Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống. Thế nên, công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho các bạn về bài tập vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán có lời giải, giúp sinh viên vận dụng kiến thức đã học vào thực tế.
1. Một số dạng bài tập vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán có lời giải
Bài tập 1
Quy trình tạm ứng tại Công ty ZEE được thực hiện như sau:
Người có nhu cầu tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng gửi cho KTT và GĐ duyệt. Sau đó, chuyển giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt cho KT thanh toán. KT thanh toán sau khi nhận giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt lập phiếu chi (2 liên).
+ Liên 1 lưu tại bộ phận theo ngày
+ Liên 2 và giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ tiến hành chi tiền dựa trên phiếu chi liên 2 và giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt sau đó ghi vào sổ quỹ tiền mặt, cuối tháng chuyển phiếu chi liên 2 và giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt cho KT tổng hợp. KT tổng hợp căn cứ vào phiếu chi liên 2 và giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt nhập liệu vào phần mềm FAST, chương trình cập nhật dữ liệu vào nhật ký chi tiền và sổ cái các tài khoản liên quan. Chứng từ và sổ sách lưu tại bộ phận theo loại chứng từ.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ hệ thống mô tả quy trình trên.
LỜI GIẢI:
Lưu đồ hệ thống của công ty ZEE được thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Người có nhu cầu tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng
- Viết “Giấy đề nghị tạm ứng”
- “Giấy đề nghị tạm ứng” được gửi đến:
- Trưởng phòng/Cán bộ quản lý
- Bộ phận kế toán thanh toán
Bước 2: Trưởng phòng/Cán bộ quản lý xem xét và phê duyệt “Giấy đề nghị tạm ứng”
Trưởng phòng/Cán bộ quản lý:
- Xem xét tính hợp lý của mục đích tạm ứng
- Xem xét số tiền tạm ứng có phù hợp hay không
- Ký duyệt “Giấy đề nghị tạm ứng” nếu đồng ý
- Chuyển “Giấy đề nghị tạm ứng” sang bộ phận kế toán thanh toán nếu không đồng ý
Bước 3: Bộ phận kế toán thanh toán lập “Phiếu chi tạm ứng”
“Phiếu chi tạm ứng” được lập dựa trên “Giấy đề nghị tạm ứng” đã được phê duyệt. “Phiếu chi tạm ứng” được lưu trữ tại bộ phận kế toán thanh toán.
Bước 4: Bộ phận kế toán tổng hợp kiểm tra và duyệt “Phiếu chi tạm ứng”
Bộ phận kế toán tổng hợp:
- Kiểm tra tính hợp lệ của “Phiếu chi tạm ứng”
- Ký duyệt “Phiếu chi tạm ứng” nếu đồng ý
- Chuyển “Phiếu chi tạm ứng” sang bộ phận chi tiền nếu không đồng ý
Bước 5: Bộ phận chi tiền chi trả tạm ứng
Bộ phận chi tiền:
- Chi trả tạm ứng cho người nhận theo hình thức được ghi trên “Phiếu chi tạm ứng”
- Ghi chép số tiền chi trả vào sổ sách kế toán
- Nhận “Phiếu chi tạm ứng” đã có chữ ký xác nhận của người nhận
Bước 6: Người nhận tạm ứng hoàn trả tạm ứng
Người nhận tạm ứng có trách nhiệm hoàn trả tạm ứng theo thời gian quy định của công ty.
Hình thức hoàn trả tạm ứng bao gồm: nộp tiền mặt cho bộ phận thu tiền, chuyển khoản cho công ty
Bộ phận thu tiền hoặc bộ phận kế toán thanh toán sẽ ghi nhận số tiền hoàn trả vào sổ sách kế toán.
Bài tập 2
Để làm thủ tục gửi hàng, bộ phận gửi hàng của Công ty WLP đã lập 3 liên giấy gửi hàng.
+ Liên 1 gửi cho KH kèm cùng hàng hoá
+ Liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn
+ Liên 3 gửi cho KT hàng tồn kho.
Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn lập 3 liên hoá đơn bán hàng:
+ Liên 1 lưu theo số thứ tự
+ Liên 2 gửi cho khách hàng
+ Liên 3 gửi cho bộ phận KT thanh toán kèm theo giấy gửi hàng
Sau khi nhận các chứng từ trên, KT thanh toán ghi sổ chi tiết thanh toán. Định kỳ, đối chiếu các chứng từ trên và lưu theo tên KH.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ hệ thống mô tả quy trình trên
LỜI GIẢI:
Lưu đồ hệ thống của công ty WLP được thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng (3 liên)
Nội dung:
- Thông tin người gửi (tên, địa chỉ, số điện thoại)
- Thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại)
- Thông tin hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn vị tính, giá tiền)
- Mức phí vận chuyển
- Hình thức thanh toán
- Chữ ký người lập
Phân phối:
- Liên 1: Gửi cho khách hàng kèm theo hàng hóa
- Liên 2: Gửi cho bộ phận lập hóa đơn
- Liên 3: Gửi cho KT hàng tồn kho
Bước 2: Bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn bán hàng (3 liên)
Dựa trên: Liên 2 giấy gửi hàng
Nội dung:
- Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Thông tin hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn vị tính, giá tiền)
- Thành tiền
- Thuế GTGT
- Tổng thanh toán
- Chữ ký người lập
Phân phối:
- Liên 1: Lưu theo số thứ tự
- Liên 2: Gửi cho khách hàng
- Liên 3: Gửi cho bộ phận KT thanh toán kèm theo giấy gửi hàng
Bước 3: Bộ phận KT thanh toán ghi sổ chi tiết thanh toán
Dựa trên: Liên 3 hóa đơn bán hàng
Nội dung:
- Ngày tháng
- Số hóa đơn
- Tên khách hàng
- Số tiền thanh toán
- Hình thức thanh toán
- Chữ ký người ghi sổ
Bước 4: Bộ phận KT thanh toán đối chiếu các chứng từ và lưu trữ
Đối chiếu:
- Giấy gửi hàng
- Hóa đơn bán hàng
- Sổ chi tiết thanh toán
Lưu trữ:
- Sắp xếp theo tên khách hàng
- Lưu trữ an toàn
Bài tập 3
Vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán cho quy trình xử lý hóa đơn mua hàng. Với quy trình như sau:
Bước 1: Nhân viên mua hàng nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.
Bước 2: Nhân viên mua hàng kiểm tra hóa đơn và nhập thông tin vào hệ thống ERP.
Bước 3: Hệ thống ERP tự động gửi thông tin hóa đơn cho kế toán thanh toán.
Bước 4: Kế toán thanh toán kiểm tra và phê duyệt hóa đơn.
Bước 5: Kế toán thanh toán nhập thông tin vào hệ thống kế toán.
Bước 6: Hệ thống kế toán tự động cập nhật vào sổ sách và nhật ký chi tiền.
Yêu cầu:
1.Vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán cho quy trình trên
2. Cung cấp lời giải minh hoạ các bước và các phần tử trong lưu đồ.
LỜI GIẢI
- Vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán
- Giải thích lưu đồ:
Nhân viên mua hàng nhận và kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp. Sau khi kiểm tra, họ nhập thông tin hóa đơn vào hệ thống ERP. Hệ thống ERP tự động gửi thông tin hóa đơn cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra và phê duyệt hóa đơn trước khi nhập thông tin vào sổ sách kế toán và nhật ký chi tiền.Sổ sách kế toán và nhật ký chi tiền được cập nhật để ghi nhận chi tiêu và bảo đảm tính chính xác trong quản lý tài chính của công ty.
2 . Một số lý thuyết liên quan đến bài tập vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán mà bạn cần biết
Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán là gì?
Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán là một dạng biểu đồ dùng để mô tả luồng thông tin, quy trình và hoạt động trong một hệ thống kế toán. Nó giúp minh họa cách dữ liệu tài chính được thu thập, xử lý, lưu trữ và báo cáo trong doanh nghiệp. Lưu đồ này có thể bao gồm các bước chi tiết từ việc ghi nhận giao dịch ban đầu đến việc tổng hợp và báo cáo tài chính cuối cùng.
Nhiệm vụ của lưu đồ hệ thống thông tin kế toán
Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán giúp các nhà thiết kế thiết lập quy trình xử lý thông tin trên hệ thống máy tính bắt đầu từ việc nhập liệu các dữ liệu trên chứng từ vào hệ thống máy tính.
Các dữ liệu sau khi được nhập liệu thông qua màn hình chức năng nhập dữ liệu sẽ được hệ thống máy tính ghi nhận, lưu trữ vào các tập tin trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu và đưa vào quy trình xử lý, biến đổi thành các thông tin đầu ra phù hợp cung cấp cho các đối tượng liên quan.
Thành phần đầu ra của lưu đồ hệ thống thường là các thông tin mới được tạo ra trên các chứng từ kết xuất, các báo cáo ghi nhận và các thông tin lưu trữ trên các tập tin.
Các bước xây dựng lưu đồ hệ thống thông tin kế toán
Bước 1: Hiểu và mô tả quá trình thu nhận và xử lý thông tin theo phương thức xử lý bằng máy tính của hệ thống thông tin kế toán.
Bước 2: Tổ chức lưu đồ hệ thống.
Việc tổ chức lưu đồ hệ thống yêu cầu phải thực hiện một số nội dung cơ bản như sau:
– Sử dụng các biểu tượng/hình vẽ để mô tả trình tự xử lý của hệ thống
– Mô tả và đặt tên đầy đủ cho các thành phần trong lưu đồ hệ thống theo trình tự xử lý như sau:
- Thành phần đầu vào: Thành phần này thường là các chứng từ kế toán, các báo cáo tổng hợp…
- Nhập liệu: Là hoạt động cập nhật dữ liệu đầu vào từ các chứng từ vào hệ thống máy tính.
- Thành phần đầu ra: Thành phần đầu ra thường là các chứng từ, báo cáo mới được kết xuất ra từ hệ thống máy tính và các báo cáo…
- Thành phần lưu trữ: Hình thức lưu trữ được phản ánh trong lưu đồ hệ thống thường là các tập tin lưu trữ trên máy.
– Các thành phần này được sắp xếp từ trên xuống dưới và từ trái qua phải, đối với mỗi biểu tượng/hình vẽ phản ánh hoạt động xử lý thì phải được kẹp giữa biểu tượng đầu vào và biểu tượng đầu ra. Lưu đồ hệ thống cần được đặt tên, đánh số đầy đủ và có thể sử dụng một số các chương trình hỗ trợ đồ họa lưu đồ hệ thống
Các biểu tượng cơ bản trong thiết kế lưu đồ hệ thống thông tin kế toán:
Trên đây là những thông tin mà chúng tôi mang đến cho các bạn về bài tập lưu đồ hệ thống thông tin kế toán có lời giải, nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ với chúng tôi. Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
