Cách hạch toán voucher, phiếu quà tặng, giảm giá

Voucher, phiếu quà tặng và chương trình giảm giá đang ngày càng trở nên phổ biến trong chiến lược marketing của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hạch toán các loại chi phí này đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn cách hạch toán voucher, phiếu quà tặng, giảm giá một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Tại sao phải hạch toán Voucher, phiếu quà tặng, giảm giá?

Hạch toán voucher, phiếu quà tặng và giảm giá là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là lý do tại sao phải hạch toán voucher, phiếu quà tặng và giảm giá:

• Đảm bảo tính chính xác: Hạch toán giúp xác định đúng chi phí trong báo cáo tài chính.
• Theo dõi hiệu quả marketing: Giúp đánh giá tác động của các chương trình khuyến mãi đến doanh thu.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế và tránh rủi ro từ kiểm tra thuế.
• Quản lý chi phí hiệu quả: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tối ưu hóa chiến lược marketing.

2. Cách hạch toán voucher, phiếu quà tặng, giảm giá

Dưới đây là cách hạch toán voucher, phiếu quà tặng và giảm giá. Việc hiểu rõ quy trình hạch toán này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu và chi phí một cách hiệu quả và chính xác hơn:

Hạch toán khi khách hàng mua hàng và nhận voucher:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
• Có TK 3331 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Hạch toán khi khách hàng sử dụng voucher:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Hạch toán khi voucher không được sử dụng hết hạn:

• Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Hạch toán khi voucher phát hành không kèm điều kiện:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bù trừ công nợ chi tiết

3. Có cần xuất hóa đơn khi tặng voucher không?

Công văn số 53641/CT-HTr ngày 14/8/2015 từ Cục Thuế TP. Hà Nội nêu rõ một số điểm quan trọng liên quan đến chương trình “Khách hàng thân thiết 2015” của Công ty. 

Từ ngày 01/7/2015 đến ngày 31/12/2016, Công ty đã thực hiện chương trình này tại TP Hà Nội và đã thông báo tới Sở Công thương theo đúng quy định của Luật Thương mại. 

Theo đó, khách hàng đạt danh hiệu thành viên sẽ nhận được phiếu giảm giá cùng với nhiều quyền lợi khác. Khi khách hàng sử dụng phiếu giảm giá để thanh toán dịch vụ, khoản giảm trừ sẽ được tính vào số tiền thanh toán cho Công ty.

Cục Thuế TP Hà Nội hướng dẫn rằng:

• Khi Công ty tặng phiếu giảm giá cho khách hàng mà chưa phát sinh giao dịch cung ứng dịch vụ, thì không cần lập hóa đơn GTGT.
• Khi Công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng, cần phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT theo quy định, nhưng không được giảm trừ số tiền thanh toán khi khách hàng sử dụng phiếu giảm giá.
• Khoản giảm giá cho khách hàng sử dụng phiếu giảm giá sẽ được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nhưng Công ty không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng.

Công ty có trách nhiệm thực hiện chương trình khuyến mại và lưu giữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan để phục vụ cho việc hạch toán doanh thu và chi phí theo quy định.

Tóm lại, theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội, khi tặng voucher cho khách hàng, Công ty không cần lập hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, khi khách hàng sử dụng voucher để thanh toán dịch vụ, Công ty phải lập hóa đơn theo quy định, không giảm trừ số tiền thanh toán.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán giảm giá hàng mua chi tiết

4. Khi tặng voucher, phiếu mua hàng có được tính là chi phí hợp lý không?

Về thuế GTGT: 

Khi doanh nghiệp tặng quà dưới dạng voucher, phiếu mua hàng hay phiếu sử dụng dịch vụ, chưa phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, nên không cần lập hóa đơn. Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào mục đích chi tiền để lập chứng từ theo quy định hiện hành.

Về thuế TNDN: 

Nếu doanh nghiệp thực hiện các hình thức tặng quà cho khách hàng nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và tuân thủ theo quy định của pháp luật thương mại, khoản chi này sẽ được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế TNDN, miễn là có đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định.

5. Một số câu hỏi liên quan

Khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh hạch toán cho voucher đã phát hành?

Doanh nghiệp cần điều chỉnh hạch toán voucher đã phát hành khi khách hàng sử dụng voucher đó hoặc khi voucher hết hạn và không được sử dụng. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh thu và chi phí được ghi nhận chính xác theo từng kỳ kế toán.

Có cần báo cáo riêng về các voucher đã phát hành trong báo cáo tài chính không?

Có, doanh nghiệp nên ghi nhận và báo cáo riêng về các voucher đã phát hành trong báo cáo tài chính để theo dõi hiệu quả của chương trình khuyến mãi. Điều này giúp quản lý doanh thu chưa thực hiện và đánh giá tác động của voucher đến hoạt động kinh doanh.

Hạch toán voucher trong trường hợp khách hàng hoàn trả hàng hóa có khác gì không?

Có, trong trường hợp khách hàng hoàn trả hàng hóa đã mua bằng voucher, doanh nghiệp cần điều chỉnh hạch toán để ghi nhận lại doanh thu và chi phí tương ứng. Voucher có thể được phát hành lại hoặc ghi nhận lại vào doanh thu chưa thực hiện tùy theo chính sách của công ty.

Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán voucher, phiếu quà tặng, giảm giá. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.