Hiểu rõ và áp dụng hiệu quả “Hình thức chứng từ ghi sổ theo Thông tư 200” là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kế toán, tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ là cẩm nang hữu ích, dẫn dắt bạn khám phá những bí kíp ẩn sau “Hình thức chứng từ ghi sổ”, từ đó nâng tầm hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp.
1. Chứng từ ghi sổ là gì?
Chứng từ ghi sổ là một hình thức ghi sổ kế toán dựa trên tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ kế toán có cùng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ ghi sổ được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán vào các sổ sách kế toán khác như:
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái
- Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Ưu điểm của hình thức chứng từ ghi sổ:
- Giảm bớt số lượng chứng từ cần ghi sổ: Thay vì ghi sổ từng chứng từ gốc, doanh nghiệp có thể tập hợp nhiều chứng từ cùng nội dung vào một chứng từ ghi sổ.
- Tăng hiệu quả và tính chính xác của công việc ghi sổ: Việc ghi sổ tập trung giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Dễ dàng quản lý và kiểm tra: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thông qua các chứng từ ghi sổ.
Nhược điểm của hình thức chứng từ ghi sổ:
Yêu cầu sự sắp xếp, phân loại chứng từ cẩn thận: Doanh nghiệp cần sắp xếp, phân loại các chứng từ gốc một cách cẩn thận trước khi lập chứng từ ghi sổ.
Có thể gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin: Việc tra cứu thông tin về từng chứng từ gốc có thể gặp khó khăn nếu không được sắp xếp và lưu trữ hợp lý.
2. Hình thức chứng từ ghi sổ theo thông tư 200
Mẫu sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm:
– Chứng từ ghi sổ: mẫu S02a-DN
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ: mẫu S02b-DN
Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ): mẫu S02c1-DN và mẫu S02c2-DN
3. Cách ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ theo Thông tư 200
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN)
– Nội dung:
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.
– Kết cấu và phương pháp ghi chép:
+ Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ.
+ Cột B: Ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ.
+ Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ.
+ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau.
+ Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang.
+ Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh.
Sổ Cái (Mẫu số S02c1-DN và S02c2- DN)
* Nội dung:
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo Tài chính.
* Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái:
Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.
+ Sổ Cái ít cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.
Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DN)
– Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
– Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
– Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
– Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.
+ Sổ Cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột (Mẫu số S02c2-DN)
– Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
– Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
– Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
– Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.
– Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.
* Phương pháp ghi Sổ Cái:
– Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
– Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.
– Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.
– Cuối tháng, (quý, năm) kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN