Phần mềm ký offline file XML là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc ký kết các tài liệu quan trọng mà không cần kết nối trực tuyến. Việc sử dụng phần mềm ký offline file XML không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính bảo mật. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tải và sử dụng phần mềm ký offline file XML.
1. Ký offline file XML là gì?
Chữ ký số offline là chữ ký điện tử được thực hiện trên văn bản, tài liệu thông qua phần mềm hoặc ứng dụng hỗ trợ ký mà không cần kết nối trực tiếp đến hệ thống trực tuyến. Hình thức này khác với chữ ký số online, vốn được ký trực tiếp trên website, cổng thông tin hoặc hệ thống điện tử.
Người nộp thuế chỉ có thể nộp hồ sơ thuế dưới định dạng XML. Để hỗ trợ quá trình này, ứng dụng Sign Offline XML ra đời, giúp người nộp thuế (NNT) ký tờ khai thuế XML một cách độc lập mà không cần thực hiện trực tiếp trên website nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc các cổng T-VAN khác. Ứng dụng đặc biệt hữu ích trong trường hợp hệ thống gặp lỗi liên quan đến Java Plugin hoặc Internet Explorer. Sau khi ký Offline thành công, NNT có thể chuyển tệp tờ khai sang máy tính khác để đảm bảo việc nộp hồ sơ đúng hạn.
Lợi ích của việc ký Offline file XML :
Phần mềm ký offline tờ khai thuế giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức khi thực hiện các thủ tục hành chính mà không phải lo lắng về kết nối internet. Phần mềm này cho phép người dùng thực hiện ký một cách nhanh chóng và bảo mật khi đã kết nối chứng thư số vào máy tính. Đây là một giải pháp quan trọng giúp các doanh nghiệp hoàn thành các công việc liên quan đến thuế và hồ sơ một cách hiệu quả và an toàn.
>> Xem thêm bài viết sau do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp: Hướng dẫn lập tờ khai thuế GTGT theo đúng luật
2. Hướng dẫn cách tải phần mềm ký offline file XML
Để thực hiện việc ký file XML offline, trước tiên bạn cần tải và cài đặt phần mềm phù hợp. Sau đây là các bước chi tiết:
Bước 1: Tải phần mềm ký offline file XML
Truy cập vào trang web của Tổng Cục Thuế để tải phần mềm ký offline XML phiên bản mới nhất. Đảm bảo rằng bạn tải từ nguồn chính thức để đảm bảo an toàn.
Bước 2: Giải nén phần mềm
Sau khi tải về, tiến hành giải nén phần mềm vào một thư mục trên máy tính. Đảm bảo rằng máy tính của bạn đã cài đặt Java phiên bản 8 trở lên để phần mềm có thể hoạt động bình thường.
Bước 3: Khởi chạy phần mềm
Sau khi giải nén, tìm và mở tệp có tên SIGN_XML_UI.jar để bắt đầu khởi chạy phần mềm.
Bước 4: Chọn tệp XML để ký
Phần mềm sẽ hiển thị giao diện yêu cầu bạn chọn tệp XML cần ký. Hãy chắc chắn rằng tên và đường dẫn của tệp XML không có dấu cách và không chứa tiếng Việt, vì điều này có thể gây lỗi khi thực hiện ký.
Bước 5: Nhập mã PIN của chứng thư số
Khi đã chọn tệp XML, phần mềm sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN của chứng thư số để xác thực chữ ký. Nhập mã PIN và bấm “Đăng nhập” để tiếp tục.
Bước 6: Ký điện tử
Sau khi nhập mã PIN thành công, bạn chỉ cần bấm “Ký điện tử” để phần mềm thực hiện ký tệp XML. Một thông báo sẽ xuất hiện khi quá trình ký thành công.
Việc tải và cài đặt phần mềm ký offline file XML rất đơn giản và dễ dàng. Khi đã cài đặt thành công, bạn có thể bắt đầu sử dụng phần mềm để ký các tệp tin XML một cách nhanh chóng, an toàn và không gặp phải bất kỳ khó khăn nào.
3. Kiểm tra và xác thực tệp XML đã ký
Sau khi đã ký thành công file XML, bạn có thể kiểm tra tính xác thực của tệp đã ký:
-
Kiểm tra thông tin chữ ký số
Mở lại tệp XML đã ký, bạn sẽ thấy thông tin về chữ ký số của doanh nghiệp, bao gồm thông tin về thời gian chữ ký và các thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Nếu tệp XML đã được ký thành công, bạn sẽ thấy một dòng chữ xanh lá cây hiển thị tên công ty và các thông tin khác. -
Kiểm tra tính xác thực của hồ sơ
Bạn cũng có thể kiểm tra các thông số về chữ ký số, thời hạn của chứng thư số và các thông tin liên quan đến doanh nghiệp được đính kèm trong tệp XML. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả thông tin đều chính xác và hợp lệ.
Quá trình ký offline file XML và kiểm tra tính xác thực của hồ sơ đã hoàn tất. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và bảo mật của các tệp XML mà doanh nghiệp gửi đi.
>>> Đọc thêm bài viết sau để biết thêm thông tin: Hướng dẫn làm tờ khai thuế tncn quý
4. Các câu hỏi thường gặp
Tại sao tệp XML không thể ký được mặc dù đã chọn đúng tệp?
Lỗi này có thể do tên tệp hoặc đường dẫn chứa ký tự đặc biệt, tiếng Việt hoặc dấu cách. Đảm bảo rằng tên tệp và đường dẫn không chứa bất kỳ ký tự đặc biệt nào hoặc dấu cách để tránh lỗi khi ký.
Làm thế nào để kiểm tra xem chữ ký số của tệp XML đã hợp lệ chưa?
Bạn có thể mở tệp XML đã ký bằng phần mềm đọc XML như iTaxViewer, sau đó kiểm tra thông tin chữ ký số trong phần thông báo của phần mềm. Nếu chữ ký hợp lệ, các thông tin doanh nghiệp và thời gian chữ ký sẽ hiển thị rõ ràng.
Phần mềm ký offline file XML có thể sử dụng trên hệ điều hành nào?
Phần mềm này hỗ trợ cả hệ điều hành Windows và macOS, miễn là máy tính của bạn đã cài đặt Java phiên bản 8 trở lên để đảm bảo tương thích.
Phần mềm ký offline file XML mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân và doanh nghiệp trong việc ký các tài liệu quan trọng. Với sự hỗ trợ từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, bạn có thể dễ dàng tải và sử dụng phần mềm này để tối ưu hóa quy trình công việc của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thêm.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN