Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá về tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi. Đây là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, nơi mà tiền được dành ra để thưởng cho thành viên của tổ chức, cũng như để đảm bảo phúc lợi cho họ. Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng tìm hiểu về cách quỹ này hoạt động và cách quản lý tài khoản này có thể đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì động viên và sự hài lòng của nhân viên.
1. Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi là gì?
Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi là một phần quan trọng trong hệ thống tài khoản của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là một tài khoản được sử dụng để quản lý và theo dõi các khoản tiền được dành ra để thưởng khen, khích lệ và đảm bảo phúc lợi cho nhân viên và thành viên trong tổ chức.
1.1. Quỹ Khen Thưởng
Quỹ khen thưởng là một phần của tài khoản 353, và nó thường được sử dụng để tạo động viên và đánh giá công việc của nhân viên. Các khoản tiền từ quỹ này thường được sử dụng để thưởng cho những thành tích xuất sắc, đóng góp tích cực và thành viên làm việc hiệu quả. Điều này giúp tạo sự động viên và khích lệ nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
1.2. Quỹ Phúc Lợi
Quỹ phúc lợi trong tài khoản 353 là một phần quan trọng để đảm bảo phúc lợi và chăm sóc cho nhân viên và thành viên của tổ chức. Các khoản tiền từ quỹ này thường được sử dụng để cung cấp các lợi ích như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, hỗ trợ y tế, lương hưu, và nhiều chế độ phúc lợi khác. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên có môi trường làm việc an toàn và những lợi ích cần thiết để duy trì sức khỏe và sự hài lòng trong công việc.
Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi không chỉ giúp tổ chức thúc đẩy động viên và hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn đảm bảo rằng họ được chăm sóc và có các phúc lợi xã hội cần thiết. Quản lý tài khoản này một cách hiệu quả là một phần quan trọng của việc quản lý tài chính tổ chức hoặc doanh nghiệp một cách bền vững và đảm bảo sự phát triển và thành công của toàn bộ tổ chức.
2. Nguyên Tắc Kế Toán của Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Luật kế toán năm 2015, tài khoản 353 là nơi phản ánh tình hình của quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty của doanh nghiệp. Quỹ này được tạo ra từ lợi nhuận sau thuế TNDN của doanh nghiệp để thúc đẩy khen thưởng, khuyến khích lợi ích vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng và cải thiện cuộc sống của người lao động.
Việc quản lý và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty phải tuân thủ chính sách tài chính hiện hành.
Mỗi loại quỹ, như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty, phải được hạch toán chi tiết.
Đối với Tài sản cố định đầu tư hoặc mua sắm bằng quỹ phúc lợi, sau khi hoàn thành và đưa vào sử dụng trong sản xuất và kinh doanh, sẽ được ghi tăng vào Vốn đầu tư của chủ sở hữu và giảm quỹ phúc lợi.
Đối với Tài sản cố định đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi và được sử dụng cho mục đích văn hóa, phúc lợi, sẽ được chuyển từ Quỹ phúc lợi (TK 3532) sang Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định (TK 3533). Các tài sản này không trích khấu hao hàng tháng, mà sẽ tính hao mòn một lần trong năm kế toán để giảm giá trị của Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định.
3. Nội Dung Phản Ánh Của Tài Khoản 353
Bên Nợ
- Các khoản chi tiêu từ quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
- Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định khi tính hao mòn Tài sản cố định hoặc do nhượng bán, thanh lý hoặc phát hiện thiếu khi kiểm kê Tài sản cố định.
- Đầu tư hoặc mua sắm Tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi để phục vụ nhu cầu văn hóa và phúc lợi.
- Cấp quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi cho cấp dưới.
Bên Có
- Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty từ lợi nhuận sau thuế TNDN.
- Cấp quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi cho cấp trên.
- Tăng giá trị của quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định thông qua đầu tư hoặc mua sắm Tài sản cố định hoàn thành đưa vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động văn hóa và phúc lợi.
Số dư ở phía Bên Có thể là số quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi hiện có của doanh nghiệp.
- Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có và tình hình trích lập và chi tiêu của quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có và tình hình trích lập và chi tiêu của quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm của quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Phản ánh số hiện có và tình hình trích lập và chi tiêu của Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC
4. Phương Pháp Kế Toán Các Giao Dịch Chủ Yếu
a) Trong năm, khi tạm trích quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3531, 3532, 3534).
b) Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi được trích thêm:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3531, 3532, 3534).
c) Khi phải trả tiền thưởng cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3531).
- Có TK 334 – Phải trả cho người lao động.
d) Khi sử dụng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho hoạt động văn hóa và văn nghệ:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3532).
- Có các TK 111, 112.
đ) Khi bán sản phẩm và hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng và phúc lợi:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (tổng giá trị thanh toán).
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
e) Khi cấp trên cấp quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi cho đơn vị cấp dưới:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3531, 3532, 3534).
- Có các TK 111, 112.
g) Khi quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi bị chuyển từ cấp trên cấp xuống:
- Nợ các TK 111, 112,…
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3531, 3532).
h) Khi sử dụng quỹ phúc lợi để ủng hộ các vùng thiên tai, hỏa hoạn hoặc chi từ thiện:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3532).
- Có các TK 111, 112.
i) Khi đầu tư hoặc mua sắm Tài sản cố định hoàn thành bằng quỹ phúc lợi và sử dụng cho mục đích văn hóa và phúc lợi của doanh nghiệp:
- Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ).
- Có các TK 111, 112, 241, 331,…
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, thì giá trị nguyên giá của Tài sản cố định sẽ bao gồm cả thuế GTGT. Đồng thời, ghi:
- Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
- Có TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định.
k) Định kỳ, tính hao mòn Tài sản cố định đầu tư hoặc mua sắm bằng quỹ phúc lợi, sử dụng cho nhu cầu văn hóa và phúc lợi của doanh nghiệp:
- Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định
- Có TK 214 – Hao mòn Tài sản cố định.
l) Khi nhượng bán hoặc thanh lý Tài sản cố định đầu tư hoặc mua sắm bằng quỹ phúc lợi, và sử dụng cho hoạt động văn hóa và phúc lợi:
Ghi giảm Tài sản cố định nhượng bán hoặc thanh lý:
- Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định (giá trị còn lại).
- Nợ TK 214 – Hao mòn Tài sản cố định (giá trị hao mòn).
- Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
Phản ánh các khoản thu và chi liên quan đến nhượng bán hoặc thanh lý Tài sản cố định:
Đối với các khoản chi, ghi:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3532).
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ).
- Có các TK 111, 112, 334,…
Đối với các khoản thu, ghi:
- Nợ các TK 111, 112.
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3532).
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
m) Khi chuyển giao Tài sản cố định là các công trình phúc lợi, ví dụ, nhà ở cán bộ và công nhân viên đầu tư bằng nguồn Quỹ phúc lợi của doanh nghiệp cho cơ quan nhà đất địa phương để quản lý:
- Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định (giá trị còn lại).
- Nợ TK 214 – Hao mòn Tài sản cố định (giá trị hao mòn).
- Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
n) Trường hợp Hội đồng quản trị hoặc Ban giám đốc quyết định thưởng cho các thành viên từ Quỹ thưởng ban quản lý và điều hành công ty:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3534).
- Có các TK 111, 112…
o) Trường hợp công ty cổ phần phát hành cổ phiếu thưởng từ Quỹ khen thưởng để tăng vốn đầu tư của cổ đông:
- Nợ TK 3531 – Quỹ khen thưởng
- Nợ TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (giá bán thấp hơn mệnh giá).
- Có TK 4111 – Vốn góp của cổ đông
- Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (giá bán cao hơn mệnh giá).
p) Khi xử lý số dư Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi trước khi xác định giá trị doanh nghiệp trong trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp vốn nhà nước 100%:
Khi chuyển số dư Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên của doanh nghiệp tại thời điểm cổ phần hóa:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3531, 3532).
- Có TK 334 – Phải trả cho người lao động.
Khi chi tiền từ Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi cho người lao động:
- Nợ TK 334 – Phải trả cho người lao động
- Có các TK 111, 112.
Trường hợp doanh nghiệp đã chi quá số dư của Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (tài khoản 353 có số dư Nợ), thì xử lý như sau:
Đối với các khoản đã chi trực tiếp cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên của doanh nghiệp tại thời điểm cổ phần hóa và cần thu hồi trước khi bán cổ phần ưu đãi:
- Nợ TK 138 – Phải thu khác
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi (3531, 3532).
Đối với các khoản xuất toán và chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc hoặc thôi việc trước khi quyết định cổ phần hóa và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi:
- Nợ các TK 111, 112, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi.
5. Kết Luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi theo các nguyên tắc và quy định hiện hành. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về kế toán tài sản của doanh nghiệp, việc hạch toán quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi là rất quan trọng.
Việc thực hiện hạch toán đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong quản lý tài sản mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định của cơ quan quản lý thuế. Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách kế toán tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi.
