Hướng dẫn hạch toán hoàn thuế tncn theo quy định

Hoàn thuế TNCN là một thủ tục hành chính nhằm hoàn trả lại số thuế TNCN mà người nộp thuế đã nộp thừa cho Nhà nước. Hạch toán hoàn thuế TNCN là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, cần được thực hiện chính xác và kịp thời. Vậy hạch toán hoàn thuế tncn theo quy định như thế nào ? Hãy để bài viết này của Kế toán kiểm toán ACC giúp bạn hiểu rõ hơn.

1. Nguyên tắc kê khai hoàn thuế thu nhập cá nhân 

Nguyên tắc kê khai hoàn thuế thu nhập cá nhân được quy định tại Điều 14 Thông tư 80/2021/TT-BTC, cụ thể như sau:

Người nộp thuế được hoàn thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;
• Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hồ sơ đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu quy định;
• Bản sao chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo mẫu quy định;
• Các tài liệu chứng minh thuộc trường hợp được hoàn thuế (nếu có).

Hồ sơ đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế phải được nộp cho cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ.

Hồ sơ đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân không thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế phải được nộp cho cơ quan thuế trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người nộp thuế nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân.

Ngoài ra, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm sau khi kê khai hoàn thuế thu nhập cá nhân:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân phải được lập đúng theo mẫu quy định và có đầy đủ các thông tin theo quy định.
• Bản sao chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập đúng theo mẫu quy định và có đầy đủ các thông tin theo quy định.
• Các tài liệu chứng minh thuộc trường hợp được hoàn thuế phải có đầy đủ các thông tin theo quy định và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

Nếu hồ sơ đề nghị hoàn thuế không đầy đủ hoặc không đúng quy định, cơ quan thuế có thể yêu cầu người nộp thuế bổ sung hồ sơ hoặc kiểm tra hồ sơ trước khi hoàn thuế.

2. Các trường hợp hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân 

Các trường hợp hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ theo quy định tại Điều 73 Luật Quản lý thuế năm 2019 và Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế, các trường hợp hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

Hoàn thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế:

Trong trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân và nộp hồ sơ hoàn thuế cho cơ quan thuế.

Khi nhận được hồ sơ hoàn thuế, kế toán của tổ chức trả thu nhập cần thực hiện hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân theo các bước sau:

Hạch toán giảm số thuế thu nhập cá nhân phải nộp:

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có TK 3333 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Hạch toán ghi nhận khoản hoàn thuế thu nhập cá nhân:

• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân

Hoàn thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân tự quyết toán thuế:

Trong trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế, cá nhân có thể nộp hồ sơ hoàn thuế trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.

Khi nhận được hồ sơ hoàn thuế, kế toán của cơ quan thuế cần thực hiện hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân theo các bước sau:

Hạch toán giảm số thuế thu nhập cá nhân phải nộp của cá nhân:

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có TK 3333 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Hạch toán ghi nhận khoản hoàn thuế thu nhập cá nhân:

• Nợ TK 133 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Lưu ý:

• Khi hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần căn cứ vào số thuế thu nhập cá nhân đã nộp trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.
• Nếu hồ sơ hoàn thuế thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau thì kế toán cần hạch toán ghi nhận khoản hoàn thuế thu nhập cá nhân ngay sau khi nhận được hồ sơ.
• Nếu hồ sơ hoàn thuế thuộc diện hoàn thuế sau, kiểm tra trước thì kế toán cần hạch toán ghi nhận khoản hoàn thuế thu nhập cá nhân sau khi cơ quan thuế kiểm tra và chấp nhận hoàn thuế.

3. Hướng dẫn cách hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân 

Tài khoản sử dụng để hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 52 của Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, tài khoản được dùng để hạch toán thuế thu nhập cá nhân là tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân. Tài khoản này phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, đã nộp và phải nộp vào ngân sách của Nhà nước.

Cách hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp doanh nghiệp trả thu nhập được ủy quyền quyết toán thuế cho cá nhân

Khi doanh nghiệp trả thu nhập được ủy quyền quyết toán thuế cho cá nhân, nếu số thuế thu nhập cá nhân phải nộp trên tờ khai quyết toán thuế của doanh nghiệp nhỏ hơn số thuế thu nhập cá nhân đã tạm nộp trong năm tính thuế thì doanh nghiệp được hoàn thuế.

Hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp này như sau:

Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ quyết toán thuế

• Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Nợ TK 3333 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Khi cơ quan thuế ban hành quyết định hoàn thuế

• Có TK 112 – Tiền mặt
• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế

Khi cá nhân tự quyết toán thuế, nếu số thuế thu nhập cá nhân phải nộp trên tờ khai quyết toán thuế nhỏ hơn số thuế thu nhập cá nhân đã tạm nộp trong năm tính thuế thì cá nhân được hoàn thuế.

Hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp này như sau:

Khi cá nhân nộp hồ sơ quyết toán thuế

• Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Nợ TK 3333 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Khi cơ quan thuế ban hành quyết định hoàn thuế

• Có TK 112 – Tiền mặt
• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân

Một số lưu ý khi hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân

• Khi hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần căn cứ vào quyết định hoàn thuế của cơ quan thuế để xác định số thuế được hoàn.
• Khi hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần lưu ý thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế.
• Khi hạch toán hoàn thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần lưu giữ quyết định hoàn thuế để làm căn cứ đối chiếu nếu có phát sinh tranh chấp.

4. Hướng dẫn hạch toán thuế TNCN sau quyết toán

Dựa trên kết quả tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, kế toán của mỗi tổ chức và doanh nghiệp cần xác định hai trường hợp sau để hạch toán chính xác thuế TNCN của người lao động sau khi quyết toán.

4.1 Hạch toán thuế TNCN nộp thiếu sau quyết toán

Khi phát sinh tình trạng nộp thiếu thuế TNCN của người lao động, tổ chức và doanh nghiệp phải bổ sung số tiền tại chỉ tiêu 45 – Tổng số thuế TNCN còn phải nộp cho ngân sách nhà nước. Quy trình hạch toán như sau:

• Bút toán 1: Khấu trừ thêm tiền từ cá nhân nộp thiếu
  • Nợ TK 111, 112, 334, 138…
  • Có TK 3335 – Tổng số thuế TNCN còn phải nộp cho ngân sách nhà nước.
• Bút toán 2: Nộp số tiền còn thiếu vào ngân sách nhà nước
  • Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
  • Có TK 111, 112 – Số tiền đã nộp.

4.2 Hạch toán thuế TNCN nộp thừa sau quyết toán

Trong trường hợp nộp thừa thuế TNCN, kế toán ghi nhận số tiền phát sinh tại chỉ tiêu 46 – Tổng thuế TNCN đã nộp thừa. Có thể xử lý bằng cách bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế TNCN. Cách hạch toán cụ thể như sau:

• Ghi nhận số tiền nộp thừa:
  • Nợ TK 3335 – Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa.
  • Có TK 138 – Khi bù trừ sang kỳ sau.
  • Có TK 338 – Khi làm thủ tục hoàn thuế.

Xử lý từng trường hợp cụ thể:

• Bù trừ vào kỳ sau:
  • Sau khi xác nhận số tiền đã nộp thừa, doanh nghiệp sẽ bù trừ khoản này cho người lao động qua TK 138.
• Thực hiện hoàn thuế:
  • Khi kế toán nhận được tiền hoàn từ cơ quan thuế:
    • Nợ TK 112 – Số tiền hoàn.
    • Có TK 3335.
  • Khi hoàn trả số tiền cho người nộp thuế:
    • Nợ TK 338 – Chi tiết từng cá nhân.
    • Có TK 111, 112.

5. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN là bao lâu?

Trả lời: Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN thường được quy định cụ thể trong thông tư hướng dẫn. Thông thường, nhân viên có thể nộp hồ sơ hoàn thuế trong vòng 03 năm kể từ cuối năm phát sinh thu nhập.

Nếu hồ sơ hoàn thuế bị thiếu hoặc sai sót, phải làm thế nào?

Trả lời: Nếu hồ sơ bị thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người nộp thuế để bổ sung hoặc sửa chữa. Người nộp thuế cần thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thuế trong thời hạn quy định.

Làm thế nào để theo dõi tiến độ hồ sơ hoàn thuế?

Trả lời: Để theo dõi tiến độ hồ sơ hoàn thuế, người nộp thuế có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế nơi mình đã nộp hồ sơ hoặc truy cập vào các cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để tra cứu.