Tài khoản 138 – Phải thu khác đóng vai trò quan trọng trong kế toán, ghi nhận các khoản phải thu từ các nguồn khác ngoài khách hàng chính. Để quản lý hiệu quả các khoản phải thu này, việc nắm rõ cách hạch toán tài khoản này là rất cần thiết. Bài viết dưới đây của ACC sẽ cung cấp hướng dẫn về phương pháp hạch toán tài khoản 138 một cách chi tiết.
1. Tài khoản 138 – Phải thu khác là gì?
Tài khoản 138 – Phải thu khác là tài khoản kế toán dùng để ghi nhận các khoản phải thu từ các đối tượng không phải là khách hàng chính của doanh nghiệp. Đây là những khoản tiền mà doanh nghiệp dự kiến sẽ thu hồi nhưng không thuộc vào các khoản phải thu từ hoạt động kinh doanh chính như phải thu từ khách hàng.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 138 – Phải thu khác
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu ngoài các phạm vi đã được phản ánh trên các tài khoản phải thu chính như tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng và tài khoản 136 – Phải thu nội bộ. Các khoản phải thu này bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
– Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ xử lý.
– Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể (cả trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra, như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn, đã được xử lý yêu cầu bồi thường.
– Các khoản cho bên khác mượn tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán trên tài khoản 1283 – Các khoản đầu tư khác dài hạn).
– Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh mà không được cấp có thẩm quyền phê duyệt và cần phải thu hồi.
– Các khoản chi hộ cần thu hồi, bao gồm phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, thuế, khi bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu.
– Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa.
– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.
– Các khoản phải thu khác ngoài những khoản nêu trên.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 138 – Phải thu khác
Bên Nợ gồm có:
- Giá trị tài sản thiếu đang chờ giải quyết của doanh nghiệp.
- Các khoản phải thu từ cá nhân hoặc tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay.
- Tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, và lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính.
- Các khoản chi hộ từ bên thứ ba phải thu hồi, và các khoản nợ phải thu khác.
- Giá trị tài sản doanh nghiệp đã cầm cố, thế chấp, hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược.
- Các khoản thu khác cần đánh giá lại khi là tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán).
Bên Có gồm có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo biên bản xử lý.
- Số tiền đã thu được từ các khoản nợ đã thu hồi.
- Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược của doanh nghiệp đã nhận lại hoặc đã thanh toán.
- Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác.
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
- Các khoản nợ phải thu khác mà doanh nghiệp chưa thu được.
- Tài khoản này có thể có số dư bên Có, phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trong trường hợp đặc biệt và cần chi tiết từng đối tượng cụ thể).
Có 3 tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 138 – Phải thu khác:
– Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý. Doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để xử lý cụ thể. Tài khoản 1381 chỉ được sử dụng khi chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản.
– Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản (trừ tài sản cố định) mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết theo từng loại, đối tượng, kỳ hạn và nguyên tệ.
– Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các tài khoản 131, 136, 1381, và 1386, như: Phải thu cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; các khoản phải bồi thường do mất điện, tài sản.
4. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác
4.1 Phương pháp kế toán đối với tài sản thiếu chờ xử lý (Tài khoản 1381)
– Tài sản cố định dùng cho sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu:
Khi tài sản cố định hữu hình bị thiếu và chưa xác định nguyên nhân, kế toán ghi:
- Nợ Tài khoản 1381 – Giá trị còn lại của tài sản
- Nợ Tài khoản 2141 – Giá trị hao mòn
- Có Tài khoản 2111 – Nguyên giá của tài sản.
– Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi bị thiếu:
Đối với tài sản thiếu thuộc hoạt động phúc lợi:
- Nợ Tài khoản 2141 – Giá trị hao mòn
- Nợ Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi (Giá trị còn lại của TSCĐ)
- Có Tài khoản 2111 – Nguyên giá của tài sản.
Sau đó, phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý được ghi nhận:
- Nợ Tài khoản 1381
- Có Tài khoản 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ Tài khoản 1388 – Tiền bồi thường
- Nợ Tài khoản 334 – Bồi thường trừ vào lương
- Nợ Tài khoản 632 – Giá trị hao hụt
- Nợ Tài khoản 811 – Tổn thất còn lại
- Có Tài khoản 1381.
– Tiền mặt, hàng hóa, vật tư thiếu khi kiểm kê:
Khi phát hiện tiền, hàng hóa hoặc vật tư thiếu mà chưa xác định nguyên nhân, kế toán ghi:
- Nợ Tài khoản 1381
- Có Tài khoản 111 – Tiền mặt
- Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Có Tài khoản 152 – Hàng hóa thiếu trong kho
- Có Tài khoản 153 – Nguyên liệu thiếu trong kho
- Có Tài khoản 155 – Thành phẩm thiếu trong kho
- Có Tài khoản 156 – Hàng hóa khác thiếu trong kho.
Sau khi có quyết định xử lý:
- Nợ Tài khoản 111, 112 – Số tiền bồi thường
- Nợ Tài khoản 334 – Trừ vào lương
- Nợ Tài khoản 1388 – Tiền bồi thường
- Nợ Tài khoản 632 – Giá trị hao hụt
- Nợ Tài khoản 811 – Tổn thất còn lại
- Có Tài khoản 1381.
4.2 Phương pháp kế toán đối với cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (Tài khoản 1386)
Tài khoản 1386 ghi nhận số tiền hoặc giá trị tài sản doanh nghiệp sử dụng để cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược theo các giao dịch kinh tế.
– Sử dụng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ:
Kế toán ghi:
- Nợ Tài khoản 1386
- Có Tài khoản 111 – Tiền mặt
- Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng.
– Cầm cố hàng tồn kho:
Khi mang hàng tồn kho đi cầm cố:
- Nợ Tài khoản 1386
- Có Tài khoản 152 – Nguyên liệu
- Có Tài khoản 155 – Thành phẩm
- Có Tài khoản 156 – Hàng hóa khác.
– Cầm cố tài sản cố định:
Khi doanh nghiệp cầm cố tài sản cố định:
- Nợ Tài khoản 1386 – Giá trị còn lại
- Nợ Tài khoản 214 – Giá trị hao mòn lũy kế
- Có Tài khoản 211 – Nguyên giá.
– Nhận lại tiền ký quỹ, ký cược:
Khi doanh nghiệp nhận lại tiền:
- Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt
- Nợ Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có Tài khoản 1386.
– Nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác:
Khi nhận lại hàng hóa, vật tư mang đi cầm cố:
- Nợ Tài khoản 152 – Nguyên liệu
- Nợ Tài khoản 155 – Thành phẩm
- Nợ Tài khoản 156 – Hàng hóa khác
- Có Tài khoản 1386.
– Nhận lại tài sản cố định:
Khi nhận lại tài sản cố định đã cầm cố:
- Nợ Tài khoản 211 – Nguyên giá
- Có Tài khoản 1386 – Giá trị còn lại
- Có Tài khoản 214 – Giá trị hao mòn lũy kế.
– Vi phạm hợp đồng ký quỹ, ký cược:
Nếu bị phạt vi phạm hợp đồng:
- Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác
- Có Tài khoản 1386.
– Sử dụng tiền ký quỹ, ký cược để thanh toán cho người bán:
Kế toán ghi:
- Nợ Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
- Có Tài khoản 1386.
4.3. Phương pháp kế toán đối với khoản phải thu khác (Tài khoản 1388)
Khoản phải thu khác trong doanh nghiệp bao gồm các khoản cho vay, mượn tạm thời, khoản phải thu lãi đến hạn chưa thu, và các khoản phải thu khác. Kế toán cần phải theo dõi chi tiết từng khoản phải thu khác theo từng đối tượng liên quan.
– Các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ:
Khi cho mượn tài sản không phải là tiền, ghi nhận như sau:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388)
- Có các Tài khoản 152; 153; 155; 156, v.v.
– Tiền vốn cho vay tạm thời không có lãi:
Khi cho vay tiền tạm thời không tính lãi:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388)
- Có Tài khoản 111, 112 (số tiền cho vay tạm thời).
– Các khoản chi hộ cho bên thứ ba phải thu hồi và các khoản phải thu khác:
Khi có các khoản chi hộ và phải thu khác:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388)
- Có các Tài khoản liên quan.
– Kế toán giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
Phản ánh các khoản chi hộ cho bên giao ủy thác (như phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc xếp, v.v.):
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
- Nợ Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388) (trừ vào tiền nhận từ bên giao ủy thác)
- Có các Tài khoản 111, 112, v.v.
Khi được thanh toán bằng tiền hoặc bù trừ với các khoản đã chi hộ:
- Nợ các Tài khoản 111, 112
- Nợ Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
– Xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận phải thu:
Khi xác định lãi hoặc cổ tức phải thu:
- Nợ các Tài khoản 111, 112, v.v. (số đã thu được)
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (số chưa thu)
- Có Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
– Khi doanh nghiệp thu được tiền từ các khoản nợ phải thu khác:
Khi nhận tiền từ các khoản phải thu khác:
- Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt
- Nợ Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
– Xử lý các khoản phải thu từ tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm:
Khi xác định được nguyên nhân và người bồi thường:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (số phải bồi thường)
- Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
- Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của vật tư, hàng hóa, sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
- Có các Tài khoản 111, 112 (số tiền thiếu hụt)
- Có các Tài khoản 151, 152, 153, 155, 156, v.v. (giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt)
- Có Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (thiếu hàng trong trường hợp mua hàng không qua kho mà đưa ngay vào sử dụng).
– Khi doanh nghiệp quyết định xử lý khoản phải thu khác không thể thu hồi:
Khi có quyết định xử lý khoản phải thu không thu hồi được:
- Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt (số tiền bồi thường của cá nhân, tập thể liên quan)
- Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
- Nợ Tài khoản 299 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
- Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (số thiệt hại lớn hơn số bồi thường và số dự phòng đã trích lập)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
– Khi doanh nghiệp bán các khoản phải thu khác cho công ty mua bán nợ:
Khi hoàn tất việc bán khoản phải thu khác:
- Nợ các Tài khoản 111, 112, v.v. (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ)
- Nợ Tài khoản 299 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
- Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422) (sự chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ và số tiền thu được từ bán nợ, cùng với số đã được bù đắp bằng dự phòng nợ phải thu khó đòi)
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).
– Các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi:
Khi có các khoản chi chưa được phê duyệt:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388)
- Có các Tài khoản 241, 642, v.v. (giảm các chi phí tương ứng).
4.4 Đánh giá lại các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ kế toán
Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch:
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán:
- Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388)
- Có Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán:
- Nợ Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1381, 1386, 1388).
Trên đây là một số thông tin về “Hướng dẫn hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về tài khoản 138. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
