Có cần phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không?

Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là một công việc cần thiết để ghi chép và quản lý các sản phẩm, dịch vụ được cung cấp miễn phí. Việc thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Vậy có cần phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

Có phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không?

1. Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là gì?

Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là việc lập hóa đơn cho các sản phẩm, dịch vụ được cung cấp miễn phí nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Loại hóa đơn này thể hiện giá trị của hàng hóa, dịch vụ nhưng không ghi nhận doanh thu và không thu tiền từ khách hàng.

2. Có cần phải xuất hoá đơn hàng mẫu không thu tiền không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng làm hàng mẫu được quy định như sau:

– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp như hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng,…và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)

– Hóa đơn cần ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 của Nghị định này và nếu sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 của Nghị định này

Như vậy, khi cung cấp hàng mẫu cho khách hàng, dù không thu tiền nhưng vẫn thuộc trường hợp phải xuất hoá đơn, do đó phải xuất hoá đơn để làm căn cứ cho việc khai thuế, tính thuế giá trị gia tăng theo quy định pháp luật.

3. Các bước xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

Các bước xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền theo quy định hiện hành tại Việt Nam được thực hiện như sau:

Bước 1: Ghi đầy đủ các thông tin chung của hóa đơn

• Mẫu hóa đơn.
• Kỳ xuất hóa đơn.
• Ký hiệu tiền tệ.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (doanh nghiệp cung cấp hàng mẫu).
• Tên, địa chỉ của người mua (khách hàng nhận hàng mẫu).

Bước 2: Ghi thông tin về hàng mẫu

Người lập hóa đơn cần ghi rõ ràng các thông tin chi tiết về hàng mẫu được cung cấp. Điều này bao gồm tên của sản phẩm, số lượng, đơn vị tính và mô tả cụ thể nếu cần. 

Mặc dù hàng mẫu không thu tiền, nhưng việc ghi rõ thông tin sản phẩm giúp cho cả hai bên có cơ sở rõ ràng để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. 

Bước 3: Ghi thông tin về thuế

Mặc dù hàng mẫu không thu tiền, nhưng thông tin về thuế vẫn cần được ghi nhận đầy đủ trên hóa đơn. Người lập hóa đơn cần ghi rõ mức thuế suất áp dụng cho sản phẩm, dù rằng giá trị tính thuế là bằng 0. 

Bước 4: Ghi chú rõ “Hàng mẫu không thu tiền” trên hóa đơn

Đây là bước quan trọng để làm rõ tính chất của giao dịch. Bằng cách ghi chú rõ ràng “Hàng mẫu không thu tiền” trên hóa đơn, doanh nghiệp khẳng định rằng đây là hàng mẫu được cung cấp miễn phí, không có giao dịch tiền tệ đi kèm. 

Bước 5: Ký tên, đóng dấu của người bán

Cuối cùng, sau khi đã hoàn thiện tất cả các thông tin trên hóa đơn, người bán cần ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp để xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn. Đây là bước cần thiết để đảm bảo rằng hóa đơn được công nhận hợp pháp và có giá trị pháp lý. 

Ký tên và đóng dấu cũng thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc cung cấp hàng mẫu và tuân thủ đầy đủ các quy định về xuất hóa đơn.

Các bước xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

4. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng mẫu dùng thử 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng mẫu được quy định như sau:

– Đối với việc bán hàng hóa, bao gồm cả tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước, và hàng dự trữ quốc gia, thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua. 

– Đối với việc cung cấp dịch vụ, hóa đơn cần được lập vào thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể tiền đã được thu hay chưa. Nếu tiền được thu trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi tiền được nhận.

– Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao.

5. Giá tính thuế GTGT đối với hàng mẫu dùng thử không phải trả tiền

Theo quy định tại khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, đối với hàng hóa và dịch vụ dùng để khuyến mại theo đúng quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế GTGT được xác định bằng không (0). 

Cụ thể, khi doanh nghiệp đưa ra các sản phẩm mẫu hoặc cung cấp dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử mà không thu phí, thì giá trị của những hàng hóa và dịch vụ này được tính là 0 và không phải kê khai nộp thuế GTGT. 

Tuy nhiên, nếu chương trình khuyến mại không tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thương mại, doanh nghiệp sẽ phải kê khai và tính nộp thuế GTGT cho các sản phẩm, dịch vụ đó như hàng hóa tiêu dùng nội bộ, biếu tặng hoặc cho.

Trên đây là một số thông tin về câu hỏi “Có cần phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không?” . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.