Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người nộp thuế để ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ vào thu nhập của người nộp thuế. Vậy nếu công ty không cấp chứng từ khấu thuế tncn phải làm sao? Bài viết này của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
1. Chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì?
Theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cụ thể tại Danh mục hồ sơ khai thuế số 9, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần bắt buộc trong hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân tự quyết toán với cơ quan thuế.
Tuy nhiên, trong trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do đã ngừng hoạt động, cơ quan thuế sẽ dựa trên dữ liệu sẵn có của ngành để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không yêu cầu phải có chứng từ khấu trừ thuế.
2. Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn thì phải làm sao?
Tại điểm b khoản 2 Điều 16 của Thông tư 156/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung theo khoản 3 Điều 21 của Thông tư 92/2015/TT-BTC) quy định như sau:
– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng không thuộc diện được ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay phải tự khai quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế bằng các biểu mẫu bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm Thông tư 92/2015/TT-BTC.
- Phụ lục mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm Thông tư 92/2015/TT-BTC, áp dụng nếu cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
- Bản sao các chứng từ chứng minh thuế đã được khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, hoặc các khoản thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Dựa trên quy định tại điểm b khoản 2 Điều 44 của Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân tự quyết toán trực tiếp là chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm dương lịch.
Theo khoản 2 Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo quy định tại khoản 1 Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân khi có yêu cầu. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, chứng từ khấu trừ thuế sẽ không được cấp.
Do đó, để thực hiện thủ tục quyết toán thuế TNCN, người lao động cần yêu cầu tất cả các công ty mà họ đã làm việc trong năm cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Nếu công ty không cấp chứng từ hoặc chậm trễ trong việc cung cấp khiến người lao động không thể hoàn thành quyết toán thuế và không nhận được khoản thuế hoàn (nếu có), người lao động có thể gửi văn bản tới cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý.
>>> Xem thêm: Mẫu biên bản hủy chứng từ khấu trừ thuế tncn chi tiết nhất
3. Những trường hợp cần cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn
Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân được quy định cụ thể trong:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 01/07/2022 về hóa đơn và chứng từ.
- Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về Luật thuế TNCN và Nghị định 65/2013/NĐ-CP, vẫn đang có hiệu lực.
Theo các văn bản trên, nội dung quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được nêu rõ như sau:
Đối với trường hợp người lao động ủy quyền cho công ty thực hiện quyết toán thuế thay (khi có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại thời điểm công ty thực hiện quyết toán thuế), công ty không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Ngược lại, đối với người lao động không ủy quyền cho công ty thực hiện quyết toán hoặc những trường hợp lao động có hợp đồng dưới 3 tháng:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng chứng từ khấu trừ thuế phải được cấp khi người lao động có phát sinh số thuế phải nộp.
- Thông tư 111/2013/TT-BTC yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu người lao động có yêu cầu.
>>> Xem thêm: Điều kiện khấu trừ thuế tncn
4. Hồ sơ cần cung cấp khi quyết toán thuế tncn
Hồ sơ khai thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công khi trực tiếp thực hiện khai thuế với cơ quan thuế cần có:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo mẫu số 02/QTT-TNCN, ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 80).
- Phụ lục giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, sử dụng mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN theo quy định trong Thông tư 80.
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm, cũng như các giấy tờ liên quan đến thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng đối với các khoản thuế đã nộp ở nước ngoài, có xác nhận của cá nhân. Nếu cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận, cá nhân có thể cung cấp chứng từ thay thế.
- Bản sao hóa đơn hoặc chứng từ cho các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, hoặc quỹ khuyến học (nếu có).
- Các tài liệu chứng minh khoản tiền đã nhận từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán, hoặc từ nước ngoài.
Hồ sơ khai thuế đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/QTT-TNCN, ban hành theo Thông tư 80.
- Phụ lục kê khai chi tiết cá nhân chịu thuế theo biểu lũy tiến từng phần, mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 80.
- Phụ lục chi tiết cá nhân chịu thuế theo thuế suất toàn phần, mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành theo Thông tư 80.
- Phụ lục kê khai người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN, ban hành kèm Thông tư 80.
5. Một số thắc mắc thường gặp
Khi công ty chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ thuế, cá nhân có quyền khiếu nại không?
Có, cá nhân có quyền gửi đơn khiếu nại tới cơ quan thuế hoặc bộ phận pháp lý để yêu cầu làm rõ việc không cấp chứng từ khấu trừ. Cơ quan thuế sẽ dựa vào thông tin từ cơ sở dữ liệu để xử lý hồ sơ quyết toán cho cá nhân.
Công ty có thể phải chịu trách nhiệm gì nếu không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân?
Nếu công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế mà không có lý do chính đáng, họ có thể bị phạt hành chính theo quy định của pháp luật về thuế. Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến uy tín và trách nhiệm pháp lý của công ty trong lĩnh vực tài chính.
Có cách nào để cá nhân yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu công ty từ chối?
Cá nhân có thể yêu cầu một cuộc gặp trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc kế toán của công ty để trình bày rõ ràng lý do cần chứng từ khấu trừ. Nếu công ty vẫn từ chối, cá nhân có thể thông báo cho cơ quan thuế về tình huống này để được hướng dẫn thêm.
Trên đây là một số thông tin về câu hỏi “Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn thì phải làm sao?” Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
