này thường bao gồm:
- Ngày tháng năm phát hiện
- Mô tả tình trạng thừa hoặc thiếu
- Nguyên nhân và giải pháp xử lý
- Chữ ký của các bên liên quan
Phiếu thu tiền (nếu có)
Phiếu thu tiền là chứng từ ghi nhận việc thanh toán tiền hàng hóa, nếu thanh toán được thực hiện ngay khi nhập kho. Phiếu này thường bao gồm:
- Ngày tháng năm thu tiền
- Số tiền thu được
- Mục đích thu tiền (thanh toán hàng hóa)
- Chữ ký của người thu và người nộp tiền
6. Câu hỏi thường gặp
Những tiêu chí nào được sử dụng để kiểm tra chất lượng thành phẩm khi nhập kho?
Khi nhập kho, các tiêu chí kiểm tra chất lượng thành phẩm bao gồm tính đầy đủ của sản phẩm, tình trạng bên ngoài, và thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn đã quy định. Việc kiểm tra này giúp đảm bảo thành phẩm đáp ứng yêu cầu trước khi đưa vào sử dụng.
Tại sao cần phải thực hiện kiểm kê hàng hóa trong quy trình nhập kho thành phẩm?
Kiểm kê hàng hóa là cần thiết để xác nhận số lượng và tình trạng của thành phẩm khi nhập kho. Việc này giúp phát hiện sớm các sai lệch, đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán và giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho.
Có cần cập nhật thông tin vào thẻ kho không?
Cập nhật thông tin vào thẻ kho là bước quan trọng để theo dõi tình hình tồn kho theo thời gian thực. Thông tin này giúp bộ phận kho và kế toán có cái nhìn rõ ràng về số lượng hàng hóa hiện có, từ đó hỗ trợ cho việc lập kế hoạch sản xuất và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán và quy trình nhập kho thành phẩm. Hy vọng với những thông tin Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
