Trong lĩnh vực kế toán, tài khoản 421 đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp, việc quản lý tài khoản này cần tuân thủ những nguyên tắc cụ thể để tuân thủ quy định pháp luật. ACC sẽ hướng dẫn tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1. Tài khoản 421 là gì?
Tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là tài khoản trong hệ thống kế toán được sử dụng để phản ánh lợi nhuận của doanh nghiệp sau khi đã tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng chưa được phân phối cho các mục đích khác như chia cổ tức, trích lập các quỹ dự phòng, hay đầu tư mở rộng.
2. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 421 trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
Theo quy định tại khoản 1 Điều 55 Thông tư 133/2016/TT-BTC, các nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối) đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định như sau:
– Tài khoản 421 được sử dụng để ghi nhận kết quả kinh doanh sau khi đã tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cùng với việc phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp.
– Việc phân phối lợi nhuận phải rõ ràng và tuân theo chính sách tài chính hiện hành của doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh theo từng năm tài chính, đồng thời theo dõi chi tiết các nội dung phân chia lợi nhuận như trích lập các quỹ, bổ sung vốn đầu tư của chủ sở hữu, chia cổ tức và lợi nhuận cho các cổ đông hoặc nhà đầu tư.
– Khi có sự thay đổi chính sách kế toán hoặc điều chỉnh các sai sót trọng yếu của các năm trước, cần điều chỉnh số dư đầu năm của tài khoản 4211 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước” trong sổ kế toán và số liệu trên Báo cáo tình hình tài chính.
– Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc các khoản mục phi tiền tệ trong lợi nhuận chưa phân phối có thể ảnh hưởng đến luồng tiền và khả năng chi trả cổ tức, như các khoản lãi từ đánh giá lại tài sản hoặc công cụ tài chính.
– Đối với hợp đồng hợp tác kinh doanh, doanh nghiệp cần theo dõi riêng kết quả của hợp đồng để phân phối lợi nhuận hoặc chia lỗ. Doanh nghiệp nộp và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp thay các bên trong hợp đồng chỉ ghi nhận phần lợi nhuận tương ứng với phần của mình, không phản ánh toàn bộ kết quả hợp đồng trừ khi có quyền kiểm soát.
– Về cổ tức ưu đãi: Nếu cổ phiếu ưu đãi được phân loại là nợ phải trả, thì cổ tức ưu đãi không được ghi nhận từ lợi nhuận chưa phân phối. Nếu cổ phiếu ưu đãi thuộc vốn chủ sở hữu, cổ tức ưu đãi được ghi nhận giống như cổ tức của cổ phiếu phổ thông.
– Doanh nghiệp cần theo dõi lỗ tính thuế và lỗ không tính thuế. Lỗ tính thuế là lỗ từ các chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong khi lỗ không tính thuế từ các chi phí không được trừ. Khi chuyển lỗ theo quy định pháp luật, doanh nghiệp chỉ có thể chuyển lỗ tính thuế để giảm trừ số thuế phải nộp trong tương lai.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 421
Theo khoản 2 Điều 74 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh đối với tài khoản 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối) được quy định như sau:
Bên Nợ:
- Số lỗ từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trích lập các quỹ của doanh nghiệp.
- Chia cổ tức, lợi nhuận cho các chủ sở hữu.
- Bổ sung vốn đầu tư của chủ sở hữu.
Bên Có:
- Số lợi nhuận thực tế từ hoạt động kinh doanh trong kỳ.
- Số lỗ của cấp dưới được cấp trên bù đắp.
- Xử lý các khoản lỗ về hoạt động kinh doanh.
Tài khoản 421 có thể có số dư bên Nợ hoặc bên Có:
- Số dư bên Nợ: Số lỗ hoạt động kinh doanh chưa được xử lý.
- Số dư bên Có: Số lợi nhuận sau thuế chưa phân phối hoặc chưa sử dụng.
Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 4211 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước): Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của các năm trước. Cũng dùng để phản ánh các điều chỉnh tăng hoặc giảm số dư đầu năm do thay đổi chính sách kế toán hoặc điều chỉnh sai sót trọng yếu từ năm trước.
- Vào đầu năm sau, kế toán kết chuyển số dư từ tài khoản 4212 sang tài khoản 4211.
- Tài khoản 4212 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay): Phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ của năm hiện tại.
4. Một số giao dịch liên quan đến tài khoản 421
Kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh cuối kỳ kế toán:
– Trường hợp lãi:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (4212)
– Trường hợp lỗ:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (4212)
- Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Khi có quyết định hoặc thông báo trả cổ tức, lợi nhuận chia cho các chủ sở hữu:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
Khi trả tiền cổ tức, lợi nhuận:
- Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
- Có các TK 111, 112, … (số tiền thực trả)
Trả cổ tức bằng cổ phiếu (phát hành thêm cổ phiếu từ nguồn lợi nhuận chưa phân phối):
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu (mệnh giá)
- Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (chênh lệch giữa giá phát hành và mệnh giá) (nếu có)
Bổ sung vốn đầu tư của chủ sở hữu từ lợi nhuận hoạt động kinh doanh (cho các doanh nghiệp không phải công ty cổ phần):
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu
Trích quỹ từ kết quả hoạt động kinh doanh (phần lợi nhuận để lại của doanh nghiệp):
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển
- Có TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534)
Đầu năm tài chính, kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm nay sang năm trước:
– Trường hợp TK 4212 có số dư Có (lãi):
- Nợ TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
- Có TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
– Trường hợp TK 4212 có số dư Nợ (lỗ):
- Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
- Có TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
Kế toán xử lý lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trước khi chuyển doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành công ty cổ phần:
– Kế toán xử lý các khoản nợ phải trả trước khi chuyển thành công ty cổ phần:
+ Khi xóa nợ lãi vay ngân hàng:
- Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (lãi vay được xóa)
- Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (phần lãi vay đã hạch toán vào chi phí các kỳ trước)
- Có TK 635 – Chi phí tài chính (phần lãi vay hạch toán vào chi phí tài chính trong kỳ)
– Kế toán khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm chuyển thành công ty cổ phần so với giá trị xác định:
+ Trường hợp giá trị thực tế phần vốn Nhà nước lớn hơn giá trị xác định:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 3385 – Phải trả về cổ phần hoá
+ Trường hợp giá trị thực tế phần vốn Nhà nước nhỏ hơn giá trị xác định:
- Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
- Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
+ Trường hợp chênh lệch giảm do nguyên nhân bất khả kháng và đã được cơ quan có thẩm quyền xem xét:
- Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hóa
- Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Kế toán chuyển lợi nhuận sau thuế chưa phân phối thành vốn đầu tư của chủ sở hữu khi chuyển sang công ty cổ phần:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
5. Sơ đồ chữ T tài khoản 421 theo TT 133
Dưới đây là sơ đồ chữ T cho tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, được sử dụng để phản ánh kết quả kinh doanh và tình hình phân chia lợi nhuận của doanh nghiệp:
Sơ đồ chữ T tài khoản 421 theo TT 133
Qua bài viết “Hướng dẫn tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC thì có thể thấy tài khoản 421 là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Việc nắm vững nguyên tắc kế toán và cách hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ pháp luật.
