Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý quỹ khen thưởng và phúc lợi, dẫn đến việc sử dụng quỹ không hiệu quả. Tình trạng này ảnh hưởng đến sự minh bạch trong báo cáo tài chính. Bài viết của ACC sẽ hướng dẫn tài khoản 353 nhằm giúp doanh nghiệp nắm vững quy định và cải thiện việc quản lý quỹ này.
1. Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi là gì?
Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi được sử dụng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp để ghi nhận các khoản quỹ mà doanh nghiệp trích lập từ lợi nhuận sau thuế để chi cho các hoạt động khen thưởng và phúc lợi cho nhân viên.
2. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Dựa trên quy định tại khoản 1 Điều 63 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi) được hướng dẫn như sau:
– Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận số dư hiện tại, cũng như tình hình biến động tăng, giảm của quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng dành cho ban quản lý doanh nghiệp.
– Quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi được trích lập từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho các hoạt động khen thưởng, khuyến khích vật chất và đáp ứng các nhu cầu phúc lợi xã hội, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
– Việc trích lập và sử dụng các quỹ khen thưởng, phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định tài chính hiện hành.
– Các quỹ khen thưởng, phúc lợi, và quỹ thưởng ban quản lý điều hành phải được ghi nhận chi tiết theo từng loại quỹ riêng biệt.
– Đối với tài sản cố định được mua sắm bằng quỹ phúc lợi và sau khi hoàn thành được đưa vào sản xuất kinh doanh, kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định, đồng thời ghi tăng Vốn đầu tư của chủ sở hữu và giảm trừ quỹ phúc lợi.
– Đối với tài sản cố định được đầu tư, mua sắm từ quỹ phúc lợi và sau khi hoàn thành được sử dụng cho các nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định. đồng thời chuyển từ Quỹ phúc lợi (tài khoản 3532) sang Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (tài khoản 3533).
Đối với những tài sản cố định trên, hàng tháng sẽ không trích khấu hao vào chi phí mà vào cuối niên độ kế toán sẽ tính hao mòn tài sản cố định một lần trong năm để ghi giảm Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định.
3. Nội dung phản ánh và kết cấu của tài khoản 353
Theo khoản 2 Điều 63 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi) được quy định như sau:
– Bên Nợ:
- Các khoản chi tiêu từ quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, và quỹ thưởng dành cho ban quản lý điều hành doanh nghiệp;
- Giảm trừ quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định khi tính hao mòn tài sản cố định, hoặc khi nhượng bán, thanh lý, hoặc phát hiện thiếu tài sản cố định trong quá trình kiểm kê;
- Đầu tư hoặc mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi khi tài sản hoàn thành phục vụ cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi;
- Phân bổ quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới.
– Bên Có:
- Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được cấp từ cấp trên;
- Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định tăng lên do đầu tư, mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi và hoàn thành đưa vào sử dụng cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc phục vụ nhu cầu văn hóa, phúc lợi.
– Số dư bên Có: Số dư còn lại của quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.
-Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi, được chia thành 4 tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Ghi nhận số dư hiện tại, tình hình trích lập và chi tiêu từ quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Ghi nhận số dư hiện tại, tình hình trích lập và sử dụng quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định: Ghi nhận số dư hiện tại, tình hình tăng, giảm của quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định.
- Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành: Ghi nhận số dư hiện tại, tình hình trích lập và chi tiêu từ quỹ thưởng ban quản lý điều hành doanh nghiệp.
4. Phương pháp kế toán các giao dịch chủ yếu của tài khoản 353
Theo quy định tại khoản 3 Điều 63 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu được hướng dẫn như sau:
Ghi nhận tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi trong năm:
- Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
Ghi nhận khi xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích bổ sung cuối năm:
- Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
Ghi nhận tiền thưởng phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).
- Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
Ghi nhận quỹ phúc lợi chi cho trợ cấp khó khăn, nghỉ mát, và hoạt động văn hóa, văn nghệ của người lao động:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).
- Có các tài khoản 111, 112.
Ghi nhận khi bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
– Khi bán sản phẩm hoặc hàng hóa bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán ghi nhận doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp như sau:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá trị thanh toán).
- Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
Ghi nhận khi cấp trên cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
- Có các tài khoản 111, 112.
Ghi nhận quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp từ đơn vị cấp trên:
- Nợ các tài khoản 111, 112,…
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).
Ghi nhận quỹ phúc lợi dùng để ủng hộ vùng thiên tai, hỏa hoạn, từ thiện:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).
- Có các tài khoản 111, 112.
Ghi nhận đầu tư, mua sắm tài sản cố định hoàn thành bằng quỹ phúc lợi đưa vào sử dụng cho mục đích văn hóa, phúc lợi:
- Nợ tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có các tài khoản 111, 112, 241, 331,…
Đồng thời ghi:
- Nợ tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi.
- Có tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định.
Ghi nhận hao mòn tài sản cố định đầu tư bằng quỹ phúc lợi, sử dụng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi:
- Nợ tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định.
- Có tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định.
Khi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi:
– Ghi giảm tài sản cố định nhượng bán, thanh lý:
- Nợ tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (giá trị còn lại).
- Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn).
- Có tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
– Phản ánh các khoản thu, chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định:
+ Đối với các khoản chi:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có các tài khoản 111, 112, 334,…
+ Đối với các khoản thu:
- Nợ các tài khoản 111, 112.
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).
- Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Kế toán chuyển giao tài sản là các công trình phúc lợi:
– Trường hợp chuyển giao nhà ở đầu tư bằng quỹ phúc lợi cho cơ quan nhà đất địa phương quản lý:
- Nợ tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (giá trị còn lại).
- Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn).
- Có tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
Ghi nhận khi chủ sở hữu quyết định thưởng cho Ban quản lý từ Quỹ thưởng:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3534).
- Có các tài khoản 111, 112…
Ghi nhận khi công ty phát hành cổ phiếu thưởng từ quỹ khen thưởng để tăng vốn chủ sở hữu:
- Nợ tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng.
- Nợ tài khoản 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (nếu giá bán thấp hơn mệnh giá).
- Có tài khoản 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu.
- Có tài khoản 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (nếu giá bán cao hơn mệnh giá).
Kế toán xử lý số dư quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi trước khi xác định giá trị doanh nghiệp khi cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước:
– Khi chuyển số dư quỹ khen thưởng và phúc lợi chia cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên của doanh nghiệp tại thời điểm cổ phần hóa, kế toán ghi:
- Nợ tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).
- Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
– Khi chi tiền từ quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động, kế toán ghi:
- Nợ tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
- Có các tài khoản 111, 112.
– Trường hợp doanh nghiệp đã chi vượt quỹ khen thưởng, phúc lợi (tài khoản 353 có số dư Nợ), kế toán xử lý như sau:
+ Đối với khoản đã chi trực tiếp cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên tại thời điểm có quyết định cổ phần hóa và phải thu hồi trước khi bán cổ phần ưu đãi, kế toán ghi:
- Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác.
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).
+ Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ việc trước thời điểm quyết định cổ phần hóa và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, kế toán ghi:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 334 (đối với phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường).
- Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
Việc thực hiện hạch toán đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong quản lý tài sản mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định của cơ quan quản lý thuế. Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hi vọng rằng thông qua bài viết “Hướng dẫn tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi” sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách kế toán tài khoản này.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN