Hướng dẫn định khoản kế toán khách sạn

Công việc của kế toán nhà hàng khách sạn, dù có vẻ đơn giản khi nhìn từ bên ngoài, nhưng thực tế lại đầy rẫy những khía cạnh phức tạp và yêu cầu sự chú tâm và kiến thức sâu rộng. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn khám phá các đặc điểm chung và công việc định khoản kế toán khách sạn trong lĩnh vực này để giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình kế toán tại nhà hàng khách sạn.

1. Đặc điểm chung trong doanh nghiệp dịch vụ nhà hàng khách sạn

Doanh nghiệp trong lĩnh vực nhà hàng và khách sạn có những đặc điểm kế toán riêng biệt do tính chất đặc thù của ngành dịch vụ. Mặc dù cả hai đều liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ ăn uống, lưu trú, nhưng cách thức quản lý tài chính, ghi nhận doanh thu và kiểm soát chi phí có sự khác biệt đáng kể.

– Kế toán tại khách sạn và nhà nghỉ

• Hoạt động kế toán tại khách sạn và nhà nghỉ thường tập trung vào việc ghi nhận doanh thu từ dịch vụ lưu trú, đặt phòng và các tiện ích kèm theo như giặt ủi, spa, hội nghị.
• Hóa đơn bán ra là yếu tố quan trọng, phản ánh doanh thu từ các dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
• Chi phí vận hành khách sạn bao gồm các khoản như tiền điện, nước, internet, lương nhân viên và các chi phí quản lý khác. Việc kiểm soát tốt các khoản chi này giúp tối ưu hóa lợi nhuận.

– Kế toán tại nhà hàng

• Kế toán tại nhà hàng đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ hơn do liên quan đến quản lý nguyên vật liệu, hàng tồn kho và giá thành món ăn.
• Xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn là cần thiết để đảm bảo tính chính xác khi tính toán giá vốn hàng bán và tránh thất thoát.
• Việc phân bổ chi phí chung như tiền điện, nước, gas cần được thực hiện hợp lý để phản ánh đúng chi phí vận hành.
• Xác định giá thành món ăn hợp lý giúp đảm bảo lợi nhuận, tránh tình trạng định giá quá cao hoặc quá thấp so với chi phí thực tế.

Nhìn chung, kế toán trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn không chỉ đơn thuần là ghi nhận thu chi mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, tối ưu hóa doanh thu và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

2. Kế toán dịch vụ khách sạn

Kế toán trong lĩnh vực khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí, xác định giá thành dịch vụ và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả. Việc hạch toán chính xác giúp khách sạn kiểm soát tốt nguồn tài chính, tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

2.1 Các yếu tố cơ bản của giá thành

Giá thành dịch vụ khách sạn được cấu thành từ nhiều yếu tố chi phí, phản ánh toàn bộ khoản chi cần thiết để vận hành và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Việc xác định đúng các yếu tố này giúp doanh nghiệp tính toán mức giá hợp lý và tối ưu hóa lợi nhuận. Các yếu tố chính bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm các vật dụng thiết yếu như bàn chải, kem đánh răng, sữa tắm, dầu gội, khăn tắm, nước uống và các đồ dùng phục vụ khách.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm lương và các khoản trích theo lương của nhân viên dọn phòng, phục vụ phòng.
• Chi phí sản xuất chung: Gồm lương của nhân viên quản lý, bảo vệ, nhân viên vệ sinh chung, cùng các chi phí bảo trì, sửa chữa khách sạn.
• Chi phí khấu hao: Chi phí khấu hao tài sản cố định như nhà cửa, trang thiết bị, đồ dùng phục vụ khách.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi cho tiền điện, nước, điện thoại, internet, giặt là, xử lý nước thải.
• Chi phí bằng tiền khác: Chi phí vệ sinh, an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo hiểm tài sản, phí đăng ký kinh doanh.

2.2 Ghi nhận chi phí

Việc ghi nhận chi phí chính xác giúp khách sạn kiểm soát dòng tiền, phân bổ chi phí hợp lý và xác định lợi nhuận thực tế. Các khoản chi phí được tập hợp vào tài khoản kế toán như sau:

• TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên).
• TK 631 – Giá thành sản phẩm, dịch vụ (nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ).

Hạch toán đầy đủ và chính xác các khoản chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán mà còn là cơ sở để xây dựng chiến lược tài chính bền vững.

>>> Xem thêm Hướng dẫn cách định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

3. Một số nghiệp vụ định khoản kế toán khách sạn

Kế toán trong lĩnh vực khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, kiểm soát chi phí và phản ánh chính xác kết quả kinh doanh. Để đảm bảo hoạt động hạch toán minh bạch, chính xác, kế toán viên cần nắm vững các nghiệp vụ kế toán đặc thù trong ngành. Dưới đây là các nghiệp vụ định khoản kế toán phổ biến trong khách sạn, kèm theo hướng dẫn cụ thể.

3.1. Hạch toán doanh thu khách sạn

Khách sạn có nhiều nguồn thu khác nhau, bao gồm doanh thu từ tiền phòng, dịch vụ ăn uống, spa, giặt ủi, vận chuyển, tổ chức sự kiện… Mỗi loại doanh thu cần được ghi nhận đúng thời điểm và đúng tài khoản để phản ánh chính xác tình hình tài chính.

Ghi nhận doanh thu tiền phòng:

Khi khách sạn cung cấp dịch vụ lưu trú, doanh thu từ tiền phòng cần được ghi nhận ngay khi khách nhận phòng hoặc thanh toán.

Nếu khách thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản:

• Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp, nếu có)

Nếu khách chưa thanh toán ngay (ghi nhận công nợ):

• Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng)
• Có TK 511
• Có TK 3331

Doanh thu từ các dịch vụ khác:

Ngoài tiền phòng, khách sạn còn có doanh thu từ các dịch vụ như nhà hàng, spa, giặt ủi, đưa đón sân bay… Khi khách sử dụng dịch vụ, kế toán cần ghi nhận doanh thu tương ứng.

• Nợ TK 111, 112, 131 (Tùy theo hình thức thanh toán)
• Có TK 511 (Doanh thu dịch vụ)
• Có TK 3331

Việc hạch toán doanh thu đúng thời điểm không chỉ giúp khách sạn theo dõi nguồn thu mà còn hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính chính xác.

3.2. Hạch toán chi phí khách sạn

Bên cạnh doanh thu, khách sạn cũng phát sinh nhiều khoản chi phí để duy trì hoạt động. Việc ghi nhận chi phí đầy đủ giúp doanh nghiệp tính toán lợi nhuận chính xác và kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

Chi phí mua nguyên vật liệu:

Để phục vụ khách hàng, khách sạn cần mua thực phẩm, đồ uống, vật tư tiêu hao như khăn tắm, dầu gội… Những khoản chi phí này cần được ghi nhận đúng theo quy định kế toán.

Khi mua hàng nhập kho:

• Nợ TK 152, 153 (Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ)
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ, nếu có)
• Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả nhà cung cấp)

Khi xuất kho để sử dụng:

• Nợ TK 621, 627, 641, 642 (Tùy theo mục đích sử dụng)
• Có TK 152, 153

Chi phí nhân sự – lương và các khoản trích theo lương:

Nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng trong kinh doanh khách sạn, do đó chi phí lương và các khoản trích theo lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí.

Khi tính lương phải trả nhân viên:

• Nợ TK 641, 642 (Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 334 (Phải trả người lao động)

Khi thanh toán lương:

• Nợ TK 334
• Có TK 111, 112

Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp:

• Nợ TK 641, 642
• Có TK 338 (Các khoản phải nộp theo lương)

Chi phí điện nước, internet, dịch vụ thuê ngoài:

Các khoản chi phí như điện nước, internet, vệ sinh công cộng, bảo trì máy móc… cũng cần được hạch toán đầy đủ.

• Nợ TK 627, 641, 642
• Nợ TK 1331
• Có TK 111, 112, 331

Ghi nhận chi phí chính xác giúp khách sạn xây dựng kế hoạch tài chính hợp lý, tránh thất thoát và tối ưu lợi nhuận.

3.3. Hạch toán tài sản cố định trong khách sạn

Khách sạn có nhiều tài sản cố định như máy lạnh, giường, bàn ghế, hệ thống chiếu sáng, thang máy… Các tài sản này cần được ghi nhận khi mua sắm và trích khấu hao định kỳ.

Khi mua sắm tài sản cố định:

• Nợ TK 211 (Tài sản cố định)
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
• Có TK 111, 112, 331 (Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc nợ nhà cung cấp)

Trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng:

• Nợ TK 627, 641, 642
• Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định)

Việc hạch toán đúng tài sản cố định và khấu hao giúp khách sạn quản lý tài sản hiệu quả và có kế hoạch đầu tư thay thế kịp thời.

3.4. Hạch toán tạm ứng và thanh toán công nợ

Nhân viên khách sạn thường cần tạm ứng tiền để mua vật tư, thực phẩm hoặc đi công tác. Do đó, kế toán cần theo dõi và quyết toán tạm ứng đúng thời hạn.

Nhân viên tạm ứng tiền:

• Nợ TK 141 (Tạm ứng)
• Có TK 111, 112

Quyết toán tạm ứng:

Nếu chi tiêu ít hơn số tiền tạm ứng:

• Nợ TK 152, 153, 627, 641, 642
• Có TK 141
• Có TK 111, 112 (Hoàn lại tiền thừa)

Nếu chi tiêu nhiều hơn số tiền tạm ứng:

• Nợ TK 152, 153, 627, 641, 642
• Có TK 141
• Có TK 331 (Nếu còn nợ nhà cung cấp)

Quản lý chặt chẽ khoản tạm ứng giúp khách sạn tránh sai sót tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong các khoản chi.

Việc hạch toán kế toán khách sạn không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tài chính mà còn hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Để đảm bảo công tác kế toán chính xác, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán và ghi nhận đúng từng nghiệp vụ phát sinh. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp kế toán viên khách sạn thực hiện công việc dễ dàng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong ngành khách sạn.

4. Phân loại các khoản thu và chi

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, các khoản thu và chi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp. Việc phân loại rõ ràng các khoản thu và chi giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo lợi nhuận.

4.1. Các khoản thu

Các khoản thu của khách sạn đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

• Phòng và dịch vụ lưu trú: Đây là nguồn thu chính, bao gồm tiền thuê phòng cùng các dịch vụ đi kèm như dịch vụ phòng, bữa sáng, giặt ủi, và các tiện ích khác dành cho khách lưu trú.
• Dịch vụ nhà hàng và quầy bar: Khoản thu từ hoạt động kinh doanh nhà hàng, quầy bar trong khách sạn, bao gồm tiền bán thực phẩm, đồ uống và các dịch vụ ăn uống khác.
• Dịch vụ phòng họp và tổ chức sự kiện: Các khách sạn thường cung cấp không gian tổ chức hội nghị, hội thảo, tiệc cưới và sự kiện khác, tạo nguồn thu từ phí thuê địa điểm, thiết bị và dịch vụ đi kèm.
• Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp: Bao gồm các dịch vụ như cho thuê phòng họp kinh doanh, tổ chức hội thảo, cung cấp trang thiết bị văn phòng và các gói dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp.
• Các khoản thu khác: Các khoản thu ngoài các danh mục trên, chẳng hạn như phí sử dụng tiện ích (bể bơi, phòng gym, spa), phí gửi hành lý, tiền hoa hồng từ đối tác du lịch hoặc các khoản thu đặc biệt khác.

4.2. Các khoản chi

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, khách sạn cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý. Các khoản chi thường bao gồm:

• Tiền lương và lợi ích cho nhân viên: Bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm, phúc lợi và các chi phí liên quan đến nhân sự nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ.
• Chi phí thuê mặt bằng: Khoản chi trả tiền thuê địa điểm nếu khách sạn không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
• Chi phí mua sắm và vật tư: Bao gồm chi phí mua sắm trang thiết bị, đồ dùng trong khách sạn như chăn ga, gối nệm, dụng cụ nhà bếp, bàn ghế và các vật dụng khác phục vụ khách hàng.
• Chi phí vận hành: Các chi phí hàng ngày như điện, nước, nhiên liệu, bảo trì, sửa chữa thiết bị, hệ thống điều hòa, thang máy và các cơ sở hạ tầng khác.
• Các khoản chi khác: Bao gồm chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi phí hoa hồng cho các đơn vị lữ hành, các khoản nợ không phân loại và các khoản chi đặc biệt khác.

Việc quản lý hiệu quả các khoản thu và chi không chỉ giúp tối ưu hóa lợi nhuận mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của khách sạn.

>>> Xem thêm Cách hạch toán chi phí phòng cháy chữa cháy

5. Câu hỏi thường gặp

Khi khách hàng trả tiền đặt cọc đặt phòng, kế toán ghi nhận vào khoản nợ phải trả?

Có. Tiền đặt cọc được ghi nhận vào Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác vì đây là khoản tiền khách hàng trả trước nhưng chưa sử dụng dịch vụ.

Doanh thu từ dịch vụ giặt ủi trong khách sạn được ghi nhận vào cùng tài khoản với doanh thu từ dịch vụ phòng?

Không. Doanh thu từ giặt ủi được ghi nhận riêng biệt, thường vào Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ để phân biệt với doanh thu phòng (Tài khoản 5111).

Khi khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng, kế toán ghi nhận ngay tiền vào tài khoản ngân hàng?

Không. Khoản thanh toán này thường được ghi nhận vào Tài khoản 1388 – Phải thu khác trước, vì ngân hàng chưa chuyển tiền ngay mà cần thời gian xử lý.

Trên đây là thông tin về định khoản kế toán khách sạn từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.