Cách định khoản hàng tồn kho

Hạch toán hàng hóa tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc thực hiện quy trình này một cách chính xác và hiệu quả có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ trình bày cách định khoản hàng tồn kho, vậy nên cùng ACC xem qau bài viết để biết thêm thông tin bạn nhé!

1. Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, lợi nhuận và tình hình tài chính. Việc hạch toán hàng tồn kho cần tuân theo các nguyên tắc kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và phù hợp với chuẩn mực kế toán.

1.1. Xác định giá trị hàng tồn kho

Giá trị hàng tồn kho bao gồm tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng hóa vào trạng thái sẵn sàng để sử dụng hoặc bán, bao gồm:

• Giá mua thực tế: Giá mua ghi trên hóa đơn sau khi trừ các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại.
• Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: Nếu có phát sinh trong quá trình đưa hàng về kho.
• Chi phí bảo quản ban đầu: Nếu có, trước khi đưa hàng vào sử dụng hoặc lưu kho.
  Các khoản thuế không được hoàn lại: Như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

1.2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho

Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau để xác định giá trị hàng tồn kho xuất dùng hoặc bán ra:

• Phương pháp bình quân gia quyền: Tính giá trung bình của hàng tồn kho để áp dụng cho các lần xuất kho.
• Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Hàng nhập trước sẽ được xuất trước, giá trị tồn kho cuối kỳ là hàng nhập sau cùng.
• Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) (chỉ áp dụng trong một số hệ thống kế toán quốc tế): Hàng nhập sau sẽ được xuất trước, giá trị tồn kho là hàng nhập trước đó.
• Phương pháp thực tế đích danh: Xác định giá trị hàng tồn kho theo từng lô hàng cụ thể, phù hợp với hàng hóa có giá trị cao và dễ xác định nguồn gốc.

1.3. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho

Ghi nhận theo giá gốc: Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá gốc, trừ trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Tuân thủ nguyên tắc thận trọng: Nếu giá trị hàng tồn kho giảm xuống dưới giá gốc do hư hỏng, lỗi thời hoặc giá thị trường giảm, doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Không ghi nhận hàng tồn kho khi chưa kiểm soát được: Chỉ ghi nhận hàng tồn kho khi doanh nghiệp có quyền kiểm soát và chịu rủi ro liên quan đến tài sản đó.

Tuân thủ nguyên tắc nhất quán: Phương pháp tính giá hàng tồn kho cần được áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán để đảm bảo tính so sánh của báo cáo tài chính.

1.4. Hạch toán hàng tồn kho theo hệ thống kế toán

Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho:

• Phương pháp kê khai thường xuyên: Hàng tồn kho được ghi nhận ngay khi có giao dịch nhập – xuất kho. Giá trị hàng tồn kho luôn được cập nhật trên sổ kế toán.
• Phương pháp kiểm kê định kỳ: Hàng tồn kho chỉ được ghi nhận vào cuối kỳ kế toán sau khi thực hiện kiểm kê thực tế.

Việc tuân thủ nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác giá trị tài sản, tối ưu chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

>>>> Tham khảo Cách thức định khoản bán hàng trong doanh nghiệp

2. Cách định khoản hàng tồn kho

Hạch toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp theo dõi chính xác lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho. Dưới đây là các bút toán định khoản cơ bản khi hạch toán hàng tồn kho theo thông tư kế toán hiện hành.

2.1. Định khoản nhập kho hàng hóa

Khi doanh nghiệp mua hàng nhập kho, kế toán ghi nhận như sau:

Nếu hàng mua chưa thanh toán:

• Nợ TK 156 (Hàng hóa): Giá mua chưa có thuế
• Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
• Có TK 331 (Phải trả người bán): Tổng giá trị phải thanh toán

Nếu hàng mua thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản:

• Nợ TK 156: Giá mua chưa có thuế
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
• Có các TK 111, 112: Số tiền thanh toán

Nếu hàng nhập kho do sản xuất nội bộ:

• Nợ TK 155 (Thành phẩm): Giá trị thành phẩm nhập kho
• Có TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang): Giá thành sản xuất thực tế

2.2. Định khoản xuất kho hàng hóa

Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh, định khoản như sau:

Xuất kho hàng hóa để bán:

• Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): Giá trị hàng xuất kho
• Có TK 156: Giá trị hàng xuất kho

Ghi nhận doanh thu bán hàng:

• Nợ các TK 111, 112, 131: Tổng tiền thu từ khách hàng
• Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Doanh thu chưa có thuế
• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Thuế GTGT đầu ra (nếu có)

Xuất kho hàng hóa sử dụng nội bộ:

• Nợ TK 641, 642: Chi phí quản lý hoặc bán hàng
• Có TK 156: Giá trị hàng xuất

2.3. Định khoản hàng tồn kho bị thiếu, hư hỏng

Nếu phát hiện thiếu hụt do kiểm kê:

• Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý): Giá trị hàng hóa thiếu
• Có TK 156: Giá trị hàng tồn kho thực tế thiếu

Khi xác định nguyên nhân thiếu hụt:

Nếu thiếu do nguyên nhân khách quan, ghi vào chi phí:

• Nợ TK 632: Giá trị hàng hóa mất mát
• Có TK 1381: Giá trị hàng hóa bị mất

Nếu thiếu do cá nhân chịu trách nhiệm bồi thường:

• Nợ TK 334, 1388 (Phải thu khác): Số tiền bồi thường
• Có TK 1381: Giá trị hàng hóa bị mất

Hàng hóa hư hỏng không thể sử dụng:

• Nợ TK 811 (Chi phí khác): Giá trị tổn thất
• Có TK 156: Giá trị hàng hư hỏng

2.4. Định khoản điều chỉnh hàng tồn kho

Nếu kiểm kê thực tế phát hiện hàng tồn kho nhiều hơn số liệu sổ sách:

• Nợ TK 156: Giá trị hàng tăng thêm
• Có TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý): Giá trị chênh lệch

Nếu sau khi xác minh, giá trị thừa thuộc về doanh nghiệp:

• Nợ TK 3381: Giá trị chênh lệch
• Có TK 711 (Thu nhập khác): Giá trị hàng tăng thêm

Hạch toán hàng tồn kho yêu cầu sự chính xác và tuân thủ nguyên tắc kế toán để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

3. Kiểm kê hàng tồn kho và điều chỉnh chênh lệch hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp xác định số lượng, giá trị thực tế của hàng hóa trong kho so với số liệu kế toán. Việc kiểm kê không chỉ giúp phát hiện chênh lệch mà còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo tài chính.

3.1. Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho

Xác định lượng hàng thực tế trong kho để đối chiếu với sổ sách kế toán.

Phát hiện sai sót trong quá trình ghi nhận nhập – xuất kho.

Kiểm soát thất thoát, hư hỏng, hao hụt để có biện pháp xử lý kịp thời.

Đánh giá chất lượng hàng tồn kho, từ đó có kế hoạch xử lý hàng lỗi, chậm luân chuyển hoặc dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Điều chỉnh số liệu kế toán, đảm bảo phản ánh trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp.

3.2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Xác định thời điểm kiểm kê (thường vào cuối kỳ kế toán hoặc theo định kỳ hàng tháng, quý, năm).

Thành lập hội đồng kiểm kê, bao gồm đại diện kế toán, kho, bộ phận quản lý.

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ, sổ sách liên quan (phiếu nhập, phiếu xuất, sổ kho, biên bản kiểm kê trước đó).

Bước 2: Tiến hành kiểm kê thực tế

Kiểm đếm từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm trong kho.

Đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán.

Đánh giá tình trạng hàng hóa: hư hỏng, hết hạn, chậm luân chuyển, hàng tồn lâu.

Bước 3: Xác định nguyên nhân chênh lệch

Nếu có sự khác biệt giữa số liệu thực tế và sổ sách, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân:

• Chênh lệch dương (tồn thực tế > sổ sách): Có thể do ghi nhận thiếu, sai sót trong nhập xuất kho hoặc kiểm kê trước đó chưa chính xác.
• Chênh lệch âm (tồn thực tế < sổ sách): Có thể do mất mát, hao hụt tự nhiên, sai sót trong ghi chép hoặc gian lận.

3.3. Điều chỉnh chênh lệch hàng tồn kho

Sau khi xác định nguyên nhân chênh lệch, kế toán thực hiện điều chỉnh sổ sách theo nguyên tắc:

Trường hợp thừa hàng tồn kho

• Ghi tăng hàng tồn kho và điều chỉnh vào tài khoản phù hợp.
• Nếu hàng thừa có nguyên nhân cụ thể (do nhà cung cấp giao thừa, sai sót khi nhập kho), cần xác minh trước khi ghi nhận.

Hạch toán:

• Nợ TK 156, 152, 155 (Hàng tồn kho)
• Có TK 3381 (Phải trả khác – chênh lệch thừa chờ xử lý)

Sau khi xác định nguyên nhân và xử lý theo quyết định của ban lãnh đạo:

• Nếu hàng thừa được xác nhận hợp lệ: Có TK 711 (Thu nhập khác).
• Nếu phải trả lại nhà cung cấp: Ghi giảm hàng tồn kho.

Trường hợp thiếu hàng tồn kho

• Xác định giá trị tổn thất và nguyên nhân (hao hụt tự nhiên, mất mát, hư hỏng).
• Nếu hao hụt trong mức cho phép: Ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Nếu hao hụt ngoài mức cho phép, cần quy trách nhiệm bồi thường.

Hạch toán:

• Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý)
• Có TK 156, 152, 155 (Hàng tồn kho)

Sau khi có quyết định xử lý:

• Nếu doanh nghiệp chấp nhận ghi vào chi phí: Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán).
• Nếu cá nhân chịu trách nhiệm bồi thường: Nợ TK 334 (nếu trừ lương), hoặc TK 1388 (phải thu khác).

Việc kiểm kê và điều chỉnh chênh lệch hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản tốt hơn mà còn đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho và hạn chế rủi ro thất thoát.

>>>> Xem thêm Cách hạch toán chi phí phòng cháy chữa cháy

4. Lưu ý khi hạch toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một trong những tài sản quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận và báo cáo tài chính. Để hạch toán chính xác và quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

– Lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp

Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.

Kê khai thường xuyên: Mọi biến động của hàng tồn kho được ghi nhận ngay khi phát sinh, giúp theo dõi chính xác số lượng hàng hóa.

Kiểm kê định kỳ: Hàng tồn kho chỉ được xác định vào cuối kỳ sau khi kiểm kê thực tế, phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và ít biến động.

Doanh nghiệp phải chọn một phương pháp và áp dụng nhất quán trong suốt kỳ kế toán.

– Xác định giá hàng xuất kho chính xác

Có nhiều cách tính giá trị hàng tồn kho, phổ biến nhất là:

• Bình quân gia quyền: Tính giá xuất kho dựa trên giá trung bình của hàng nhập trong kỳ.
• Nhập trước – Xuất trước (FIFO): Hàng nhập kho trước sẽ được xuất trước, phù hợp với hàng có hạn sử dụng.
• Giá thực tế đích danh: Xác định giá cụ thể của từng lô hàng, thường áp dụng với sản phẩm có giá trị cao như thiết bị, máy móc.

Việc lựa chọn phương pháp tính giá hàng xuất kho ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận, do đó cần đảm bảo phù hợp với hoạt động kinh doanh.

– Sử dụng đúng tài khoản kế toán

Mỗi loại hàng tồn kho cần được ghi nhận vào tài khoản thích hợp:

• TK 152: Nguyên vật liệu.
• TK 153: Công cụ, dụng cụ.
• TK 155: Thành phẩm.
• TK 156: Hàng hóa.
• TK 157: Hàng gửi đi bán.

Khi xuất kho, kế toán ghi nhận giá vốn vào TK 632 (giá vốn hàng bán) hoặc TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Nếu hàng tồn kho bị giảm giá trị do hư hỏng hoặc biến động thị trường, cần trích lập dự phòng vào TK 2294 (dự phòng giảm giá hàng tồn kho).

– Hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan
Khi mua hàng nhập kho:

• Ghi tăng hàng tồn kho (TK 152, 153, 155, 156).
• Ghi nhận công nợ phải trả (TK 331) hoặc tiền mặt (TK 111, 112).

Khi xuất kho:

• Ghi giảm hàng tồn kho.
• Ghi nhận giá vốn hàng bán (TK 632) hoặc chi phí sản xuất (TK 621).

Khi kiểm kê phát hiện chênh lệch:

• Nếu thiếu, ghi vào TK 1381 (tài sản thiếu chờ xử lý).
• Nếu thừa, ghi vào TK 3381 (tài sản thừa chờ xử lý).

– Kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ

• Thực hiện kiểm kê định kỳ để tránh thất thoát và sai lệch số liệu.
• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu giá trị hàng hóa bị giảm do hư hỏng hoặc thị trường biến động.
• Quản lý tồn kho hiệu quả để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

– Tuân thủ quy định kế toán và thuế

• Áp dụng đúng quy định theo Thông tư 133 hoặc Thông tư 200 để đảm bảo tính hợp pháp.
• Tránh kê khai sai lệch số liệu hàng tồn kho, vì điều này có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Không ghi nhận hàng tồn kho ảo để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính.
• Hạch toán hàng tồn kho không chỉ là một nhiệm vụ kế toán mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản, tối ưu chi phí và đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.

Việc ghi nhận đúng phương pháp, kiểm kê thường xuyên và tuân thủ quy định kế toán sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hàng tồn kho, tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro tài chính.

5. Câu hỏi thường gặp

Hàng tồn kho có được coi là tài sản ngắn hạn không?

Có. Hàng tồn kho thuộc nhóm tài sản ngắn hạn vì có thể chuyển đổi thành tiền hoặc sử dụng trong một chu kỳ kinh doanh ngắn hạn.

Hàng tồn kho có bao gồm nguyên vật liệu, hàng hóa và thành phẩm không?

Có. Theo chuẩn mực kế toán, hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm và hàng hóa mua để bán.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải hạch toán hàng tồn kho không?

Có. Theo quy định kế toán, mọi doanh nghiệp phải ghi nhận và theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Qua bài viết của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, việc định khoản hàng tồn kho theo các phương pháp này sẽ giúp bạn duy trì sự minh bạch trong quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế. Hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện chúng một cách chính xác để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp của bạn.