Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế có thể phát hiện ra các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Các khoản chi phí này sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp. Vậy cách hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế như thế nào ? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề.
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế
1. Các khoản chi phí bị loại khi quyết toán thuế
Theo khoản 2, Điều 9 của Luật Thuế TNDN 2008, các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm:
- Khoản chi không đáp ứng điều kiện trừ: Trừ giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và bất khả kháng không được bồi thường.
- Tiền phạt hành chính: Các khoản phạt do vi phạm pháp luật.
- Chi được bù đắp từ nguồn khác: Chi phí đã được bù đắp bằng các nguồn kinh phí khác.
- Chi vượt mức phân bổ: Phần chi quản lý kinh doanh phân bổ từ doanh nghiệp nước ngoài vượt mức quy định.
- Chi vượt mức dự phòng: Chi phí trích lập dự phòng vượt mức quy định.
- Lãi vay vượt mức: Lãi vay vượt 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố.
2. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế
2.1. Khi phát hiện chi phí không được trừ trước khi cơ quan thuế kiểm tra
Kế toán cần tổng hợp các khoản chi phí không được trừ vào tờ khai thuế TNDN và ghi vào chỉ tiêu B4 trên Tờ khai 03/TNDN. Lưu ý, không thực hiện bất kỳ bút toán điều chỉnh nào đối với các khoản chi phí này, vì đây là các chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp.
2.2. Khi chi phí không được trừ sau khi quyết toán thuế
Nếu cơ quan thuế phát hiện chi phí không được trừ trong quá trình kiểm tra, kế toán cần thực hiện các bước sau:
- Không điều chỉnh hạch toán: Giữ nguyên hạch toán kế toán của các khoản chi phí không được trừ.
- Điều chỉnh thuế và phạt: Xem xét điều chỉnh số thuế TNDN phải nộp thêm (nếu có) và xử lý phạt chậm nộp thuế theo biên bản kiểm tra thuế.
2.2.1. Chi phí không làm tăng thuế TNDN phải nộp
Nếu chi phí bị loại không làm tăng thuế TNDN, kế toán không cần thực hiện điều chỉnh thêm. Tuy nhiên, số lỗ có thể thay đổi khi kết chuyển sang các năm sau.
2.2.2. Chi phí làm tăng thuế TNDN và bị phạt
Khi chi phí bị loại dẫn đến việc tăng thuế TNDN phải nộp và bị phạt, kế toán cần xem xét mức độ trọng yếu của khoản thuế bổ sung để quyết định điều chỉnh hồi tố hay không:
– Không trọng yếu (Điều chỉnh phi hồi tố): Nếu thuế TNDN tăng không trọng yếu, điều chỉnh phi hồi tố vào báo cáo tài chính của năm hiện tại với bút toán tăng thuế và phạt chậm nộp thuế.
+ Tăng thuế TNDN phải nộp:
- Nợ TK 8211 (Chi phí thuế TNDN hiện hành)
- Có TK 3334 (Thuế thu nhập doanh nghiệp)
+ Phạt chậm nộp thuế TNDN:
- Nợ TK 811 (Chi phí khác)
- Có TK 3339 (Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác)
– Trọng yếu (Điều chỉnh hồi tố): Nếu khoản thuế TNDN bị truy thu được đánh giá là trọng yếu, điều chỉnh hồi tố tất cả các báo cáo tài chính bị ảnh hưởng. Phạt chậm nộp thuế vẫn hạch toán vào chi phí năm hiện tại.
- Điều chỉnh hồi tố chỉ áp dụng cho thuế TNDN, không áp dụng cho phạt chậm nộp.
- Kế toán cần phân biệt rõ giữa tiền thuế TNDN bị truy thu và tiền phạt chậm nộp để xử lý đúng cách
3. Các tài khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế thì nên xử lý ra sao?
Kiểm tra và xác định các tài khoản chi phí không được trừ thuế theo quy định của pháp luật. Đây có thể là các chi phí không phù hợp để tính vào chi phí hợp lý trong quyết toán thuế.
Chuyển các khoản chi phí không được trừ thuế vào các tài khoản hạch toán như “Chi phí không được trừ thuế”, “Chi phí không phù hợp để trừ thuế”, hoặc các tài khoản khác tùy thuộc vào mức độ cụ thể của từng chi phí.
Đối chiếu và kiểm tra các tài khoản chi phí không được trừ để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của quyết toán thuế. Việc này bao gồm cả sự minh bạch và sự chứng thực của các chi phí này trong hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.
Bảo quản các hồ sơ và chứng từ liên quan đến các khoản chi phí không được trừ thuế một cách cẩn thận và đầy đủ để có sẵn khi cơ quan thuế yêu cầu hoặc kiểm tra.
Nếu gặp phải những trường hợp phức tạp hoặc không chắc chắn về việc xử lý các tài khoản chi phí này, nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia kế toán hoặc luật sư có kinh nghiệm để đảm bảo việc hạch toán đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý.
4. Một số câu hỏi liên quan
Nếu chi phí bị loại dẫn đến phải điều chỉnh hồi tố báo cáo tài chính, kế toán cần lưu ý điều gì?
Kế toán cần phân biệt giữa tiền thuế TNDN bị truy thu và tiền phạt chậm nộp. Việc điều chỉnh hồi tố chỉ áp dụng cho tiền thuế truy thu, trong khi phạt chậm nộp phải hạch toán vào chi phí của năm hiện hành. Cần đảm bảo các điều chỉnh hồi tố đúng theo quy định và phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính.
Làm thế nào để kế toán xác định khoản chi phí bị loại là trọng yếu hay không trọng yếu?
Kế toán phải đánh giá “trọng yếu” dựa trên độ lớn và tính chất của khoản chi phí bị loại. Nếu khoản chi phí ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo tài chính và quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo, nó được coi là trọng yếu và cần điều chỉnh hồi tố. Nếu không ảnh hưởng đáng kể, kế toán thực hiện điều chỉnh phi hồi tố vào năm hiện tại.
Doanh nghiệp cần làm gì nếu phát hiện chi phí không được trừ sau khi cơ quan thuế đã kiểm tra?
Doanh nghiệp không cần điều chỉnh hạch toán kế toán của các khoản chi phí bị loại, mà chỉ cần điều chỉnh phần thuế TNDN phải nộp thêm và phạt chậm nộp thuế theo biên bản kiểm tra thuế. Cần lưu ý không hạch toán các chi phí bị loại vào tài khoản chi phí khác để tránh phản ánh sai bản chất chi phí.
