Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” là một phần quan trọng của hệ thống kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Đây là tài khoản đặc biệt được sử dụng để ghi nhận giá trị của các hàng hóa và vật tư mua từ nhà cung cấp, nhưng chưa thể nhập kho hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang ở trong giai đoạn chờ kiểm nhận và kiểm tra. Tài khoản 151 là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các giao dịch liên quan đến hàng hóa và vật tư trước khi chúng được tích hợp vào hệ thống tồn kho chính thức. Để nắm thêm các kiến thức về tài khoản 151 mời bạn đọc cùng Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC theo dõi bài viết dưới đây.
1. Tài khoản 151 là gì?
Tài khoản 151 là một tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, thường được sử dụng để ghi nhận các khoản phải thu từ các bên nợ. Đây là một tài khoản quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, được sử dụng để theo dõi các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền đòi lại từ các đối tác hoặc khách hàng. Cụ thể, tài khoản 151 thường bao gồm các khoản phải thu từ việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, khoản vay cho cá nhân hoặc tổ chức khác, hay các khoản phải thu từ các giao dịch kinh doanh khác.
Khi doanh nghiệp có các khoản phải thu từ các bên nợ, họ sẽ ghi nhận chúng trong tài khoản 151 và theo dõi chúng theo thời gian để đảm bảo rằng tiền được thu đúng thời hạn. Nếu các khoản này trở thành không thu được (không thể thu được), doanh nghiệp sẽ phải thực hiện việc điều chỉnh và viết giảm giá trị của tài khoản 151 để phản ánh thực tế tình hình tài chính của họ.
Ngoài ra, tài khoản 151 cũng có thể bao gồm các khoản nợ đối với những người cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hoặc các nguồn tài chính khác mà doanh nghiệp đã tận hưởng. Việc theo dõi chi tiết các khoản nợ trong tài khoản này giúp doanh nghiệp xác định mức độ nghĩa vụ tài chính và lên kế hoạch thanh toán một cách có tổ chức.
Tài khoản 151 thường được sử dụng trong quá trình lập bảng cân đối kế toán để đảm bảo rằng tổng nợ ngắn hạn của doanh nghiệp được ghi chính xác và phản ánh đầy đủ về tình hình tài chính của công ty trong khoảng thời gian ngắn hạn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp xác định khả năng thanh toán và quản lý rủi ro tài chính một cách hiệu quả.
Ngoài việc ghi nhận các khoản nợ từ việc mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, tài khoản 151 cũng có thể liên quan đến các giao dịch khác như vay nợ ngắn hạn từ ngân hàng hoặc các khoản nợ khác mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời gian ngắn.
Khi doanh nghiệp thanh toán các khoản nợ này, sẽ có các bút toán điều chỉnh được thực hiện để giảm giá trị trong tài khoản 151 và tăng giá trị trong tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng tương ứng. Quá trình quản lý tài khoản 151 cần phải đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán.
2. Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường là gì?
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường đó là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Tài khoản này thường được sử dụng để ghi nhận giá trị của hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa nhận về kho hoặc chưa thanh toán hoàn toàn.
Nguyên tắc chung khi áp dụng tài khoản 151 là ghi nhận chi phí mua hàng ngay khi hàng hóa được đặt mua hoặc khi hóa đơn mua hàng được nhận, dù hàng hóa đó chưa được nhận về. Cụ thể, khi một doanh nghiệp mua hàng mà chưa thanh toán hoặc nhận hàng về kho, nó sẽ ghi nợ vào tài khoản 151 để thể hiện nghĩa vụ thanh toán trong tương lai.
Khi hàng hóa được nhận về hoặc thanh toán xong, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh tài khoản 151 bằng cách chuyển phần nợ này vào tài khoản cụ thể tương ứng, chẳng hạn như tài khoản 152 – Hàng tồn kho hoặc tài khoản 111 – Tiền mặt và các tài khoản tương đương khác.
Quan trọng nhất, việc sử dụng nguyên tắc kế toán cho tài khoản 151 giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác về tình trạng nghĩa vụ thanh toán và tình trạng tồn kho, đồng thời giúp cung cấp thông tin chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Ngoài ra, quản lý tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường cũng đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với việc ước lượng và theo dõi chi phí liên quan. Doanh nghiệp cần xác định một cách chính xác giá trị hàng hóa đã mua đang ở đâu trong quá trình vận chuyển. Điều này bao gồm cả chi phí vận chuyển, bảo hiểm, và mọi chi phí phát sinh khác liên quan đến quá trình hàng hóa di chuyển từ nhà cung cấp đến kho của doanh nghiệp.
Nếu có bất kỳ chi phí bổ sung nào ngoài giá trị chính của hàng hóa, chúng cũng nên được ghi nhận và phản ánh trong tài khoản 151. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về chi phí thực tế của việc mua hàng hóa và có thể điều chỉnh dự trữ tài chính một cách chính xác.
Ngoài ra, việc theo dõi tài khoản 151 cũng giúp doanh nghiệp đối mặt với rủi ro liên quan đến quá trình vận chuyển, như mất mát hoặc hỏng hóc hàng hóa. Khi rủi ro xảy ra, doanh nghiệp cần phản ánh chúng trong tài khoản này để đảm bảo rằng thông tin tài chính của họ phản ánh đầy đủ và chính xác về tình trạng hàng hóa.
Tóm lại, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi tình trạng tài chính của doanh nghiệp, đồng thời giúp họ đưa ra quyết định thông tin dựa trên dữ liệu chính xác và minh bạch.
Tài khoản 151 là tài khoản được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư (bao gồm hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) đã mua từ bên ngoài và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang ở trong các tình huống sau đây:
a) Hàng hóa, vật tư đã được mua từ bên ngoài nhưng vẫn đang ở trong quá trình vận chuyển, tại bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho.
b) Các loại hàng hóa, vật tư được xem xét là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa được nhập kho, bao gồm:
- Hàng hóa, vật tư đã mua từ bên ngoài, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán, nhưng vẫn còn ở trong kho của người bán, tại bến cảng, bến bãi hoặc đang trong quá trình vận chuyển.
- Hàng hóa, vật tư đã mua từ bên ngoài và đã về đến doanh nghiệp, nhưng vẫn chưa được kiểm nhận và nhập kho.
c) Khi kế toán ghi sổ cho hàng mua đang đi đường trên tài khoản 151, sẽ áp dụng nguyên tắc giá gốc được quy định trong Chuẩn mực kế toán liên quan đến “Hàng tồn kho”.
d) Hàng mua hàng ngày, sau khi nhận được hóa đơn mua hàng nhưng chưa nhập kho, kế toán sẽ không ghi sổ mà thay vào đó, kế toán sẽ so sánh với hợp đồng kinh tế và lưu trữ hóa đơn trong tập hồ sơ riêng mang tên “Hàng mua đang đi đường”.
Trong suốt thời gian trong tháng, nếu hàng hóa cuối cùng đã được nhập kho, kế toán sẽ dựa vào phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng để ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản sau:
- Tài khoản 152 – “Nguyên liệu, vật liệu”.
- Tài khoản 153 – “Công cụ, dụng cụ”.
- Tài khoản 156 – “Hàng hóa”.
- Tài khoản 158 – “Hàng hóa kho bảo thuế”.
đ) Trong trường hợp cuối tháng mà hàng hóa vẫn chưa được nhập kho, kế toán sẽ tiếp tục dựa vào hóa đơn mua hàng để ghi sổ vào tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi đường”. Đồng thời, kế toán cần mở các tài khoản chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi đường theo từng loại hàng hóa, vật tư, từng lô hàng và từng hợp đồng kinh tế.
- Ghi nhận nợ phải trả: Khi một đơn đặt hàng được tạo ra và chấp nhận, doanh nghiệp phải ghi nhận một khoản nợ trong tài khoản 151 để thể hiện mức nợ đang chờ thanh toán cho nhà cung cấp.
- Ghi nhận chi phí: Chi phí liên quan đến việc mua hàng đang đi đường cũng cần được ghi nhận, bao gồm giá mua hàng, phí vận chuyển, và các chi phí khác liên quan.
- Theo dõi theo dõi đơn hàng: Doanh nghiệp nên duy trì hệ thống theo dõi đơn hàng để biết chính xác vị trí của hàng hóa trên đường đi. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán.
- Kiểm soát tồn kho: Duy trì kiểm soát chặt chẽ đối với tồn kho là quan trọng. Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật thông tin về số lượng và giá trị của hàng hóa đang trên đường để có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh.
- Ghi nhận khi nhận hàng: Khi hàng hóa đã đến và được nhận vào kho, doanh nghiệp cần điều chỉnh các bút toán để chuyển từ tài khoản 151 sang tài khoản tồn kho thực tế.
- Kiểm tra và đối chiếu: Thực hiện kiểm tra đối chiếu định kỳ giữa thông tin trong tài khoản 151 và thực tế kho để đảm bảo sự nhất quán và chính xác trong bộ sách kế toán.
Tất cả các bước này giúp đảm bảo rằng thông tin kế toán liên quan đến hàng mua đang đi đường được ghi nhận chính xác, đồng thời quản lý và kiểm soát được tồn kho một cách hiệu quả.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường ghi nhận các giao dịch liên quan đến trị giá hàng hóa, vật tư đã được mua từ bên ngoài, nhưng hiện vẫn đang trong quá trình vận chuyển hoặc chưa nhập kho hoặc đã chuyển giao trực tiếp cho khách hàng. Tài khoản này không có tài khoản cấp 2, nó chỉ thể hiện trạng thái trung gian của hàng hóa hoặc vật tư trong quá trình di chuyển từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp hoặc từ doanh nghiệp đến khách hàng.
Bên Nợ:
Trị giá của hàng hóa, vật tư mà doanh nghiệp đã mua nhưng vẫn đang ở trong quá trình vận chuyển hoặc chưa được nhập kho.
Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư đã mua đang đi đường cuối kỳ, trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Bên Có:
Trị giá của hàng hóa, vật tư mà doanh nghiệp đã mua đang đi đường và đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao trực tiếp cho khách hàng.
Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ, trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Số dư bên Nợ của tài khoản 151 thể hiện trị giá hàng hóa, vật tư mà doanh nghiệp đã mua nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển hoặc chưa nhập kho vào doanh nghiệp. Tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát quá trình di chuyển của hàng hóa hoặc vật tư trước khi chúng được nhập kho hoặc chuyển giao cho khách hàng.
Kết cấu của Tài khoản 151:
- 1511 – Hàng mua trong nước đang đi đường:
- Ghi nhận giá trị của hàng hóa mà doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong nước đang trong quá trình vận chuyển.
- Các giao dịch trong nước, cụ thể là việc mua hàng và chưa nhận hàng.
- 1512 – Hàng mua ngoại quốc đang đi đường:
- Ghi nhận giá trị của hàng hóa mà doanh nghiệp nhập khẩu từ các nhà cung cấp ngoại quốc và đang trong quá trình vận chuyển.
- Các giao dịch liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa và chưa nhận hàng.
Nội dung phản ánh của Tài khoản 151:
- Ghi nhận số tiền mà doanh nghiệp đã cam kết chi trả cho nhà cung cấp hàng hóa, ngay từ lúc hàng đang đi đường.
- Phản ánh chính xác về giá trị của hàng hóa và chi phí vận chuyển khi chưa nhận hàng vào quỹ tài chính của doanh nghiệp.
- Dùng để theo dõi và kiểm soát chi phí liên quan đến việc mua sắm và vận chuyển hàng hóa, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của mình trước khi hàng hóa đến nơi.
Lưu ý quan trọng:
- Tài khoản 151 thường chỉ được sử dụng trong giai đoạn hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển, và khi hàng đã nhận được, giá trị của nó sẽ được chuyển sang các tài khoản khác như Tài khoản 151 – Hàng tồn kho, 333 – Công nợ phải trả, hoặc các tài khoản khác tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp.
Tổng cộng, Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường đóng vai trò quan trọng trong quá trình ghi nhận và theo dõi các chi phí liên quan đến mua sắm và vận chuyển hàng hóa, cung cấp thông tin cần thiết để quản lý tài chính một cách hiệu quả.
Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC
4. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu của tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
4.1. Hạch toán hàng tồn kho bằng phương pháp kê khai thường xuyên
4.1.1. Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn mua hàng của các loại hàng hóa mua chưa về nhập kho để kế toán ghi sổ
Nếu thuế Giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, ghi:
- Nợ Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)
- Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
- Có các Tài khoản 111, 112, 141, và các tài khoản liên quan khác (tổng giá thanh toán).
Nếu thuế Giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ, ghi:
- Nợ Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường (giá bao gồm cả thuế GTGT)
- Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
- Có các Tài khoản 111, 112, 141, và các tài khoản liên quan khác (tổng giá thanh toán).
4.1.2. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho để kế toán ghi sổ
- Nợ Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Nợ Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
- Nợ Tài khoản 156 – Hàng hóa
- Có Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường.
4.1.3. Trường hợp sang tháng sau hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường không nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại phương tiện, tại kho người bán, tại bến cảng, bến bãi, hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, ghi
- Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Nợ Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán
- Có Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường.
4.1.4. Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, hao hụt, ghi
Phát hiện thiếu, doanh nghiệp chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381)
- Có Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường.
Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, doanh nghiệp căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
- Nợ Tài khoản 111 hoặc 112 (cá nhân hoặc tổ chức nộp tiền bồi thường)
- Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (cá nhân hoặc tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
- Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số tiền bồi thường theo quyết định xử lý)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381).
4.2. Hạch toán hàng tồn kho bằng phương pháp kiểm kê định kỳ
4.2.1. Đầu kỳ, doanh nghiệp căn cứ vào trị giá thực tế hàng hoá, vật tư đang đi đường đã kết chuyển cuối kỳ trước để kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đang đi đường đầu kỳ, ghi là:
- Nợ Tài khoản 611 – Mua hàng
- Có Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường.
4.2.2. Cuối kỳ, doanh nghiệp căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho (còn đang đi đường cuối kỳ), ghi là:
- Nợ Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
- Có Tài khoản 611 – Mua hàng
Sau khi Tài khoản 151 được sử dụng để mua hàng, tiền đã được chuyển và giao dịch đang tiến hành. Điều này thể hiện rằng việc mua sắm đã thành công và hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển đến địa chỉ được chỉ định. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC nhé!
