Cách định khoản hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, việc hạch toán hàng bán bị trả lại theo quy định của Thông tư 200 và Thông tư 133 là điều vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn bạn cách định khoản hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133 một cách chi tiết và đúng quy định.

1. Hàng bán bị trả lại là gì?

Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp đã xuất bán cho khách hàng nhưng sau đó bị khách hàng từ chối nhận hoặc gửi trả lại cho doanh nghiệp. Việc trả lại hàng hóa có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân khác nhau và là một tình huống khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh.

Các nguyên nhân phổ biến dẫn đến hàng bán bị trả lại:

• Chất lượng sản phẩm không đảm bảo: Hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, hỏng hóc, trầy xước hoặc không đúng như mô tả ban đầu.
• Sai quy cách, chủng loại: Sản phẩm giao không đúng mẫu mã, kích thước, màu sắc, tính năng theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
• Khách hàng không hài lòng: Sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu sử dụng hoặc không đạt kỳ vọng của khách hàng về chất lượng, kiểu dáng.
• Lý do khách quan khác: Có thể do sai sót trong quá trình giao hàng (giao thiếu, thừa, nhầm hàng), khách hàng thay đổi kế hoạch mua hàng, không còn nhu cầu sử dụng,…

Ý nghĩa của việc xử lý hàng bán bị trả lại:

Việc ghi nhận và xử lý hàng bán bị trả lại giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi chính xác doanh thu và hàng tồn kho.
• Đánh giá đúng tình hình kinh doanh và chất lượng sản phẩm.
• Giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh với khách hàng, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.

2. Cách định khoản hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133

2.1 Định khoản hàng bán bị trả lại theo thông tư 200

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 5212 – “Hàng bán bị trả lại” được dùng để phản ánh doanh thu của các mặt hàng bị khách hàng trả lại trong kỳ kế toán.

Đối với bên bán:

Khi doanh nghiệp thực hiện bán hàng, kế toán viên cần thực hiện bút toán để ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán:

– Ghi nhận doanh thu:

• Nợ các tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải thu khách hàng (TK 1111, 1121, 131)
• Có tài khoản doanh thu bán hàng (TK 5111)
• Có tài khoản thuế (TK 33311, nếu có)

– Ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632)
• Có tài khoản hàng tồn kho (TK 156)

Khi hàng hóa bị trả lại, kế toán viên sẽ thực hiện bút toán để giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán:

– Ghi nhận giảm trừ doanh thu:

• Nợ tài khoản hàng bán bị trả lại (TK 5212)
• Nợ tài khoản thuế (TK 33311, nếu có)
• Có tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải thu khách hàng (TK 111, 112, 131)

– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản hàng tồn kho (TK 156)
• Có tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632)

Cuối kỳ, kế toán viên cần thực hiện bút toán chuyển đổi để kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu:

• Nợ tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511)
• Có tài khoản hàng bán bị trả lại (TK 5212)

Đối với bên mua:

Khi doanh nghiệp nhận hàng mua, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận giá trị hàng mua:

• Nợ tài khoản hàng tồn kho (TK 156, 152, 153, 211)
• Nợ tài khoản thuế (TK 1331, nếu có)
• Có tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp (TK 1111, 1121, 331)

Khi trả lại hàng cho bên bán, kế toán viên ghi nhận giảm giá trị hàng mua:

• Nợ tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp (TK 1111, 1121, 331)
• Có tài khoản hàng tồn kho (TK 156, 152, 153, 211)
• Có tài khoản thuế (TK 1331, nếu có)

2.2 Định khoản hàng bán bị trả lại thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC không còn sử dụng tài khoản 5212 nữa. Thay vào đó, các giao dịch hàng bán bị trả lại được phản ánh trực tiếp trên tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” bằng cách ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).

Đối với bên bán:

Khi hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán viên sẽ ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

– Ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511)
• Nợ tài khoản thuế giá trị gia tăng (TK 3331)
• Có các tài khoản phải thu khách hàng hoặc tiền mặt (TK 131, 111, 112)

– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản hàng tồn kho (TK 156)
• Có tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632)

Đối với bên mua:

Bên mua chỉ cần ghi nhận tăng giá trị hàng mua khi nhận hàng và giảm giá trị hàng mua khi trả lại hàng. Do đó, các bút toán thực hiện sẽ tương tự như hướng dẫn cho bên mua theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

– Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:

• Nợ các tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp (TK 1111, 1121, 331)
• Có các tài khoản hàng tồn kho (TK 156, 152, 153, 211)
• Có tài khoản thuế (TK 1331, nếu có)

>>>> Tham khảo Hướng dẫn định khoản môn nguyên lý kế toán mới nhất

3. Ví dụ về định khoản hàng bán bị trả lại

Ví dụ 1: Công ty A bán một lô hàng cho khách hàng B với giá bán là 100.000.000 VNĐ (đã bao gồm thuế VAT 10%). Sau đó, khách hàng B phát hiện hàng hóa bị lỗi và yêu cầu trả lại.

Khi bán hàng:

• Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): 100.000.000 VNĐ
• Có TK 511 (Doanh thu): 90.909.091 VNĐ
• CóTK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 9.090.909 VNĐ

Khi nhận hàng trả lại:

• Nợ TK 5212 (Doanh thu trả lại): 90.909.091 VNĐ
• Nợ TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra khấu trừ): 9.090.909 VNĐ
• Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 100.000.000 VNĐ

Ví dụ 2: Doanh nghiệp A bán hàng cho khách hàng B với tổng doanh thu 15.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT). Sau đó, khách hàng B trả lại hàng trị giá 3.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT), trong đó VAT là 300.000 VNĐ.

Khi Bán Hàng:

– Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 1111 (Tiền mặt/Ngân hàng): 15.000.000 VNĐ
• Có TK 5111 (Doanh thu bán hàng): 15.000.000 VNĐ
• Có TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra): 1.500.000 VNĐ

– Ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 10.000.000 VNĐ
• Có TK 156 (Hàng tồn kho): 10.000.000 VNĐ

Khi Khách Hàng Trả Lại Hàng:

– Ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ TK 5212 (Hàng bán bị trả lại): 3.000.000 VNĐ
• Nợ TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra): 300.000 VNĐ
• Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 3.300.000 VNĐ

– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 156 (Hàng tồn kho): 2.000.000 VNĐ
• Có TK 632 (Giá vốn hàng bán): 2.000.000 VNĐ

– Kết chuyển doanh thu bị trả lại:

• Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng): 3.000.000 VNĐ
• Có TK 5212 (Hàng bán bị trả lại): 3.000.000 VNĐ

Ví dụ 3: Doanh nghiệp X bán hàng cho khách hàng Y với tổng doanh thu 12.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT). Sau đó, khách hàng Y trả lại hàng trị giá 2.500.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT), trong đó VAT là 250.000 VNĐ.

Khi Bán Hàng:

– Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 1111 (Tiền mặt/Ngân hàng): 12.000.000 VNĐ
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 12.000.000 VNĐ
• Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 1.200.000 VNĐ

– Ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 8.000.000 VNĐ
• Có TK 156 (Hàng tồn kho): 8.000.000 VNĐ

Khi Khách Hàng Trả Lại Hàng:

– Ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng): 2.500.000 VNĐ
• Nợ TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 250.000 VNĐ
• Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 2.750.000 VNĐ

– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 156 (Hàng tồn kho): 1.600.000 VNĐ
• Có TK 632 (Giá vốn hàng bán): 1.600.000 VNĐ

4. Làm thế nào để xử lý hàng trả lại?

Việc hàng hóa bị trả lại là điều không ai mong muốn, nhưng nó lại là một thực tế trong kinh doanh. Để giảm thiểu thiệt hại và duy trì uy tín, doanh nghiệp cần có một quy trình xử lý hàng trả lại rõ ràng và hiệu quả. Dưới đây là một số cách cơ bản bạn có thể tham khảo:

• Kiểm tra tình trạng sản phẩm, so sánh với thông tin trên hóa đơn để xác định nguyên nhân trả hàng và lập biên bản ghi nhận đầy đủ thông tin về sản phẩm, lý do trả hàng, tình trạng sản phẩm khi nhận lại.
• Nếu sản phẩm bị lỗi, không đúng như mô tả hoặc không đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần hoàn tiền cho khách. Đổi sản phẩm khác cho khách hàng nếu còn hàng trong kho và khách hàng đồng ý. Nếu sản phẩm có thể sửa chữa, doanh nghiệp có thể sửa chữa và giao lại cho khách hàng.
• Sắp xếp lại, kiểm tra chất lượng và đưa vào bán hoặc khuyến mãi đối với những hàng còn sử dụng được và tiến hành xử lý theo quy định, có thể bán thanh lý hoặc tái chế những mặt hàng bị hỏng nặng.
• Cập nhật thông tin về hàng trả lại vào hệ thống quản lý kho, bán hàng và thông báo cho khách hàng về kết quả xử lý hàng trả lại.

>>>> Xem thêm Cách định khoản mua hàng nhập kho

5. Câu hỏi thường gặp

Hàng bán bị trả lại có cần định khoản không?

Có. Khi khách hàng trả lại hàng hóa, doanh nghiệp phải định khoản để ghi giảm doanh thu và ghi nhận lại hàng hóa.

Khi nhận lại hàng bán bị trả lại có ghi giảm doanh thu không?

Có. Doanh thu sẽ được ghi giảm tương ứng với giá trị hàng bị trả lại (theo hóa đơn).

Hàng bán bị trả lại có cần ghi nhận lại vào kho không?

Có. Nếu hàng hóa đủ điều kiện nhập kho (còn nguyên vẹn, đúng chất lượng), phải ghi nhận lại vào kho.

Qua bài viết của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, định khoản hàng bán bị trả lại theo quy định của TT 200 và TT 133 là một phần quan trọng của quá trình kế toán doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng và đầy đủ giúp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán và tuân thủ pháp luật. Hi vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán hàng bán bị trả lại và áp dụng nó trong kế toán của bạn.