Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Trong hoạt động kinh doanh, việc hạch toán chính xác chi phí vận chuyển giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi tiêu. Tuy nhiên, việc phân loại chi phí vận chuyển sao cho phù hợp là một thách thức không nhỏ. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí vận chuyển, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả.

Cách hạch toán chi phí vận chuyển

1. Khái niệm chi phí vận chuyển 

Chi phí vận chuyển là tổng chi phí phát sinh trong quá trình di chuyển hàng hóa hoặc dịch vụ từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ. 

Chi phí này bao gồm các khoản như phí thuê phương tiện vận chuyển (đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường hàng không), phí nhiên liệu, phí cầu đường, phí bảo hiểm hàng hóa, phí bốc xếp và các khoản phí khác liên quan đến việc đảm bảo hàng hóa được giao đến địa điểm cần thiết một cách an toàn và đúng thời gian. 

Chi phí vận chuyển có thể ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Theo Chuẩn mực kế toán 03 – Hàng tồn kho, chi phí vận chuyển được chia thành hai nhóm là chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua và chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu.

Trong trường hợp chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua, doanh nghiệp sẽ có 3 hướng hạch toán sau:

Chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua:

Bên Nợ

• TK 1562 – Chi phí mua hàng hóa chưa thuế GTGT
• TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Bên Có 

• TK 111 – Tiền mặt
• TK 112 – Chuyển khoản qua ngân hàng qua 
• TK 131 – Phải trả bằng tiền khác

Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu:

Bên Nợ

• TK 211 – Chi phí mua sắm TSCĐ
• TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Bên Có

• TK 111 – Tiền mặt 
• TK 112 – Chuyển khoản ngân hàng 
• TK 131 – Phải trả bằng tiền khác

Nếu doanh nghiệp mua nhiều hơn một mặt hàng, chi phí vận chuyển cần được phân bổ cho từng loại mặt hàng trước. Sau đó, kế toán có thể tiến hành hạch toán chi phí riêng cho từng mặt hàng vào giá trị nhập kho hay nguyên giá của chúng. 

Hiện nay, kế toán viên có thể lựa chọn một trong 3 phương thức nhằm phân bổ chi phí vận chuyển, bao gồm:

– Phân bổ theo tỷ lệ giá trị hàng hóa.

• Xác định giá trị gốc (bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển) của từng mặt hàng/tài sản.
• Phân bổ chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng/tài sản dựa trên tỷ lệ giá trị gốc của chúng so với tổng giá trị gốc của tất cả các mặt hàng/tài sản được mua.

– Phân bổ theo tỷ lệ khối lượng hàng hóa.

• Xác định khối lượng của từng mặt hàng/tài sản.
• Phân bổ chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng/tài sản dựa trên tỷ lệ khối lượng của chúng so với tổng khối lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản được mua.

– Phân bổ theo tỷ lệ số lượng hàng hóa.

• Xác định số lượng của từng mặt hàng/tài sản.
• Phân bổ chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng/tài sản dựa trên tỷ lệ số lượng của chúng so với tổng số lượng của tất cả các mặt hàng/tài sản được mua.

3. Ví dụ về hạch toán chi phí vận chuyển

Ví dụ 1: Công ty A mua 10.000 đơn vị hàng hóa từ nhà cung cấp với giá trị 500 triệu đồng và chi phí vận chuyển là 20 triệu đồng, đã bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty thanh toán chi phí vận chuyển bằng tiền mặt.

Bút toán:

Bên Nợ:

• TK 1562: 18.181.818 đồng (chi phí vận chuyển chưa thuế GTGT)
• TK 1331: 1.818.182 đồng (thuế GTGT đầu vào)

Bên Có:

• TK 111: 20.000.000 đồng (tiền mặt)

Ví dụ 2: Công ty B mua một máy móc thiết bị với giá trị 1 tỷ đồng, chi phí vận chuyển là 30 triệu đồng, đã bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty thanh toán chi phí vận chuyển qua chuyển khoản ngân hàng.

Bút toán:

Bên Nợ:

• TK 211: 27.272.727 đồng (chi phí vận chuyển chưa thuế GTGT)
• TK 1331: 2.727.273 đồng (thuế GTGT đầu vào)

Bên Có:

• TK 112: 30.000.000 đồng (chuyển khoản qua ngân hàng)

Ví dụ 3: Công ty C mua 3 loại hàng hóa với tổng giá trị 200 triệu đồng. Chi phí vận chuyển là 10 triệu đồng, được phân bổ theo tỷ lệ giá trị hàng hóa.

Giá trị các mặt hàng:

• Mặt hàng 1: 80 triệu đồng (40% tổng giá trị)
• Mặt hàng 2: 60 triệu đồng (30% tổng giá trị)
• Mặt hàng 3: 60 triệu đồng (30% tổng giá trị)

Phân bổ chi phí vận chuyển:

• Mặt hàng 1: 4 triệu đồng
• Mặt hàng 2: 3 triệu đồng
• Mặt hàng 3: 3 triệu đồng

Bút toán:

Bên Nợ:

• TK 1562: 9.090.909 đồng (chi phí vận chuyển chưa thuế GTGT)
• TK 1331: 909.091 đồng (thuế GTGT đầu vào)

Bên Có:

• TK 111: 10.000.000 đồng (tiền mặt)

4. Cách phân bổ chi phí vận chuyển

4.1 Phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên giá trị hàng mua

Khi doanh nghiệp lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên giá trị hàng hóa mua, kế toán viên sẽ thực hiện phân bổ theo công thức sau:

Chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng nhập kho = Giá trị của từng mặt hàng × Chi phí vận chuyển tổng cộng / Tổng giá trị của toàn bộ hàng hóa.

Phương pháp này có ưu điểm là độ chính xác cao hơn, do đó, nên được áp dụng cho những lô hàng có sự chênh lệch lớn về giá trị. Tuy nhiên, việc tính toán phân bổ theo tiêu thức này khá phức tạp, nên nếu doanh nghiệp nhập nhiều hàng hóa cùng lúc thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng.

Ví dụ: Doanh nghiệp A mua 3 mặt hàng, thanh toán qua ngân hàng, với chi tiết như sau:

Mặt hàng	Đơn vị	Số lượng	Đơn giá (chưa VAT)	Tổng giá trị (chưa VAT)
Sản phẩm A	SP	10	2.000.000	20.000.000
Sản phẩm B	SP	15	2.500.000	25.000.000
Sản phẩm C	SP	20	2.750.000	27.500.000

Chi phí vận chuyển cho lô hàng là 2.000.000 đồng (chưa VAT) để đưa hàng hóa về kho.

Kế toán viên sẽ phân bổ chi phí vận chuyển cho từng sản phẩm như sau:

• Chi phí vận chuyển SP A = 20.000.000 × 2.000.000 / 72.500.000 = 551.724,18
• Chi phí vận chuyển SP B = 25.000.000 × 2.000.000 / 72.500.000 = 689.655,17
• Chi phí vận chuyển SP C = 2.000.000 – 551.724,18 – 689.655,17 = 758.620,65

Giá trị nhập kho cho từng sản phẩm sau khi cộng chi phí vận chuyển:

• Nợ TK 156 SP A: 20.551.724,18
• Nợ TK 156 SP B: 25.689.655,17
• Nợ TK 156 SP C: 28.258.620,65
• Nợ TK 133: 7.450.000
• Có TK 112: 81.950.000

4.2 Phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa

Nếu lựa chọn phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên số lượng hàng hóa, kế toán viên sẽ thực hiện như sau:

Chi phí vận chuyển phân bổ = Số lượng từng mặt hàng × Chi phí vận chuyển chung / Tổng số lượng hàng mua.

Phương pháp này dễ áp dụng hơn và được nhiều kế toán viên lựa chọn. Tuy nhiên, kết quả phân bổ sẽ mang tính tương đối, phụ thuộc vào số lượng từng mặt hàng nhập kho.

Ví dụ: Doanh nghiệp B mua 3 mặt hàng, thanh toán qua ngân hàng, chi tiết như sau: (ĐVT: VND)

Mặt hàng	Đơn vị	Số lượng	Đơn giá (chưa VAT)	Tổng giá trị (chưa VAT)
Sản phẩm X	Kg	100	400.000	40.000.000
Sản phẩm Y	Kg	150	550.000	82.500.000
Sản phẩm Z	Kg	250	575.000	143.750.000

Chi phí vận chuyển cho lô hàng là 6.000.000 đồng (chưa VAT).

Kế toán viên phân bổ chi phí vận chuyển cho từng sản phẩm như sau:

• Chi phí vận chuyển SP X = 100 × 6.000.000 / 500 = 1.200.000
• Chi phí vận chuyển SP Y = 150 × 6.000.000 / 500 = 1.800.000
• Chi phí vận chuyển SP Z = 6.000.000 – 1.200.000 – 1.800.000 = 3.000.000

Giá trị nhập kho cho từng sản phẩm sau khi cộng chi phí vận chuyển:

• Nợ TK 156 SP X: 41.200.000
• Nợ TK 156 SP Y: 84.300.000
• Nợ TK 156 SP Z: 146.750.000
• Nợ TK 133: 26.625.000
• Có TK 112: 298.875.000

Trên đây là hướng dẫn cách hạch toán chi phí vận chuyển. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.