Hạch toán và phân bổ chi phí vận chuyển là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của một doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, logistics, hay thương mại. Quản lý chi phí vận chuyển theo từng trường hợp mang lại nhiều lợi ích về mặt tài chính và hoạt động kinh doanh. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc hạch toán và phân bổ chi phí vận chuyển theo từng trường hợp, đồng thời khám phá những ứng dụng thực tế trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp.
1. Khái niệm định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh là việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp nhằm xác định các tài khoản bị tác động và thực hiện bút toán định khoản ghi Nợ, ghi Có với giá trị phù hợp.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chia thành 2 loại: định khoản đơn giản và định khoản phức tạp. Ngoài ra, tùy theo các tiêu chí nghiệp vụ kinh tế phát sinh, doanh nghiệp có thể có nhiều loại định khoản khác nhau do hoạt động kinh doanh phát sinh hàng loạt các nghiệp vụ kinh tế.
2. Nguyên tắc quan trọng khi định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm phản ánh số tiền của các hoạt động kinh tế vào các tài khoản kế toán theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Do đó, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc định khoản như sau:
- Hai bên Nợ, Có đều có vai trò tương đương với nhau, nhằm chỉ ra sự phát sinh tăng hoặc giảm của tài khoản kế toán trong kỳ.
- Định khoản Nợ trước, Có sau.
- Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm.
- Đối với tài khoản tài sản: Số dư đầu kỳ và cuối kỳ ghi tại bên Nợ. Trong kỳ, nếu tài sản tăng thì ghi bên Nợ, giảm thì ghi bên Có.
- Đối với tài khoản nguồn vốn: Số dư đầu kỳ và cuối kỳ ghi tại bên Có. Trong kỳ, nếu tài sản tăng thì ghi bên Có, giảm thì ghi bên Nợ.
- Đối với tài khoản chi phí: Trong kỳ, nếu tài sản tăng thì ghi bên Nợ, giảm thì ghi bên Có.
- Đối với tài khoản doanh thu: Trong kỳ, nếu tài sản tăng thì ghi bên Có, giảm thì ghi bên Nợ.
- Tài khoản từ đầu 5 – 9 không có số dư cuối kỳ.
3. Quy trình định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Thực tế, tùy vào kinh nghiệm công tác trong ngành của mỗi kế toán mà quy trình định khoản có thể khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo định khoản chính xác, kế toán cần tuân thủ 4 bước sau:
- Bước 1: Xác định đúng và rõ ràng đối tượng kế toán
- Bước 2: Xác định các tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của doanh nghiệp
- Bước 3: Xác định Nợ, Có đối với các tài khoản kế toán thông qua biến động, phát sinh tăng, giảm
- Bước 4: Định khoản kế toán phải thỏa mãn điều kiện: Tổng Nợ = Tổng Có và Định khoản Nợ trước, Có sau. Chỉ thực hiện định khoản các nghiệp vụ là nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn cách định khoản theo từng nghiệp vụ:
Để hiểu rõ cách định khoản theo từng nghiệp vụ, chúng ta hãy xem xét ví dụ sau đây:
Một doanh nghiệp A quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong kỳ có các nghiệp vụ sau đây:
- Bán hàng với giá 40.000.000 VNĐ, thuế VAT 10%, thu tiền qua tiền gửi ngân hàng (TGNH).
- Bán tài sản cố định hữu hình với giá 66.000.000 VNĐ, thuế VAT 10%. Chi phí vận chuyển cho tài sản cố định là 220.000 VNĐ đã bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt.
- Chi tiền mặt để tạm ứng cho nhân viên là 15.000.000 VNĐ.
- Rút 25.000.000 VNĐ gửi ngân hàng về để nhập quỹ tiền mặt.
- Mua đồ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp với giá 500.000 VNĐ chưa bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt.
Hướng dẫn định khoản cho từng nghiệp vụ:
- Bán hàng với giá 40.000.000 VNĐ, thuế VAT 10%, thu tiền qua tiền gửi ngân hàng (TGNH):
- Nợ TK 112: 44.000.000 VNĐ
- Có TK 333: 4.000.000 VNĐ
- Có TK 511: 40.000.000 VNĐ
- Bán tài sản cố định hữu hình với giá 66.000.000 VNĐ, thuế VAT 10%. Chi phí vận chuyển cho tài sản cố định là 220.000 VNĐ đã bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt:
- Nợ TK 131: 60.000.000 VNĐ
- Có TK 333: 6.000.000 VNĐ
- Có TK 711: 60.000.000 VNĐ
- Nợ TK 811: 200.000 VNĐ
- Nợ TK 133: 20.000 VNĐ
- Có TK 111: 220.000 VNĐ
- Chi tiền mặt để tạm ứng cho nhân viên là 15.000.000 VNĐ:
- Nợ TK 141: 15.000.000 VNĐ
- Có TK 111: 15.000.000 VNĐ
- Rút 25.000.000 VNĐ gửi ngân hàng về để nhập quỹ tiền mặt:
- Nợ TK 111: 25.000.000 VNĐ
- Có TK 112: 25.000.000 VNĐ
- Mua đồ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp với giá 500.000 VNĐ chưa bao gồm VAT, trả bằng tiền mặt:
- Nợ TK 642: 500.000 VNĐ
- Có TK 111: 500.000 VNĐ
Đây là các bước hướng dẫn định khoản cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại nghiệp vụ này.
