Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, việc hạch toán hàng bán bị trả lại theo quy định của Thông tư 200 và Thông tư 133 là điều vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, ACC sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133 một cách chi tiết và đúng quy định.
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133
1. Hàng bán bị trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm mà doanh nghiệp đã bán ra nhưng sau đó lại được khách hàng trả về. Điều này có thể xảy ra do nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như:
- Chất lượng sản phẩm không đảm bảo: Hàng hóa bị lỗi, hỏng hóc, không đúng như mô tả.
- Sai quy cách, chủng loại: Sản phẩm giao không đúng với đơn hàng của khách hàng.
- Khách hàng không hài lòng: Sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu hoặc mong đợi của khách hàng.
- Các lý do khách quan khác: Ví dụ như thay đổi nhu cầu, sai sót trong quá trình giao hàng,…
2. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200 và TT 133
2.1 Hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 5212 – “Hàng bán bị trả lại” được dùng để phản ánh doanh thu của các mặt hàng bị khách hàng trả lại trong kỳ kế toán.
Đối với bên bán:
Khi doanh nghiệp thực hiện bán hàng, kế toán viên cần thực hiện bút toán để ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán:
– Ghi nhận doanh thu:
- Nợ các tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải thu khách hàng (TK 1111, 1121, 131)
- Có tài khoản doanh thu bán hàng (TK 5111)
- Có tài khoản thuế (TK 33311, nếu có)
– Ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632)
- Có tài khoản hàng tồn kho (TK 156)
Khi hàng hóa bị trả lại, kế toán viên sẽ thực hiện bút toán để giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán:
– Ghi nhận giảm trừ doanh thu:
- Nợ tài khoản hàng bán bị trả lại (TK 5212)
- Nợ tài khoản thuế (TK 33311, nếu có)
- Có tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải thu khách hàng (TK 111, 112, 131)
– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ tài khoản hàng tồn kho (TK 156)
- Có tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632)
Cuối kỳ, kế toán viên cần thực hiện bút toán chuyển đổi để kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu:
- Nợ tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511)
- Có tài khoản hàng bán bị trả lại (TK 5212)
Đối với bên mua:
Khi doanh nghiệp nhận hàng mua, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận giá trị hàng mua:
- Nợ tài khoản hàng tồn kho (TK 156, 152, 153, 211)
- Nợ tài khoản thuế (TK 1331, nếu có)
- Có tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp (TK 1111, 1121, 331)
Khi trả lại hàng cho bên bán, kế toán viên ghi nhận giảm giá trị hàng mua:
- Nợ tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp (TK 1111, 1121, 331)
- Có tài khoản hàng tồn kho (TK 156, 152, 153, 211)
- Có tài khoản thuế (TK 1331, nếu có)
2.2 Hạch toán hàng bán bị trả lại thông tư 133
Thông tư 133/2016/TT-BTC không còn sử dụng tài khoản 5212 nữa. Thay vào đó, các giao dịch hàng bán bị trả lại được phản ánh trực tiếp trên tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” bằng cách ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).
Đối với bên bán:
Khi hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán viên sẽ ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:
– Ghi nhận giảm doanh thu:
- Nợ tài khoản doanh thu bán hàng (TK 511)
- Nợ tài khoản thuế giá trị gia tăng (TK 3331)
- Có các tài khoản phải thu khách hàng hoặc tiền mặt (TK 131, 111, 112)
– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ tài khoản hàng tồn kho (TK 156)
- Có tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632)
Đối với bên mua:
Bên mua chỉ cần ghi nhận tăng giá trị hàng mua khi nhận hàng và giảm giá trị hàng mua khi trả lại hàng. Do đó, các bút toán thực hiện sẽ tương tự như hướng dẫn cho bên mua theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
– Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:
- Nợ các tài khoản tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả nhà cung cấp (TK 1111, 1121, 331)
- Có các tài khoản hàng tồn kho (TK 156, 152, 153, 211)
- Có tài khoản thuế (TK 1331, nếu có)
3. Ví dụ về hạch toán hàng bán bị trả lại
Ví dụ 1: Công ty A bán một lô hàng cho khách hàng B với giá bán là 100.000.000 VNĐ (đã bao gồm thuế VAT 10%). Sau đó, khách hàng B phát hiện hàng hóa bị lỗi và yêu cầu trả lại.
Khi bán hàng:
- Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng): 100.000.000 VNĐ
- Có TK 511 (Doanh thu): 90.909.091 VNĐ
- CóTK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 9.090.909 VNĐ
Khi nhận hàng trả lại:
- Nợ TK 5212 (Doanh thu trả lại): 90.909.091 VNĐ
- Nợ TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra khấu trừ): 9.090.909 VNĐ
- Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 100.000.000 VNĐ
Ví dụ 2: Doanh nghiệp A bán hàng cho khách hàng B với tổng doanh thu 15.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT). Sau đó, khách hàng B trả lại hàng trị giá 3.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT), trong đó VAT là 300.000 VNĐ.
Khi Bán Hàng:
– Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 1111 (Tiền mặt/Ngân hàng): 15.000.000 VNĐ
- Có TK 5111 (Doanh thu bán hàng): 15.000.000 VNĐ
- Có TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra): 1.500.000 VNĐ
– Ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 10.000.000 VNĐ
- Có TK 156 (Hàng tồn kho): 10.000.000 VNĐ
Khi Khách Hàng Trả Lại Hàng:
– Ghi nhận giảm doanh thu:
- Nợ TK 5212 (Hàng bán bị trả lại): 3.000.000 VNĐ
- Nợ TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra): 300.000 VNĐ
- Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 3.300.000 VNĐ
– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 156 (Hàng tồn kho): 2.000.000 VNĐ
- Có TK 632 (Giá vốn hàng bán): 2.000.000 VNĐ
– Kết chuyển doanh thu bị trả lại:
- Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng): 3.000.000 VNĐ
- Có TK 5212 (Hàng bán bị trả lại): 3.000.000 VNĐ
Ví dụ 3: Doanh nghiệp X bán hàng cho khách hàng Y với tổng doanh thu 12.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT). Sau đó, khách hàng Y trả lại hàng trị giá 2.500.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT), trong đó VAT là 250.000 VNĐ.
Khi Bán Hàng:
– Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 1111 (Tiền mặt/Ngân hàng): 12.000.000 VNĐ
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng): 12.000.000 VNĐ
- Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 1.200.000 VNĐ
– Ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 8.000.000 VNĐ
- Có TK 156 (Hàng tồn kho): 8.000.000 VNĐ
Khi Khách Hàng Trả Lại Hàng:
– Ghi nhận giảm doanh thu:
- Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng): 2.500.000 VNĐ
- Nợ TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 250.000 VNĐ
- Có TK 131 (Phải thu khách hàng): 2.750.000 VNĐ
– Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 156 (Hàng tồn kho): 1.600.000 VNĐ
- Có TK 632 (Giá vốn hàng bán): 1.600.000 VNĐ
4. Làm thế nào để xử lý hàng trả lại?
Việc hàng hóa bị trả lại là điều không ai mong muốn, nhưng nó lại là một thực tế trong kinh doanh. Để giảm thiểu thiệt hại và duy trì uy tín, doanh nghiệp cần có một quy trình xử lý hàng trả lại rõ ràng và hiệu quả. Dưới đây là một số cách cơ bản bạn có thể tham khảo:
- Kiểm tra tình trạng sản phẩm, so sánh với thông tin trên hóa đơn để xác định nguyên nhân trả hàng và lập biên bản ghi nhận đầy đủ thông tin về sản phẩm, lý do trả hàng, tình trạng sản phẩm khi nhận lại.
- Nếu sản phẩm bị lỗi, không đúng như mô tả hoặc không đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần hoàn tiền cho khách. Đổi sản phẩm khác cho khách hàng nếu còn hàng trong kho và khách hàng đồng ý. Nếu sản phẩm có thể sửa chữa, doanh nghiệp có thể sửa chữa và giao lại cho khách hàng.
- Sắp xếp lại, kiểm tra chất lượng và đưa vào bán hoặc khuyến mãi đối với những hàng còn sử dụng được và tiến hành xử lý theo quy định, có thể bán thanh lý hoặc tái chế những mặt hàng bị hỏng nặng.
- Cập nhật thông tin về hàng trả lại vào hệ thống quản lý kho, bán hàng và thông báo cho khách hàng về kết quả xử lý hàng trả lại.
Qua bài viết của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, hạch toán hàng bán bị trả lại theo quy định của TT 200 và TT 133 là một phần quan trọng của quá trình kế toán doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng và đầy đủ giúp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán và tuân thủ pháp luật. Hi vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán hàng bán bị trả lại và áp dụng nó trong kế toán của bạn.
