Hướng dẫn chi tiết cách định khoản các khoản tạm ứng tài khoản 141

Trong kế toán doanh nghiệp, tài khoản 141 – “Tạm ứng” đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các khoản tiền tạm ứng cho nhân viên hoặc các bộ phận để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Việc định khoản chính xác các khoản tạm ứng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách định khoản các khoản tạm ứng tại tài khoản 141, giúp kế toán viên dễ dàng ghi nhận và kiểm soát các giao dịch liên quan một cách chính xác và hợp lý.

1. Tài khoản 141 – Tạm ứng là gì?

Tài khoản 141 – Tạm ứng là tài khoản kế toán dùng để ghi nhận các khoản tiền tạm ứng mà doanh nghiệp cấp cho nhân viên hoặc các cá nhân, tổ chức để thực hiện nhiệm vụ, công việc hoặc chi trả các khoản chi phí cụ thể theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Các khoản tạm ứng này cần được quyết toán đúng mục đích và trong thời gian quy định. Nếu người nhận tạm ứng sử dụng chưa hết hoặc không đúng mục đích, họ có trách nhiệm hoàn trả lại doanh nghiệp.

Tài khoản 141 được sử dụng trong các trường hợp như:

• Tạm ứng cho nhân viên đi công tác.
• Tạm ứng mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ.
• Tạm ứng chi phí cho dự án hoặc công trình.

2. Nguyên tắc hạch toán các khoản Tạm ứng – Tài khoản 141

Theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 141 – Tạm ứng trong doanh nghiệp được quy định như sau:

– Tài khoản 141 dùng để ghi nhận các khoản tạm ứng do doanh nghiệp cấp cho người lao động nhằm thực hiện các nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tài khoản này cũng phản ánh tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

– Khoản tạm ứng có thể là tiền hoặc vật tư được giao cho người nhận tạm ứng, người nhận phải là nhân viên của doanh nghiệp. Đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên, như bộ phận cung ứng vật tư hoặc hành chính, phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

– Trách nhiệm của người nhận tạm ứng:

• Sử dụng khoản tạm ứng đúng mục đích và theo nội dung công việc đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng không được chuyển khoản tạm ứng cho người khác. 
• Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán kèm chứng từ gốc để quyết toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận.
• Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hết hoặc không được nộp lại quỹ, sẽ bị trừ vào lương. Nếu chi phí vượt quá số tiền tạm ứng, doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu.

– Kế toán cần đảm bảo việc thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng trước đó trước khi cấp tạm ứng mới. Sổ kế toán chi tiết cần được mở để theo dõi từng khoản tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận và thanh toán tạm ứng.

>>>> Tham khảo Hướng dẫn hạch toán chi phí tiền điện chi tiết tại đây.

3. Kết cấu và nội dung tài khoản 141 – Tạm ứng

Theo Khoản 2 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 141 – Tạm ứng có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:

Bên Nợ:

Ghi nhận các khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp đã tạm ứng cho nhân viên để thực hiện công việc theo yêu cầu.

Bên Có:

• Các khoản tạm ứng đã được quyết toán và thanh toán.
• Số tiền tạm ứng không sử dụng hết được hoàn trả vào quỹ tiền mặt hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
• Các khoản vật tư không sử dụng hết được nhập lại kho của doanh nghiệp.

Số dư bên Nợ:

• Phản ánh các khoản tạm ứng chưa được quyết toán hoặc thanh toán.
• Nếu tài khoản 141 có số dư lớn trong thời gian dài, doanh nghiệp cần kiểm tra để tránh rủi ro về quản lý tài chính.

4. Hướng dẫn cách định khoản một số nghiệp vụ tạm ứng – Tài khoản 141

Căn cứ theo khoản 3 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp kế toán đối với tài khoản 141 – Tạm ứng trong doanh nghiệp được quy định như sau:

Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động: Ghi nhận:

• Nợ tài khoản 141 – Tạm ứng
• Có các tài khoản 111 – Tiền mặt; 112 – Tiền gửi ngân hàng; 152 – Nguyên liệu, vật liệu;…

Khi quyết toán khoản tạm ứng sau khi thực hiện xong công việc: Người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đã được ký duyệt. Ghi nhận:

• Nợ các tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu; 153 – Công cụ, dụng cụ; 156 – Thành phẩm; 241 – Xây dựng cơ bản dở dang; 331 – Phải trả người bán; 621 – Chi phí nguyên liệu; 623 – Chi phí nhân công trực tiếp; 627 – Chi phí sản xuất chung; 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp;…
• Có tài khoản 141 – Tạm ứng

Khi các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương: Ghi nhận:

• Nợ tài khoản 111 – Tiền mặt; 152 – Nguyên liệu, vật liệu; 334 – Phải trả người lao động
• Có tài khoản 141 – Tạm ứng

Khi số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng: Kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi nhận:

• Nợ các tài khoản 152 – Nguyên liệu; 153 – Công cụ, dụng cụ; 156 – Thành phẩm; 241 – Xây dựng cơ bản dở dang; 621 – Chi phí nguyên liệu; 622 – Chi phí khấu hao tài sản cố định; 627 – Chi phí sản xuất chung;…
• Có tài khoản 111 – Tiền mặt

5. Những lỗi sai và cách khắc phục khi hạch toán tài khoản 141 

5.1 Tạm ứng lương hạch toán sai vào Tài khoản 141

Giả sử doanh nghiệp tạm ứng lương cho nhân viên phân xưởng với số tiền 50 triệu đồng, kế toán hạch toán như sau:

Hạch toán sai:

• Nợ tài khoản 141: 50.000.000 đồng
• Có tài khoản 111: 50.000.000 đồng

Hạch toán đúng:

• Nợ tài khoản 334: 50.000.000 đồng
• Có tài khoản 111: 50.000.000 đồng

Tạm ứng lương không nên hạch toán vào tài khoản 141. Thực chất, tạm ứng lương là khoản nợ phải trả liên quan đến tiền lương của nhân viên, nên cần ghi nhận vào tài khoản 334 – Phải trả người lao động, như quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. 

Hạch toán sai do thói quen dùng tài khoản 141 cho mọi khoản tạm ứng mà không xem xét bản chất giao dịch.

Theo điểm b, khoản 1, điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, dù là khoản tạm ứng, nhưng tiền lương cần hạch toán vào tài khoản 334 vì đây là khoản thanh toán tiền lương, không phải tạm ứng kinh doanh. Kế toán cần phân biệt rõ khoản tạm ứng lương và khoản tạm ứng khác để ghi nhận đúng tài khoản.

5.2 Hạch toán sai đối tượng và mục đích

Giả sử theo chỉ đạo của giám đốc, kế toán được yêu cầu chi tạm ứng số tiền 10.000.000 đồng cho chị H, người quen của giám đốc. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:

Hạch toán sai:

• Nợ tài khoản 141: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)
• Có tài khoản 111: 10.000.000 đồng

Hạch toán đúng:

• Nợ tài khoản 1388: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)
• Có tài khoản 111: 10.000.000 đồng

Tài khoản tạm ứng không được sử dụng cho đối tượng không phải là nhân viên của công ty.

Theo điểm a, khoản 1, điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chỉ những người lao động trong doanh nghiệp mới được nhận tạm ứng. 

Khoản tạm ứng cho người ngoài không hợp lệ và nên ghi vào tài khoản 1388 – Phải thu khác. Mục đích tạm ứng phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có chứng từ hợp lệ.

5.3 Tạm ứng mua hàng có được sử dụng Tài khoản 141 không?

Doanh nghiệp chi tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp với mục đích “tạm ứng 30% tiền mua hàng”, số tiền là 5.000.000 đồng. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:

Hạch toán sai:

• Nợ tài khoản 141: 5.000.000 đồng
• Có tài khoản 111: 5.000.000 đồng

Hạch toán đúng:

• Nợ tài khoản 331: 5.000.000 đồng
• Có tài khoản 111: 5.000.000 đồng

Tạm ứng tiền mua hàng không nên hạch toán vào tài khoản 141. Khi doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên mua hàng, cần hạch toán vào tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.

Tạm ứng tiền mua hàng thực chất là khoản thanh toán trước cho nhà cung cấp để thực hiện giao dịch. Do đó, cần ghi nhận vào tài khoản 331 để phản ánh nghĩa vụ phải trả cho nhà cung cấp. 

Nếu tạm ứng cho nhân viên để mua hàng, sau khi công việc hoàn thành, thực hiện hoàn ứng theo cách đúng là hợp lý hơn.

>>>> Xem qua Nghiệp vụ Xuất kho bán hàng và các bút toán định khoản

6. Câu hỏi thường gặp

Khoản tạm ứng có cần được phê duyệt trước khi hạch toán vào tài khoản 141 không?

Có. Tất cả các khoản tạm ứng đều cần có sự phê duyệt của cấp quản lý hoặc kế toán trưởng trước khi ghi nhận.

Nếu nhân viên không sử dụng hết tiền tạm ứng, có cần hoàn trả không?

Có. Số tiền dư phải được hoàn trả lại cho doanh nghiệp và ghi nhận vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Khi nhân viên sử dụng khoản tạm ứng và có chứng từ hợp lệ, có phải tất toán tài khoản 141 không?

Có. Khi có đầy đủ chứng từ, kế toán sẽ kết chuyển vào chi phí tương ứng, tất toán tài khoản 141.

Việc định khoản các khoản tạm ứng tại tài khoản 141 không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán hiện hành. Kế toán viên cần nắm rõ nguyên tắc hạch toán, theo dõi chặt chẽ các khoản tạm ứng và thực hiện đối chiếu, thanh toán kịp thời để tránh sai sót. Hy vọng hướng dẫn chi tiết trong bài viết này từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp kế toán viên dễ dàng áp dụng vào thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp.