Chi phí quảng cáo là một phần quan trọng trong chi phí hoạt động kinh doanh của một công ty. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí quảng cáo và ghi nhận vào tài khoản nào không phải lúc nào cũng dễ dàng. Trong bài viết này, ACC sẽ hướng dẫn các bạn cách hạch toán chi phí quảng cáo theo thông tư 200. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
1. Chi phí quảng cáo hạch toán vào tài khoản nào?
Chi phí quảng cáo được ghi nhận vào các tài khoản kế toán như sau:
- Tài khoản 641 (Theo Thông tư 200): Đây là tài khoản dành cho chi phí bán hàng, nơi doanh nghiệp ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động tiếp thị và quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm tăng doanh thu.
- Tài khoản 6421 (Theo Thông tư 133): Chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận tại tài khoản này, bao gồm các chi phí quảng cáo phục vụ cho hoạt động quản lý và vận hành của doanh nghiệp.
- Tài khoản 1331: Đây là tài khoản thuế GTGT được khấu trừ, cho phép doanh nghiệp ghi nhận số thuế GTGT đầu vào từ các chi phí quảng cáo mà doanh nghiệp đã chi trả.
- Tài khoản 111, 112, 131: Các tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các giao dịch thanh toán, bao gồm việc chi trả cho các dịch vụ quảng cáo qua tiền mặt, chuyển khoản hoặc các khoản nợ phải thu.
2. Hạch toán chi phí quảng cáo theo thông tư 200
2.1. Hạch toán chi phí quảng cáo trong nước
Để thực hiện việc hạch toán chi phí cho các đơn vị quảng cáo trong nước, các công ty cần chú ý đến những hồ sơ quan trọng sau đây:
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo;
- Hóa đơn (Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quảng cáo phải xuất hóa đơn. Nếu áp dụng VAT, thuế suất là 10%);
- Biên bản nghiệm thu hợp đồng quảng cáo;
- Những tài liệu liên quan đến việc thanh toán.
Quy trình hạch toán chi phí diễn ra như sau:
- Nợ tài khoản 641 (Chi phí quảng cáo) theo TT200.
- Nợ tài khoản 6421 (Chi phí khác) theo TT133.
- Nợ tài khoản 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ).
- Có các tài khoản 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng) để phản ánh việc thanh toán.
Việc hạch toán chi phí quảng cáo trong nước yêu cầu sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định tài chính.
Đồng thời cần phải xác định rõ ràng các hồ sơ và quy trình, bao gồm hợp đồng dịch vụ, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, và chứng từ thanh toán, các công ty quảng cáo có thể đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh của mình.
Ví dụ: Công ty TNHH Hiệp Thành ký hợp đồng quảng cáo với Công ty Quảng cáo ANY, với tổng trị giá 110 triệu đồng (bao gồm 10 triệu đồng VAT). Sau khi hoàn tất dịch vụ, Công ty ANY xuất hóa đơn và Công ty TNHH Hiệp Thành thực hiện thanh toán qua ngân hàng.
Hạch toán chi phí:
- Nợ tài khoản 641: 100 triệu đồng (Chi phí quảng cáo)
- Nợ tài khoản 1331: 10 triệu đồng (Thuế GTGT)
- Có tài khoản 112: 110 triệu đồng (Tiền gửi ngân hàng)
2.2 Hạch toán chi phí quảng cáo quốc tế
Các nhà mạng hoặc nhà quảng cáo quốc tế (không thực hiện đăng ký mã số thuế tại Việt Nam) không có Hợp đồng ký kết dưới dạng văn bản giấy và Hóa đơn của Việt Nam mà thường chỉ có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo.
Theo đó, nếu khách hàng có nhu cầu quảng cáo và chấp nhận các quy định về thời gian, phương thức thanh toán hay mức tiền chấp nhận thanh toán qua các thẻ tín dụng hoặc qua các tài khoản ngân hàng, thì sẽ tiến hành thực hiện dịch vụ của nhà cung cấp.
Do vậy, các bộ chứng từ cần thiết để doanh nghiệp thực hiện tính vào chi phí được trừ bao gồm:
- Quy chế của doanh nghiệp về việc thực hiện mua các dịch vụ qua mạng, trong đó có quảng cáo phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.
- Tờ trình nhu cầu chạy quảng cáo của bộ phận kinh doanh cần quảng cáo với cấp trên, kèm theo các bản in các điều khoản mà nhà mạng hoặc các trang quảng cáo đó đưa ra (giá cả và phương thức quảng cáo, cách trả tiền quảng cáo, thời gian thực hiện chạy quảng cáo) được lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt.
- Biên bản báo cáo nghiệm thu của bộ phận phụ trách hoặc các bằng chứng chứng minh quảng cáo của doanh nghiệp hoàn thành theo hợp đồng trên.
- Các chứng từ thanh toán bao gồm: Sao kê ngân hàng kèm uỷ nhiệm chi, séc của doanh nghiệp chứng minh việc doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục thanh toán tiền trả cho trang quảng cáo.
- Các tờ khai hải quan và các chứng từ nộp thuế cho nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC và số Thông tư số 103/2014/TT-BTC.
Sau khi kê khai và nộp hộ thuế giá trị gia tăng nhà thầu nước ngoài, doanh nghiệp sẽ được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với khoản thuế giá trị gia tăng nộp thay cho nhà thầu nước ngoài.
– Cách hạch toán như sau:
- Nợ TK 641,642
- Nợ TK 1331
- Có TK 331
– Cách hạch toán thuế nhà thầu phải nộp thay như sau:
Quảng cáo
- Nợ TK 331
- Có TK 3338
Khi nộp thuế nhà thầu sẽ nộp như sau:
- Nợ TK 3338
- Có TK 111, 112
Khi thanh toán cho các nhà cung cấp như sau:
- Nợ TK 331
- Có TK 112
Lưu ý:
Vì tất cả các hóa đơn hay biên lai do Google hoặc Facebook cung cấp đều chưa có thuế giá trị gia tăng kèm theo (VAT) nên khi kê khai thuế nhà thầu, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện kê khai đầy đủ 2 chỉ tiêu là:
- Tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng trên doanh thu và Tỷ lệ (%) thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên doanh thu tính thuế
- Phải thực hiện nộp đủ tiền thuế trên tờ kê khai thì mới được xác nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
3. Quy định về hạch toán chi phí quảng cáo
3.1. Quy định về chi phí quảng cáo trên Facebook
Bắt đầu từ ngày 01/06/2022, Meta (công ty mẹ của Facebook) sẽ trực tiếp kê khai và nộp thuế nhà thầu cho cơ quan thuế Việt Nam, theo hướng dẫn của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng dịch vụ quảng cáo trên Facebook sẽ không cần phải thực hiện quy trình khấu trừ, kê khai và nộp thuế nhà thầu nữa.
Ngoài ra, từ tháng 07/2022, Meta sẽ áp dụng thu thêm 5% thuế Giá trị gia tăng (GTGT) cho các dịch vụ quảng cáo, và mức thuế này sẽ được ghi rõ trên hóa đơn do Meta phát hành.
3.2. Quy định về chi phí quảng cáo trên TikTok
Hiện tại, TikTok đã hoàn tất việc đăng ký thuế tại Việt Nam. Tuy nhiên, nền tảng này chỉ thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT cũng như thuế TNDN đối với doanh thu từ những khách hàng không xác minh mã số thuế, đặc biệt là khách hàng cá nhân.
Vì vậy, đối với các khách hàng doanh nghiệp có xác minh mã số thuế, họ vẫn cần thực hiện quy trình kê khai và nộp thuế nhà thầu cho chi phí quảng cáo trên TikTok theo quy định hiện hành, với mức thuế suất GTGT là 5% và thuế suất TNDN cũng là 5%.
Những quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động quảng cáo trực tuyến và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch quảng cáo trên các nền tảng như Facebook và TikTok.
>>> Xem thêm: Hạch toán chi phí xây dựng nhà xưởng
4. Điều kiện để xác định chi phí quảng cáo là hợp lý
Điều kiện để chi phí quảng cáo trực tuyến được tính là chi phí được trừ
Để doanh nghiệp có thể tính chi phí quảng cáo trực tuyến trên các nền tảng như Facebook, Google, TikTok… vào chi phí được trừ, các khoản chi này cần phải đáp ứng những điều kiện sau:
– Liên quan đến hoạt động sản xuất: Chi phí quảng cáo phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
– Đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp cần phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của công ty. Nếu bên cung cấp dịch vụ không xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần phải có tờ khai và chứng từ nộp thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định.
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn quảng cáo có giá trị trên 20 triệu đồng, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Ủy quyền thanh toán: Trong trường hợp công ty ủy quyền cho cá nhân (nhân viên) sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán cho dịch vụ quảng cáo, công ty phải thực hiện thanh toán cho cá nhân qua hình thức chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân.
Hồ sơ chứng minh chi phí quảng cáo
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết để chứng minh rằng các chi phí quảng cáo đã thực sự phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm:
- Quy chế quảng cáo: Quy định của công ty về việc thực hiện quảng cáo trên Internet.
- Đề xuất chi phí: Tài liệu được ban giám đốc phê duyệt, trong đó nêu rõ mục đích, thời gian sử dụng, kinh phí và phương thức thanh toán.
- Báo cáo nghiệm thu: Bảng kê chi tiết sử dụng dịch vụ nhằm chứng minh rằng đề xuất đã được thực hiện và khối lượng dịch vụ thực tế đã phát sinh.
- Chứng từ điện tử: Bảng in toàn bộ các chứng từ điện tử liên quan đến hoạt động quảng cáo.
Việc tuân thủ các điều kiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lý của chi phí quảng cáo trong quá trình kê khai thuế.
>>> Xem thêm: Hạch toán chi phí tiền điện
5. Một số câu hỏi thường gặp
Tại sao việc sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán cho dịch vụ quảng cáo có thể gây khó khăn trong hạch toán?
Việc sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán cho dịch vụ quảng cáo có thể gây khó khăn trong hạch toán vì công ty cần có chứng từ rõ ràng để chứng minh chi phí phát sinh. Nếu không có quyết định ủy quyền hoặc quy chế tài chính rõ ràng, chi phí có thể không được công nhận. Điều này có thể dẫn đến rủi ro trong việc kiểm tra thuế.
Liệu chi phí quảng cáo trên các nền tảng quốc tế như Facebook có được khấu trừ thuế TNDN không?
Có, chi phí quảng cáo trên các nền tảng quốc tế như Facebook có thể được khấu trừ thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện về tính hợp pháp và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần có hóa đơn và chứng từ liên quan để xác nhận chi phí. Tuy nhiên, cần chú ý đến các quy định thuế quốc tế và nội địa.
Hạch toán chi phí quảng cáo có khác biệt gì giữa doanh nghiệp nhỏ và lớn không?
Hạch toán chi phí quảng cáo có thể khác biệt giữa doanh nghiệp nhỏ và lớn chủ yếu do quy mô và cách thức quản lý tài chính. Doanh nghiệp lớn thường có quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn, yêu cầu hồ sơ và chứng từ đầy đủ hơn, trong khi doanh nghiệp nhỏ có thể linh hoạt hơn nhưng cũng phải tuân thủ các quy định pháp lý.
Qua bài viết trên của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, hạch toán chi phí quảng cáo theo thông tư 200 và ghi nhận vào tài khoản phù hợp là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài chính của một công ty. Việc thực hiện kế toán một cách chính xác và đúng quy định giúp công ty nắm bắt được mức độ sử dụng nguồn lực cho quảng cáo và đưa ra quyết định hiệu quả.
