Hướng dẫn tài khoản 131 (phải thu khách hàng) theo thông tư 200

1. Tài khoản 131 (phải thu khách hàng) là gì?

Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng là tài khoản kế toán dùng để theo dõi các khoản tiền mà doanh nghiệp còn phải thu từ khách hàng đối với hàng hóa, dịch vụ đã bán nhưng chưa nhận được tiền thanh toán. Tài khoản này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ và duy trì dòng tiền, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

2. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 131 theo thông tư 200

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 131 (tài khoản phải thu của khách hàng) cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

– Tài khoản 131 dùng để ghi nhận các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng đối với việc bán sản phẩm, bất động sản đầu tư, hàng hóa, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, và dịch vụ cung cấp. 

– Tài khoản này cũng phản ánh các khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng cơ bản. Tuy nhiên, tài khoản này không dùng để ghi nhận các khoản thu tiền ngay.

– Để đảm bảo chính xác, các khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung cụ thể, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc dưới 12 tháng từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép từng lần thanh toán. 

– Đối tượng phải thu bao gồm khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp như mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, và các khoản đầu tư tài chính.

– Đối với bên giao ủy thác xuất khẩu, tài khoản 131 ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác về tiền bán hàng xuất khẩu, tương tự như các giao dịch bán hàng hay cung cấp dịch vụ thông thường.

– Trong việc quản lý tài khoản 131, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành các loại nợ có thể thu hồi đúng hạn, nợ khó đòi, và nợ không thể thu hồi. Điều này giúp doanh nghiệp xác định trích lập dự phòng cho nợ khó đòi hoặc lên kế hoạch xử lý nợ không thể thu hồi. 

– Nợ khó đòi đã trích lập dự phòng nếu sau đó thu hồi được, sẽ được ghi nhận vào thu nhập khác. Nếu sản phẩm, hàng hóa, hoặc dịch vụ không đúng thỏa thuận, khách hàng có quyền yêu cầu giảm giá hoặc hoàn trả.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 131 (phải thu của khách hàng)

Bên Nợ:

– Số tiền doanh nghiệp phải thu từ khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán các sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, dịch vụ, và các khoản đầu tư tài chính.

– Số tiền thừa cần hoàn trả lại cho khách hàng.

– Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng bằng ngoại tệ nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán.

Bên Có:

– Số tiền mà khách hàng đã thanh toán hết cho doanh nghiệp.

– Số tiền doanh nghiệp đã nhận ứng trước hoặc trả trước từ khách hàng.

– Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng.

– Doanh thu của số hàng đã bán bị hoàn trả bởi người mua, có hoặc không có thuế GTGT.

– Số tiền chiết khấu thanh toán (CKTT) và chiết khấu thương mại (CKTM) mà doanh nghiệp cấp cho người mua.

– Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng bằng ngoại tệ nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán.

Bên dư bên Nợ:

– Số tiền mà doanh nghiệp còn phải thu từ khách hàng.

– Tài khoản 131 có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận trước hoặc số tiền thu vượt quá số phải thu của khách hàng. 

– Số dư bên Có phải được ghi nhận chi tiết theo từng đối tượng phải thu khi lập Báo cáo tình hình tài chính, ảnh hưởng đến cả hai chỉ tiêu “Tài sản” và “Nguồn vốn.”

4. Phương pháp hạch toán tài khoản 131

4.1. Ghi nhận doanh thu khi bán hàng và cung cấp dịch vụ

– Đối với các loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư chịu thuế:

Kế toán ghi nhận doanh thu và thuế phải nộp khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Doanh thu được phản ánh theo giá bán chưa bao gồm thuế, và các khoản thuế gián thu được tách riêng:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng) – Tổng giá thanh toán
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) – Giá chưa có thuế
• Có TK 533 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước) – Thuế GTGT và các thuế khác

– Trường hợp không thể tách ngay được các khoản thuế:

Kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế và điều chỉnh giảm doanh thu:

• Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Có TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước)

4.2. Kế toán hàng bán bị hoàn trả

Khi khách hàng hoàn trả hàng, kế toán cần ghi giảm doanh thu và thuế đã ghi nhận:

• Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) – Giá bán chưa có thuế
• Nợ TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước) – Số thuế GTGT phải trả lại
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

4.3. Kế toán chiết khấu thương mại (CKTM) và giảm giá hàng bán

Nếu chiết khấu hoặc giảm giá đã ghi trên hóa đơn: Doanh thu phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu và giảm giá (doanh thu thuần).

Nếu chiết khấu hoặc giảm giá chưa được xác định thì ghi nhận doanh thu theo giá chưa trừ chiết khấu. Sau đó điều chỉnh doanh thu khi xác định số chiết khấu hoặc giảm giá:

• Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Nợ TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước) – Số thuế của hàng giảm giá, CKTM
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng) – Tổng số tiền giảm giá

4.4. Kế toán chiết khấu thanh toán (CKTT)

Khi doanh nghiệp trả chiết khấu thanh toán cho người mua:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt)
• Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Nợ TK 635 (Chi phí tài chính) – Số tiền chiết khấu thanh toán
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

4.5. Nhận tiền từ khách hàng

Khi nhận tiền từ khách hàng hoặc tiền ứng trước theo hợp đồng:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) – Nếu có tiền lãi

4.6. Kế toán các khoản phải thu từ hợp đồng xây dựng

– Thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)

– Khoản tiền thưởng:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)

– Khoản bồi thường:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)

– Nhận tiền thanh toán hoặc ứng trước:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

4.7. Thanh toán bằng hàng hóa

Khi khách hàng thanh toán bằng hàng hóa (hàng đổi hàng):

• Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)
• Nợ TK 153 (Công cụ, dụng cụ)
• Nợ TK 156 (Hàng hóa)
• Nợ TK 611 (Mua hàng)
• Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

4.8. Xóa sổ nợ khó đòi

Khi khoản nợ không thể thu được và phải xóa sổ:

• Nợ TK 229 (Dự phòng tổn thất tài sản) – Số đã lập dự phòng
• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) – Số chưa lập dự phòng
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

4.9. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác xuất nhập khẩu

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)

4.10. Đánh giá số dư nợ phải thu bằng ngoại tệ

Khi lập báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá thực tế:

– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái)

– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm:

• Nợ TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái)
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

4.11. Nhận tiền ứng trước bằng ngoại tệ

Khi nhận tiền ứng trước bằng ngoại tệ:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

Khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) hoặc TK 711 (Doanh thu hoạt động tài chính)

4.12. Thu nợ bằng ngoại tệ

Khi thu nợ bằng ngoại tệ:

– Nếu sử dụng tỷ giá ghi sổ:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Nợ TK 635 (Chi phí tài chính) – Lỗ tỷ giá hối đoái
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng) – Tỷ giá ghi sổ
• Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) – Lãi tỷ giá hối đoái

– Nếu sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

4.13. Đánh giá số dư nợ phải thu cuối kỳ

Khi lập báo cáo tài chính, đánh giá số dư nợ phải thu bằng ngoại tệ:

– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng:

• Nợ TK 131 (Phải thu của khách hàng)
• Có TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái)

– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm:

• Nợ TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái)
• Có TK 131 (Phải thu của khách hàng)

5. Sơ đồ chữ t tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

Dưới đây là sơ đồ chữ T tài khoản 131 – Phải thu khách hàng, giúp bạn dễ dàng theo dõi các giao dịch và điều chỉnh số dư của tài khoản này. Sơ đồ này cung cấp cái nhìn tổng quan về các bút toán ghi nợ và có:

5.1. Sơ đồ kế toán tài khoản 131 theo thông tư 133

5.2. Sơ đồ kế toán tài khoản 131 theo Thông tư 200