Hóa đơn đầu vào là một phần quan trọng trong quá trình kế toán và khấu trừ thuế của doanh nghiệp. Đôi khi, cách kê khai hoá đơn đầu vào bị bỏ sót, và bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý tình huống này cả trước và sau khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78/2021/TT-BTC. Cùng Kế toán Kiểm toán Thuế ACC xem qua bài viết sau để biết thêm thông tin về định khoản hóa đơn đầu vào bị bỏ sót và thực hiện việc định khoản dễ dàng hơn nhé!
1. Kê khai hóa đơn đầu vào theo quy định
Trong quá trình quản lý tài chính và thuế, việc kê khai hóa đơn đầu vào là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
– Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan
Trước hết, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật về hóa đơn và kê khai thuế. Điều này bao gồm các quy định về nội dung hóa đơn, hình thức hóa đơn (giấy hoặc điện tử), các yêu cầu về thông tin người bán, người mua, mã số thuế, và thời hạn kê khai theo kỳ. Việc hiểu đúng và đầy đủ các quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính, đồng thời đảm bảo các khoản thuế đầu vào được khấu trừ hợp lệ.
– Duy trì hệ thống chứng từ hợp lệ
Một hệ thống chứng từ đầy đủ, rõ ràng và hợp lệ là cơ sở quan trọng để kê khai
hóa đơn đầu vào chính xác. Các chứng từ như hóa đơn mua hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu thu, chi cần được lưu trữ cẩn thận, dễ dàng tra cứu khi cần. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc thuận lợi với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra mà còn bảo vệ quyền lợi về khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
– Xác nhận thông tin chi tiết trên hóa đơn
Trước khi kê khai, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn đầu vào như:
- Tên, mã số thuế của đơn vị bán hàng.
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế suất và số tiền thuế.
- Ngày tháng lập hóa đơn.
Việc xác nhận đầy đủ, chính xác thông tin trên hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro như hóa đơn không hợp lệ, kê khai sai thông tin, dẫn đến việc không được khấu trừ thuế hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
– Hạn chế sử dụng hóa đơn giả mạo
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn chặt chẽ để tránh sử dụng hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn giả. Một số biện pháp có thể thực hiện:
- Kiểm tra hóa đơn trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế để xác minh tính hợp pháp.
- Kiểm tra thông tin nhà cung cấp có đang hoạt động hợp pháp không.
- Đánh giá mức độ uy tín và các thông tin pháp lý của nhà cung cấp trước khi hợp tác.
Việc sử dụng hóa đơn giả mạo không chỉ khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế mà còn gây ảnh hưởng đến uy tín và phải chịu các chế tài nghiêm khắc từ pháp luật.
– Thực hiện kê khai đúng hạn
Thực hiện kê khai đúng thời hạn theo quy định của cơ quan thuế là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp nên:
– Lập kế hoạch và lịch trình cụ thể cho các kỳ kê khai thuế.
Theo dõi sát sao hạn nộp tờ khai để tránh trường hợp quên hoặc nộp chậm, dẫn đến bị xử phạt.
Có thể sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để hỗ trợ theo dõi và kê khai kịp thời.
Tóm lại, kê khai hóa đơn đầu vào không chỉ là trách nhiệm tuân thủ pháp luật mà còn là bước then chốt giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động tài chính, bảo vệ quyền lợi thuế và xây dựng hình ảnh minh bạch, chuyên nghiệp trên thị trường. Thực hiện đúng và đủ quy trình kê khai hóa đơn đầu vào sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
2. Định khoản hóa đơn đầu vào bị bỏ sót như thế nào?
Trong quá trình kế toán, việc bỏ sót hóa đơn đầu vào có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Khi gặp tình huống này, kế toán cần xử lý theo các bước sau:
2.1. Xác định nguyên nhân bỏ sót
Trước tiên, kế toán cần xác định lý do hóa đơn đầu vào không được kê khai đúng thời hạn. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:
- Sơ sót trong quá trình nhập liệu hoặc lưu trữ chứng từ.
- Hóa đơn bị thất lạc hoặc chưa được chuyển đến bộ phận kế toán kịp thời.
- Nhà cung cấp chậm cung cấp hóa đơn hoặc ghi sai thông tin.
2.2. Kiểm tra hợp đồng và chứng từ liên quan
Kiểm tra hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho để xác nhận tính hợp lệ của giao dịch.
Đối chiếu với sổ sách kế toán để kiểm tra xem giao dịch đã được ghi nhận hay chưa.
2.3. Liên hệ với nhà cung cấp
Nếu hóa đơn bị bỏ sót là do nhà cung cấp chưa gửi, kế toán cần liên hệ để yêu cầu cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin (nếu cần).
Nếu hóa đơn đã được lập từ năm trước, cần xem xét các quy định về thời hạn kê khai bổ sung.
2.4. Hạch toán bổ sung hóa đơn đầu vào
Tùy thuộc vào thời điểm phát hiện hóa đơn bị bỏ sót, kế toán có thể định khoản theo hai trường hợp:
Trường hợp hóa đơn vẫn trong thời gian kê khai hợp lệ
Nếu hóa đơn đầu vào thuộc kỳ kê khai thuế hiện tại hoặc còn trong thời hạn kê khai bổ sung, kế toán có thể hạch toán như sau:
Ghi nhận chi phí hàng hóa, dịch vụ:
- Nợ TK 156, 152, 153, 642, 627… (Tùy vào loại hàng hóa, dịch vụ)
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện)
- Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp
Trường hợp hóa đơn đã qua thời hạn kê khai thuế
Nếu hóa đơn thuộc kỳ đã quyết toán thuế hoặc quá thời gian kê khai bổ sung, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT mà phải ghi nhận toàn bộ vào chi phí:
Nợ TK 642, 627, 632… (Chi phí tương ứng)
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp
2.5. Lập biên bản ghi sổ và lưu trữ chứng từ
Lập biên bản ghi nhận hóa đơn bị bỏ sót, giải thích lý do và phương án xử lý.
Lưu trữ biên bản cùng hóa đơn để phục vụ công tác kiểm toán và quyết toán thuế.
2.6. Báo cáo với quản lý và điều chỉnh sổ sách
Thông báo với bộ phận quản lý để có phương án xử lý phù hợp.
Nếu ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của kỳ trước, kế toán cần thực hiện điều chỉnh theo quy định.
2.7. Kiểm tra chính sách nội bộ và rút kinh nghiệm
Xem xét lại quy trình kiểm soát hóa đơn để tránh lặp lại sai sót.
Đề xuất các biện pháp cải thiện như sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn hoặc tăng cường kiểm tra định kỳ.
Lưu ý rằng quy trình cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và điều kiện cụ thể của trường hợp. Việc tư vấn với chuyên gia kế toán là quan trọng để đảm bảo tuân thủ theo quy định và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
>>>> Xem thêm Hướng dẫn định khoản tiền điện nước chi tiết
3. Xử lý khi bỏ sót hóa đơn GTGT đầu vào
Trước và sau khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện bỏ sót hóa đơn GTGT hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào, kế toán cần thực hiện các bước sau:
Phân biệt theo giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử:
Trước khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Kế toán cần kê khai bổ sung vào kỳ phát hiện ra những hóa đơn đầu vào bỏ sót.
- Đảm bảo tuân thủ thời gian của cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền trong việc công bố quyết định kiểm tra thuế hoặc thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
Sau khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Kế toán cần kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn đầu vào bỏ sót.
- Điều chỉnh hồ sơ khai thuế GTGT của kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đầu vào bỏ sót theo quy định.
- Không được hạch toán hóa đơn đầu ra bỏ sót trong năm hiện tại để tránh sai lệch chi phí và thu nhập.
Các bước xử lý hóa đơn GTGT đầu vào bị bỏ sót:
Xác định nguyên nhân hóa đơn bị bỏ sót
-
- Xác định tại sao hóa đơn GTGT đầu vào đã bị bỏ sót. Có thể do lỗi hệ thống, quên sót trong quy trình nhập liệu, hoặc vấn đề khác.
Thu thập đầy đủ thông tin hóa đơn
-
- Thu thập tất cả thông tin liên quan đến hóa đơn bị bỏ sót, bao gồm số hóa đơn, ngày phát hành, giá trị, và thông tin nhà cung cấp.
Liên hệ với nhà cung cấp để làm rõ
-
- Liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu sao chép hoặc bản gốc của hóa đơn bị bỏ sót. Hỏi về quy trình và yêu cầu cụ thể để có được thông tin cần thiết.
Cập nhật hệ thống kế toán
-
- Nếu thông tin hóa đơn đã được thu thập, cập nhật hệ thống kế toán của bạn ngay lập tức để phản ánh số liệu chính xác.
Lập phiếu ghi nhận bổ sung
-
- Lập phiếu bù đắp cho hóa đơn GTGT đầu vào bị bỏ sót. Phiếu này cần mô tả rõ lý do và chi tiết về việc bù đắp giá trị GTGT.
Ghi chú chi tiết trong hệ thống kế toán
-
- Trong hệ thống kế toán, hãy ghi chú chi tiết lý do tại sao phải bù đắp hóa đơn GTGT đầu vào. Điều này giúp bạn theo dõi và giải trình khi cần thiết.
Kiểm tra, rà soát trước khi nộp báo cáo thuế
-
- Trước khi nộp báo cáo thuế, kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả các thông tin đã được cập nhật đúng đắn và không gây sai sót.
Lưu trữ chứng từ liên quan
-
- Bảo quản mọi chứng từ liên quan đến việc bù đắp hóa đơn GTGT. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và làm nền tảng cho các kiểm toán sau này.
Thực hiện biện pháp kiểm soát
-
- Đề xuất và thực hiện biện pháp kiểm soát để ngăn chặn việc bỏ sót hóa đơn GTGT trong tương lai. Cải thiện quy trình nhập liệu và kiểm tra định kỳ.
Rút kinh nghiệm và cải tiến
-
- Rút ra bài học từ tình huống này và áp dụng những cải tiến để giảm thiểu rủi ro bỏ sót hóa đơn GTGT trong tương lai.
Quan trọng nhất, khi xử lý vấn đề này, sự nhanh chóng và chính xác là chìa khóa để tránh mọi hậu quả tiêu cực liên quan đến nghệ thuật và kế toán thuế.
4. Hướng dẫn kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót
Tại khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định: “Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.
Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.”
Tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế như sau:
Điều 47. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế
1. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
2. Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này.
3. Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
a) Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này;
b) Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.
4. Hồ sơ khai bổ sung hồ sơ khai thuế bao gồm:
a) Tờ khai bổ sung;
b) Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan.
5. Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan.
>>>>Tham khảo Cách thức định khoản bán hàng trong doanh nghiệp
5. Câu hỏi thường gặp
Có phải hóa đơn đầu vào bị bỏ sót vẫn được kê khai bổ sung không?
Có. Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót vẫn được kê khai bổ sung vào kỳ phát hiện theo quy định, nếu còn trong thời hạn kê khai.
Có phải hóa đơn đầu vào bỏ sót sẽ bị mất quyền khấu trừ thuế GTGT?
Không. Nếu vẫn trong thời hạn kê khai (6 tháng kể từ tháng phát sinh hoặc theo quy định mới nhất), doanh nghiệp vẫn được khấu trừ.
Có phải hóa đơn đầu vào bỏ sót không cần định khoản lại?
Không. Khi phát hiện hóa đơn bỏ sót, kế toán cần định khoản bổ sung để ghi nhận chi phí, thuế GTGT đầu vào.
Qua bài viết về định khoản hóa đơn đầu vào bị bỏ sót của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, việc kê khai hóa đơn đầu vào và xử lý hóa đơn đầu ra bỏ sót là một phần quan trọng của quá trình kế toán, đảm bảo tính chính xác việc và tuân thủ quy định về thuế. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN