Nghiệp vụ xuất kho bán hàng và các bút toán định khoản là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Để đạt hiệu suất cao và đồng thời tuân thủ quy định kế toán, mỗi doanh nghiệp cần nắm vững cách thức thực hiện nghiệp vụ này và hạch toán một cách chính xác. Bài viết này sẽ giới thiệu cụ thể về quy trình này và nhấn mạnh sự quan trọng của việc quản lý nghiệp vụ xuất kho bán hàng và bút toán định khoản. Mời các bạn cùng tìm hiểu chi tiết!
1. Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
Mô tả quy trình
Khi có yêu cầu xuất nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Trưởng bộ phận sản xuất lập lịch sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc đơn hàng của khách hàng.
- Kế toán kho hoặc người chịu trách nhiệm sẽ đề nghị xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất dựa trên lịch sản xuất.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Sau khi xuất kho, Thủ kho ghi sổ kho và kế toán ghi sổ kế toán kho.
Định khoản
- Nợ TK 154, 641, 623, 627,…
- Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)
2. Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động đầu tư XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ
Mô tả quy trình
Khi cần xuất nguyên liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Bộ phận có nhu cầu lập đề nghị xuất kho hàng hóa dựa trên tình hình thực tế.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Bộ phận đề xuất nhận nguyên vật liệu, sau đó đem đi đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ.
Định khoản
- Nợ TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang)
- Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)
3. Xuất nguyên vật liệu, hàng hóa đi góp vốn, đầu tư vào công ty khác
Mô tả quy trình
Khi cần xuất nguyên vật liệu, hàng hóa để góp vốn vào công ty khác hoặc đầu tư vào công ty liên kết, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Bộ phận có nhu cầu lập đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, hàng hóa dựa trên tình hình thực tế.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Bộ phận đề xuất nhận nguyên vật liệu, hàng hóa, sau đó đem đi góp vốn vào công ty khác hoặc công ty liên kết.
Định khoản
- Nợ TK 222, 223
- Có TK 152, 156
4. Xuất nguyên vật liệu, hàng hóa đưa đi gia công, chế biến
Mô tả quy trình
Khi cần xuất nguyên vật liệu, hàng hóa để đem đi gia công, chế biến, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Bộ phận chịu trách nhiệm mang hàng hóa đi gia công, chế biến lập đề nghị xuất kho hàng hóa dựa trên tình hình thực tế.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Bộ phận đề xuất nhận nguyên vật liệu, hàng hóa, sau đó đem đi gia công, chế biến.
Định khoản
- Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang)
- Có TK 152, 156
5. Xuất kho bán hàng
Mô tả quy trình
Khi có yêu cầu xuất kho hàng bán vật tư, hàng hóa, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Nhân viên bán hàng đề nghị xuất kho hàng bán.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Nhân viên nhận hàng và giao lại cho khách hàng.
Định khoản
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 152, 155, 156…
6. Xuất hàng hóa mang đi biếu, tặng, sử dụng nội bộ
Mô tả quy trình
Khi có nhu cầu xuất kho hàng hóa để đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng nội bộ, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Bộ phận có nhu cầu lập đề nghị xuất kho hàng hóa dựa trên tình hình thực tế.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi biếu, tặng hoặc đưa vào sử dụng.
- Kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí bán hàng nội bộ.
Định khoản
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 156 (Hàng hóa)
7. Xuất hàng gửi bán đại lý
Mô tả quy trình
Khi có yêu cầu xuất hàng mang đi gửi bán tại các đại lý, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Bộ phận chịu trách nhiệm mang hàng đi gửi bán tại các đại lý lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó đem đi gửi bán tại các đại lý.
Định khoản
- Nợ TK 157 (Hàng gửi bán)
- Có TK 156 (Hàng hóa)
8. Xuất hàng cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán
Mô tả quy trình
Khi có yêu cầu xuất hàng cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán, quy trình thông thường bao gồm các bước sau đây:
- Dựa vào lệnh điều động nội bộ của công ty về việc chuyển hàng cho các đơn vị trực thuộc hoặc cửa hàng ở khác địa phương, bộ phận chịu trách nhiệm lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
- Thủ kho thực hiện việc xuất kho hàng hoá dựa trên Phiếu xuất kho đã được duyệt.
- Bộ phận đề xuất nhận hàng, sau đó vận chuyển tới các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
Định khoản
- Trường hợp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:
- Nợ TK 157 (Hàng gửi đi bán)
- Có TK 156 (Hàng hóa)
- Trường hợp sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 156 (Hàng hóa)
Việc quản lý nghiệp vụ xuất kho bán hàng và bút toán định khoản đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu quy trình kinh doanh và đồng thời tuân thủ quy định kế toán. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức thực hiện nghiệp vụ này và sự quan trọng của việc quản lý. Hãy áp dụng và thực hiện một cách chính xác để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định trong quản lý kinh doanh của bạn!
