Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển là khoản chi phí phổ biến trong hoạt động mua bán, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng chi phí vận chuyển không chỉ giúp phản ánh chính xác giá trị hàng hóa, dịch vụ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế. Vậy chi phí vận chuyển được hạch toán như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí vận chuyển theo quy định kế toán hiện hành.

 

Cách hạch toán chi phí vận chuyển

1. Khái niệm chi phí vận chuyển 

Chi phí vận chuyển là khoản chi phát sinh trong quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi mua hoặc sản xuất đến kho doanh nghiệp, hoặc đến tay khách hàng. Khoản chi phí này thường được cộng thêm vào tổng giá trị đơn hàng khi khách hàng đặt mua sản phẩm, và có thể được doanh nghiệp thu trực tiếp từ người mua tại thời điểm đặt hàng.

Doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều mức phí vận chuyển khác nhau tùy theo phương thức giao hàng, địa điểm nhận hàng hoặc khối lượng, trọng lượng đơn hàng. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chỉ áp dụng duy nhất một mức phí cố định cho tất cả đơn hàng. Việc thiết kế chính sách phí linh hoạt không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Căn cứ theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho (VAS 02), chi phí vận chuyển là một trong những khoản cấu thành giá gốc hàng tồn kho. Giá gốc được hiểu là toàn bộ các khoản chi phí hợp lý và cần thiết để đưa hàng hóa đến đúng địa điểm và trạng thái hiện tại tại thời điểm ghi nhận.

Cụ thể, các thành phần của giá gốc bao gồm:

• Chi phí mua hàng: Gồm giá mua thực tế, các loại thuế không được hoàn lại (như thuế nhập khẩu), chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm trong quá trình vận chuyển và các chi phí khác phát sinh trực tiếp liên quan đến việc đưa hàng về kho.

• Chi phí chế biến: Áp dụng cho hàng hóa sản xuất, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được phân bổ hợp lý.

• Chi phí liên quan khác: Bao gồm các khoản chi cần thiết để chuẩn bị cho hàng hóa sẵn sàng sử dụng hoặc bán, như chi phí thiết kế, thử nghiệm sản phẩm hoặc xử lý sơ bộ.

Như vậy, chi phí vận chuyển là một phần của chi phí mua và thường được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho hoặc nguyên giá tài sản cố định nếu vận chuyển liên quan đến tài sản. Việc ghi nhận đúng chi phí vận chuyển giúp đảm bảo tính chính xác của giá vốn và phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp.

2. Phân loại chi phí vận chuyển

Tùy vào mục đích sử dụng và bản chất kinh tế, chi phí vận chuyển được phân loại như sau:

• Chi phí vận chuyển hàng mua: áp dụng cho nguyên vật liệu, hàng hóa mua về nhập kho hoặc đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất.
• Chi phí vận chuyển hàng bán: chi phí giao hàng đến cho khách theo hợp đồng, thường do bên bán chịu.
• Chi phí vận chuyển phục vụ nội bộ: dùng để điều chuyển hàng hóa, tài sản giữa các bộ phận hoặc chi nhánh trong cùng một doanh nghiệp.
• Chi phí vận chuyển thuê ngoài không có hóa đơn: phải xử lý đặc biệt để đảm bảo hợp lệ theo quy định thuế.

3. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí vận chuyển theo chuẩn kế toán

Chi phí vận chuyển là một phần không thể thiếu trong hoạt động mua hàng hoặc đầu tư tài sản cố định. Việc ghi nhận đúng khoản chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá trị hàng tồn kho hoặc nguyên giá tài sản, mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định kế toán theo chuẩn mực hiện hành.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 – Hàng tồn kho, chi phí vận chuyển được xem là một phần của chi phí mua, hoặc chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản đến trạng thái sẵn sàng sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán trong từng trường hợp cụ thể.

3.1. Chi phí vận chuyển là một phần của chi phí mua hàng – Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Khi chi phí vận chuyển gắn liền với quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ, khoản này sẽ được tính vào giá gốc hàng mua trước khi nhập kho.

Cách hạch toán:

Bên Nợ:

• TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa

• TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Bên Có:

• TK 111 – Tiền mặt

• TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

• TK 131 – Phải trả cho người bán

Chi phí này sẽ được cộng gộp vào giá trị nhập kho của hàng hóa để phản ánh đúng giá vốn.

3.2. Chi phí vận chuyển trong mua sắm tài sản cố định – Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Trường hợp chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình mua tài sản cố định, khoản chi này sẽ được ghi nhận trực tiếp vào nguyên giá của tài sản. Đây là chi phí cần thiết để đưa tài sản đến vị trí và trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Cách hạch toán:

Bên nợ:

• TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (hoặc 213 nếu là TSCĐ vô hình)
• TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ)

Bên có:

• TK 111 – Tiền mặt
• TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• TK 131 – Phải trả người bán

Khoản chi phí này là một phần của nguyên giá tài sản và sẽ được khấu hao trong suốt thời gian sử dụng tài sản đó.

3.3. Phân bổ chi phí vận chuyển khi mua nhiều loại hàng hóa – Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Trong trường hợp doanh nghiệp mua một lô hàng gồm nhiều loại mặt hàng khác nhau, chi phí vận chuyển không thể phân bổ đồng đều mà cần được chia hợp lý theo từng tiêu chí cụ thể. Kế toán có thể lựa chọn một trong ba phương pháp phân bổ phổ biến như sau:

a) Phân bổ theo giá trị hàng hóa

Chi phí vận chuyển được chia cho từng mặt hàng theo tỷ lệ giá trị mua của từng loại hàng so với tổng giá trị của toàn bộ lô hàng. Phù hợp khi giá trị hàng hóa có sự chênh lệch lớn và chi phí vận chuyển phụ thuộc nhiều vào giá trị hơn là trọng lượng.

b) Phân bổ theo trọng lượng hàng hóa

Áp dụng khi chi phí vận chuyển phát sinh chủ yếu dựa trên trọng lượng hàng chuyên chở. Khi đó, mỗi mặt hàng sẽ được phân bổ chi phí theo tỷ lệ trọng lượng của nó so với tổng trọng lượng lô hàng. Phù hợp cho các lô hàng có tính đồng nhất về giá trị nhưng khác biệt lớn về khối lượng.

c) Phân bổ theo số lượng hàng hóa

Chi phí được phân bổ dựa trên tỷ lệ số lượng của từng mặt hàng trong tổng số lượng toàn bộ đơn hàng. Thường dùng khi hàng hóa đồng đều về kích cỡ, trọng lượng, và không có sự chênh lệch lớn về giá trị.

3.4. Một số lưu ý khi hạch toán chi phí vận chuyển

• Chỉ được tính vào giá gốc khi có hóa đơn hợp lệ và chi phí thực sự phát sinh phục vụ cho quá trình mua hàng hoặc đầu tư tài sản.
• Trường hợp chi phí vận chuyển không đủ điều kiện, cần hạch toán vào chi phí trong kỳ như TK 641 hoặc TK 642.
• Nên áp dụng nhất quán phương pháp phân bổ trong cả kỳ kế toán để đảm bảo tính so sánh và minh bạch.

4. Chi phí vận chuyển thuộc tài khoản kế toán nào?

Chi phí vận chuyển là một phần không thể thiếu trong quá trình phân phối hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Việc xác định đúng tài khoản kế toán khi ghi nhận chi phí vận chuyển không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí bán hàng, mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành.

4.1. Tài khoản hạch toán chi phí vận chuyển theo quy định

Tùy theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng, việc hạch toán chi phí vận chuyển sẽ được ghi nhận vào các tài khoản khác nhau:

• Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
  Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 sẽ ghi nhận chi phí vận chuyển phục vụ cho việc giao hàng đến khách vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Đây là tài khoản phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.

• Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
  Với doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng Thông tư 133, chi phí vận chuyển thường được ghi nhận vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, trong trường hợp khoản chi này liên quan đến hoạt động quản lý, phân phối hoặc lưu trữ hàng hóa trước khi bán.

4.2. Nội dung chi phí vận chuyển cần hạch toán

Không chỉ bao gồm tiền cước vận chuyển, chi phí vận chuyển có thể bao gồm:

• Phí bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển

• Phí bốc xếp, xếp dỡ hàng hóa

• Chi phí lưu kho tạm thời tại điểm trung chuyển

• Các khoản phí phát sinh khác có liên quan trực tiếp đến quá trình giao hàng

Tất cả các khoản này cần được tổng hợp và hạch toán đúng vào tài khoản tương ứng, tùy thuộc vào mục đích chi tiêu.

4.3. Ý nghĩa của việc hạch toán đúng tài khoản

Hạch toán đúng tài khoản chi phí vận chuyển mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Giúp doanh nghiệp phân loại chi phí chính xác, phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm và phân tích hiệu quả kinh doanh

• Tạo cơ sở rõ ràng để tính toán và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào nếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ

• Góp phần đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính, tránh sai sót trong thanh tra, kiểm toán hoặc quyết toán thuế

5. Ví dụ về hạch toán chi phí vận chuyển

Tình huống 1: Hạch toán chi phí vận chuyển hàng hóa mua về kho

Tình huống:
Công ty A mua lô hàng gồm 10.000 sản phẩm với tổng giá trị 500.000.000 đồng. Chi phí vận chuyển do bên vận chuyển cung cấp là 20.000.000 đồng (đã bao gồm 10% thuế GTGT). Doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt.

Phân tích:
Giá trị thuần của dịch vụ vận chuyển (chưa thuế GTGT):
20.000.000 ÷ 1,1 = 18.181.818 đồng
Thuế GTGT đầu vào: 1.818.182 đồng

Bút toán hạch toán chi phí vận chuyển:

• Nợ TK 1562: 18.181.818 đồng – Chi phí mua hàng

• Nợ TK 1331: 1.818.182 đồng – Thuế GTGT được khấu trừ

• Có TK 111: 20.000.000 đồng – Chi tiền mặt

Tình huống 2: Vận chuyển tài sản cố định mua mới

Tình huống:
Công ty B đầu tư mua một thiết bị máy móc có nguyên giá 1.000.000.000 đồng. Chi phí vận chuyển máy từ nơi mua về kho là 30.000.000 đồng (đã gồm thuế GTGT 10%). Chi phí này được thanh toán qua ngân hàng.

Phân tích:
Chi phí vận chuyển chưa thuế: 30.000.000 ÷ 1,1 = 27.272.727 đồng
Thuế GTGT đầu vào: 2.727.273 đồng

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 211: 27.272.727 đồng – Tăng nguyên giá tài sản cố định

• Nợ TK 1331: 2.727.273 đồng – Thuế GTGT đầu vào

• Có TK 112: 30.000.000 đồng – Chi qua ngân hàng

Tình huống 3: Mua nhiều mặt hàng – Phân bổ chi phí vận chuyển

Tình huống:
Công ty C mua 3 loại hàng hóa khác nhau với tổng giá trị 200.000.000 đồng. Phí vận chuyển cho toàn bộ lô hàng là 10.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Chi phí này cần được phân bổ cho từng loại hàng theo tỷ lệ giá trị hàng hóa.

Cơ cấu giá trị hàng hóa:

• Mặt hàng 1: 80.000.000 đồng (40%)

• Mặt hàng 2: 60.000.000 đồng (30%)

• Mặt hàng 3: 60.000.000 đồng (30%)

Chi phí vận chuyển chưa thuế:
10.000.000 ÷ 1,1 = 9.090.909 đồng
Thuế GTGT: 909.091 đồng

Chi phí phân bổ cụ thể:

• Mặt hàng 1: 9.090.909 × 40% = 3.636.364 đồng

• Mặt hàng 2: 9.090.909 × 30% = 2.727.273 đồng

• Mặt hàng 3: 9.090.909 × 30% = 2.727.273 đồng

Bút toán hạch toán tổng chi phí vận chuyển:

• Nợ TK 1562: 9.090.909 đồng – Tổng chi phí vận chuyển phân bổ

• Nợ TK 1331: 909.091 đồng – Thuế GTGT đầu vào

• Có TK 111: 10.000.000 đồng – Thanh toán tiền mặt

6. Cách phân bổ chi phí vận chuyển

Để đảm bảo chi phí vận chuyển được phản ánh chính xác vào giá trị hàng hóa hoặc tài sản, đặc biệt khi mua nhiều loại hàng cùng lúc, doanh nghiệp cần tiến hành phân bổ chi phí một cách hợp lý. Dưới đây là các phương pháp phổ biến được áp dụng trong thực tế.

6.1 Phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên giá trị hàng mua

Khi doanh nghiệp lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên giá trị hàng hóa mua, kế toán viên sẽ thực hiện phân bổ theo công thức sau:

Chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng nhập kho = Giá trị của từng mặt hàng × Chi phí vận chuyển tổng cộng / Tổng giá trị của toàn bộ hàng hóa.

Phương pháp này có ưu điểm là độ chính xác cao hơn, do đó, nên được áp dụng cho những lô hàng có sự chênh lệch lớn về giá trị. Tuy nhiên, việc tính toán phân bổ theo tiêu thức này khá phức tạp, nên nếu doanh nghiệp nhập nhiều hàng hóa cùng lúc thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng.

Ví dụ: Doanh nghiệp A mua 3 mặt hàng, thanh toán qua ngân hàng, với chi tiết như sau:

Mặt hàng	Đơn vị	Số lượng	Đơn giá (chưa VAT)	Tổng giá trị (chưa VAT)
Sản phẩm A	SP	10	2.000.000	20.000.000
Sản phẩm B	SP	15	2.500.000	25.000.000
Sản phẩm C	SP	20	2.750.000	27.500.000

Chi phí vận chuyển cho lô hàng là 2.000.000 đồng (chưa VAT) để đưa hàng hóa về kho.

Kế toán viên sẽ phân bổ chi phí vận chuyển cho từng sản phẩm như sau:

• Chi phí vận chuyển SP A = 20.000.000 × 2.000.000 / 72.500.000 = 551.724,18
• Chi phí vận chuyển SP B = 25.000.000 × 2.000.000 / 72.500.000 = 689.655,17
• Chi phí vận chuyển SP C = 2.000.000 – 551.724,18 – 689.655,17 = 758.620,65

Giá trị nhập kho cho từng sản phẩm sau khi cộng chi phí vận chuyển:

• Nợ TK 156 SP A: 20.551.724,18
• Nợ TK 156 SP B: 25.689.655,17
• Nợ TK 156 SP C: 28.258.620,65
• Nợ TK 133: 7.450.000
• Có TK 112: 81.950.000

6.2 Phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa

Nếu lựa chọn phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên số lượng hàng hóa, kế toán viên sẽ thực hiện như sau:

Chi phí vận chuyển phân bổ = Số lượng từng mặt hàng × Chi phí vận chuyển chung / Tổng số lượng hàng mua.

Phương pháp này dễ áp dụng hơn và được nhiều kế toán viên lựa chọn. Tuy nhiên, kết quả phân bổ sẽ mang tính tương đối, phụ thuộc vào số lượng từng mặt hàng nhập kho.

Ví dụ: Doanh nghiệp B mua 3 mặt hàng, thanh toán qua ngân hàng, chi tiết như sau: (ĐVT: VND)

Mặt hàng	Đơn vị	Số lượng	Đơn giá (chưa VAT)	Tổng giá trị (chưa VAT)
Sản phẩm X	Kg	100	400.000	40.000.000
Sản phẩm Y	Kg	150	550.000	82.500.000
Sản phẩm Z	Kg	250	575.000	143.750.000

Chi phí vận chuyển cho lô hàng là 6.000.000 đồng (chưa VAT).

Kế toán viên phân bổ chi phí vận chuyển cho từng sản phẩm như sau:

• Chi phí vận chuyển SP X = 100 × 6.000.000 / 500 = 1.200.000
• Chi phí vận chuyển SP Y = 150 × 6.000.000 / 500 = 1.800.000
• Chi phí vận chuyển SP Z = 6.000.000 – 1.200.000 – 1.800.000 = 3.000.000

Giá trị nhập kho cho từng sản phẩm sau khi cộng chi phí vận chuyển:

• Nợ TK 156 SP X: 41.200.000
• Nợ TK 156 SP Y: 84.300.000
• Nợ TK 156 SP Z: 146.750.000
• Nợ TK 133: 26.625.000
• Có TK 112: 298.875.000

7. Các câu hỏi thường gặp

Chi phí vận chuyển có được tính vào giá vốn hàng hóa không?

Có. Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS 02), chi phí vận chuyển là một phần của chi phí mua hàng. Doanh nghiệp cần cộng khoản chi phí này vào giá trị hàng hóa nhập kho để xác định giá vốn một cách đầy đủ và chính xác.

Chi phí vận chuyển có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Có, nếu:

• Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ.
• Có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT.
• Có thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 20 triệu đồng theo quy định).
  => Khi đủ điều kiện, thuế GTGT của chi phí vận chuyển được ghi vào TK 1331 để khấu trừ.

Chi phí vận chuyển phát sinh sau khi hàng đã nhập kho thì xử lý thế nào?

Nếu phục vụ cho việc tiêu thụ (giao hàng cho khách), khoản này phải hạch toán vào:

• TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu theo Thông tư 200)
• TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu theo Thông tư 133)

Chi phí vận chuyển hàng hóa nội bộ giữa các kho có được hạch toán không?

Có. Tuy nhiên, chi phí này không làm tăng giá trị hàng hóa mà được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hoặc chi phí bán hàng (TK 641) tùy thuộc vào mục đích vận chuyển.

Trên đây là hướng dẫn cách hạch toán chi phí vận chuyển. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.