Kế toán thanh toán là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, thu hồi công nợ, theo dõi công nợ,… Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, kế toán thanh toán cần có những kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết. Vậy kế toán thanh toán là gì ? Công việc của kế toán thanh toán như thế nào ? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây
1. Kế toán thanh toán là gì ?
Kế toán thanh toán là công việc ghi chép, theo dõi, kiểm soát các khoản thu, chi tiền của doanh nghiệp. Kế toán thanh toán là một bộ phận quan trọng của công tác kế toán, có vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán thanh toán
Nhiệm vụ của kế toán thanh toán bao gồm các công việc sau:
Lập chứng từ kế toán: Kế toán thanh toán cần lập đầy đủ, chính xác, kịp thời các chứng từ kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thanh toán, bao gồm:
- Phiếu thu tiền: Chứng từ này được lập khi doanh nghiệp thu tiền từ các nguồn khác nhau.
- Phiếu chi tiền: Chứng từ này được lập khi doanh nghiệp chi tiền cho các mục đích khác nhau.
- Ủy nhiệm chi: Chứng từ này được lập khi doanh nghiệp ủy nhiệm cho ngân hàng thực hiện việc chi tiền cho bên thứ ba.
- Ủy nhiệm thu: Chứng từ này được lập khi doanh nghiệp ủy nhiệm cho ngân hàng thực hiện việc thu tiền từ bên thứ ba.
- Ghi sổ kế toán: Kế toán thanh toán cần ghi sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
Kiểm tra, đối chiếu số liệu: Kế toán thanh toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, sổ sách kế toán khác nhau để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin.
Lập báo cáo kế toán: Kế toán thanh toán cần lập báo cáo kế toán theo quy định của pháp luật.
Các phương pháp kế toán thanh toán
Có hai phương pháp kế toán thanh toán, bao gồm:
- Phương pháp kế toán tiền mặt: Phương pháp này chỉ ghi nhận các khoản thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp.
- Phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng: Phương pháp này ghi nhận cả các khoản thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
Các yêu cầu đối với việc kế toán thanh toán
Việc kế toán thanh toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thanh toán cần được ghi chép đầy đủ, không thiếu sót.
- Chính xác: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thanh toán cần được ghi chép chính xác, không sai sót.
- Kịp thời: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thanh toán cần được ghi chép kịp thời, không chậm trễ.
Quy trình kế toán thanh toán
Quy trình kế toán thanh toán bao gồm các bước sau:
- Lập chứng từ kế toán: Bước đầu tiên cần lập chứng từ kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thanh toán.
- Ghi sổ kế toán: Kế toán thanh toán cần ghi sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu: Kế toán thanh toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, sổ sách kế toán khác nhau để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin.
- Lập báo cáo kế toán: Kế toán thanh toán cần lập báo cáo kế toán theo quy định của pháp luật.
Một số lưu ý khi thực hiện công việc kế toán thanh toán
Để thực hiện công việc kế toán thanh toán một cách hiệu quả, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Nắm vững quy định của pháp luật về kế toán thanh toán: Kế toán cần nắm vững các quy định của pháp luật về kế toán thanh toán để thực hiện công việc một cách đúng quy định.
- Sử dụng các phần mềm kế toán phù hợp: Sử dụng các phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu: Kế toán cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin.
- Thường xuyên cập nhật kiến thức mới: Kế toán cần thường xuyên cập nhật kiến thức mới về kế toán thanh toán để đáp ứng được yêu
2. Công việc của kế toán thanh toán
Công việc của kế toán thanh toán bao gồm các nhiệm vụ chính sau:
- Lập kế hoạch thanh toán: Kế toán thanh toán cần lập kế hoạch thanh toán cho doanh nghiệp, bao gồm kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp, kế hoạch thanh toán cho khách hàng, kế hoạch thanh toán các khoản thuế, phí,…
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán: Kế toán thanh toán thực hiện các nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp, bao gồm:
- Thanh toán tiền hàng, tiền dịch vụ mua vào: Kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục thanh toán tiền hàng, tiền dịch vụ mua vào cho nhà cung cấp, bao gồm: lập phiếu đề nghị thanh toán, kiểm tra hóa đơn, ủy nhiệm chi,…
- Thu tiền bán hàng, tiền dịch vụ cung cấp: Kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục thu tiền bán hàng, tiền dịch vụ cung cấp từ khách hàng, bao gồm: lập phiếu thu, kiểm tra chứng từ,…
- Thanh toán các khoản nợ phải trả: Kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngân hàng,…, bao gồm: lập phiếu thanh toán, kiểm tra chứng từ,…
- Thu các khoản nợ phải thu: Kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục thu các khoản nợ phải thu từ khách hàng, bao gồm: lập phiếu nhắc nợ, lập thủ tục khởi kiện,…
- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Kế toán thanh toán hạch toán các nghiệp vụ thanh toán vào các tài khoản kế toán liên quan, bao gồm:
Tài khoản 111 – Tiền mặt
Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng
Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Lập báo cáo thanh toán: Kế toán thanh toán lập báo cáo thanh toán cho doanh nghiệp, bao gồm: báo cáo thanh toán tiền hàng, báo cáo thanh toán tiền dịch vụ, báo cáo thanh toán nợ phải trả, báo cáo thanh toán nợ phải thu,…
Ngoài ra, kế toán thanh toán còn thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Để thực hiện tốt công việc của kế toán thanh toán, cần có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng nghiệp vụ kế toán: Kế toán thanh toán cần có kiến thức và kỹ năng về nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là nghiệp vụ thanh toán.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Kế toán thanh toán cần sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và Word.
- Kỹ năng giao tiếp: Kế toán thanh toán cần có kỹ năng giao tiếp tốt để phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Kế toán thanh toán cần có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt để xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
3. Hạch toán các nghiệp vụ cơ bản của kế toán thanh toán
Thu tiền là nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi doanh nghiệp nhận được tiền từ các đối tượng có liên quan, bao gồm:
- Tiền bán hàng
- Tiền thu hồi công nợ
- Tiền nhận từ các khoản khác
Bút toán hạch toán nghiệp vụ thu tiền
Thu tiền bán hàng
- Nợ TK 111, 112 (Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Có TK 511 (Tài khoản doanh thu bán hàng)
- Có TK 131 (Tài khoản khách hàng)
Thu hồi công nợ
- Nợ TK 111, 112 (Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Có TK 131 (Tài khoản khách hàng)
Thu tiền từ các khoản khác
- Nợ TK 111, 112 (Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
- Có TK liên quan (Tài khoản tiền thuê nhà, tiền điện, tiền nước,…)
Ví dụ
Doanh nghiệp A bán hàng cho khách hàng B với giá trị 10.000.000 đồng, chưa thu tiền. Sau đó, khách hàng B thanh toán tiền bán hàng cho doanh nghiệp A bằng tiền mặt.
Bút toán hạch toán nghiệp vụ này như sau:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (10.000.000)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng (10.000.000)
- Có TK 131 – Khách hàng (10.000.000)
Hạch toán nghiệp vụ chi tiền
Chi tiền là nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện các khoản chi tiêu, bao gồm
- Chi mua hàng hóa, vật tư, tài sản
- Chi lương, thưởng, bảo hiểm,…
- Chi quản lý, chi bán hàng,…
Bút toán hạch toán nghiệp vụ chi tiền
Chi mua hàng hóa, vật tư, tài sản
- Nợ TK 152, 153, 211, 213,… (Tài khoản hàng tồn kho, tài sản cố định, tài sản vô hình,…)
- Có TK 111, 112 (Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
Chi lương, thưởng, bảo hiểm,…
- Nợ TK 641, 642, 334,… (Tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí nhân công, chi phí khác,…)
- Có TK 111, 112 (Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
Chi quản lý, chi bán hàng,…
- Nợ TK 642, 641,… (Tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí quản lý, chi phí bán hàng,…)
- Có TK 111, 112 (Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
Ví dụ
Doanh nghiệp A mua hàng hóa của nhà cung cấp C với giá trị 10.000.000 đồng, chưa thanh toán. Sau đó, doanh nghiệp A thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp C bằng tiền gửi ngân hàng.
Bút toán hạch toán nghiệp vụ này như sau:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (10.000.000)
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (10.000.000)
4. Quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt
Quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt tại doanh nghiệp thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lập giấy đề nghị chi tiền
Người có nhu cầu chi tiền lập giấy đề nghị chi tiền, trong đó nêu rõ mục đích, nội dung, số tiền và hình thức thanh toán. Giấy đề nghị chi tiền phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
Bước 2: Lập phiếu chi
Kế toán thanh toán lập phiếu chi dựa trên giấy đề nghị chi tiền đã được phê duyệt. Phiếu chi phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Mã phiếu chi
- Ngày lập phiếu
- Người lập phiếu
- Người nhận tiền
- Mục đích chi
- Nội dung chi
- Số tiền chi
- Hình thức thanh toán
- Phiếu chi phải được ký duyệt bởi kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền.
Bước 3: Thực hiện chi tiền
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền. Sau khi chi tiền, thủ quỹ phải ký nhận vào phiếu chi.
Bước 4: Hạch toán kế toán
Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu chi để hạch toán kế toán.
Bước 5: Lưu trữ chứng từ
Chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt cần được thực hiện một cách chặt chẽ, đúng quy định để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và an toàn của doanh nghiệp.
Trên đây là một số thông tin về Kế toán thanh toán là gì ? Công việc của kế toán thanh toán . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
