Bạn đang băn khoăn về cách kê khai hoá đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78 viết như thế nào cho đúng ? Hóa đơn điều chỉnh giảm là một loại hóa đơn đặc biệt được sử dụng để điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đã ghi trên hóa đơn gốc do các nguyên nhân như giảm giá bán,… Việc kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót, rắc rối và phạt nặng từ cơ quan thuế. Bài viết này ACC sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
1.Định nghĩa về hoá đơn điều chỉnh giảm
1.1 Định nghĩa về hoá đơn điều chỉnh giảm
Hóa đơn điều chỉnh giảm là hóa đơn được lập để sửa đổi nội dung trên hóa đơn đã xuất trước đó trong trường hợp:
- Giảm giá bán: Khi người bán giảm giá bán hàng hóa, dịch vụ đã xuất hóa đơn cho người mua.
- Trả lại hàng hóa, dịch vụ: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, dịch vụ đã mua và đã được xuất hóa đơn.
- Hủy hóa hợp đồng: Khi hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ bị hủy và người bán đã xuất hóa đơn cho người mua.
- Phát hiện sai sót: Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã xuất, chẳng hạn như sai thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, số tiền,…
Hóa đơn điều chỉnh giảm phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Hóa đơn điều chỉnh giảm có giá trị pháp lý như hóa đơn gốc và được sử dụng để điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT của người bán và người mua.
1.2 Vai trò của việc kê khai hoá đơn điều chỉnh giảm
Hóa đơn điều chỉnh giảm đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý thuế, mang lại nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua:
- Điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT: Giúp điều chỉnh chính xác doanh thu, thuế GTGT của người bán và người mua khi có thay đổi về giá bán, trả lại hàng hóa, hủy hợp đồng hoặc phát hiện sai sót trên hóa đơn.
- Phản ánh trung thực hoạt động kinh doanh: Thể hiện thông tin hoạt động kinh doanh một cách trung thực, chính xác, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, giám sát.
- Bảo vệ quyền lợi: Là bằng chứng hợp pháp bảo vệ quyền lợi của người bán và người mua trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
- Tăng cường quản lý thuế: Giúp cơ quan thuế nắm bắt đầy đủ thông tin về doanh thu, thuế GTGT, từ đó đánh giá, kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh và thu thuế hiệu quả.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
2.Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78
2.1 Căn cứ pháp lý
2.1.1 Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn điện tử:
Đây là văn bản pháp luật chính thức quy định chi tiết về việc lập, xuất, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn điều chỉnh giảm. Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 01/02/2022 và thay thế cho Thông tư 49/2010/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
2.1.2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý hóa đơn:
Nghị định này quy định những nguyên tắc chung về quản lý hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn điều chỉnh giảm.Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021.
2.1.3 Các văn bản hướng dẫn khác của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế:
Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế thường xuyên ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết về cách lập, xuất, quản lý và sử dụng hóa đơn điều chỉnh giảm, bổ sung cho các quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.2 Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78
Bước 1 : Xác định thông tin cần thiết:
Để lập hóa đơn điều chỉnh giảm chính xác, bạn cần thu thập đầy đủ thông tin sau:
- Thông tin về người bán và người mua: Mã số thuế; Tên, địa chỉ; Điện thoại, email
- Thông tin về hóa đơn gốc: Kỳ xuất hóa đơn; Số hóa đơn; Mẫu hóa đơn
- Nội dung điều chỉnh:Lý do điều chỉnh; Nội dung hàng hóa, dịch vụ điều chỉnh (số lượng, đơn giá, thành tiền); Số tiền điều chỉnh (bao gồm thuế GTGT)
- Thông tin khác: Ký tên, đóng dấu của người bán; Ngày lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 2: Lựa chọn hình thức kê khai:
Hiện nay, có hai hình thức kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm phổ biến:
- Kê khai trực tuyến: Truy cập hệ thống Cổng thông tin điện tử thuế (eTax) (https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/) và thực hiện theo hướng dẫn.
- Nộp thủ công: In hóa đơn điều chỉnh giảm và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
Bước 3: Hoàn thành tờ khai kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm:
- Đối với kê khai trực tuyến: Sử dụng hệ thống eTax để nhập thông tin theo hướng dẫn. Hệ thống sẽ tự động tạo tờ khai theo đúng quy định.
- Đối với nộp thủ công: Sử dụng tờ khai mẫu theo quy định của Bộ Tài chính. In tờ khai và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.
Bước 4: Nộp tờ khai và hóa đơn điều chỉnh giảm:
- Đối với kê khai trực tuyến: Hệ thống eTax sẽ tự động gửi tờ khai và hóa đơn điều chỉnh giảm đến cơ quan thuế. Sau khi nhận được thông báo tiếp nhận từ hệ thống, bạn có thể lưu trữ hoặc in ấn để lưu giữ hồ sơ.
- Đối với nộp thủ công: Nộp tờ khai và hóa đơn điều chỉnh giảm bản gốc cho cơ quan thuế. Nhận biên lai xác nhận từ cơ quan thuế để lưu giữ hồ sơ.
3.Khi nào thì phát sinh hoá đơn điều chỉnh giảm
3.1 Giảm giá bán:
Người bán giảm giá bán hàng hóa, dịch vụ đã xuất hóa đơn cho người mua.
Ví dụ: Sau khi xuất hóa đơn cho khách hàng, cửa hàng A quyết định giảm giá 10% cho tất cả các sản phẩm đã bán trong ngày. Do đó, cửa hàng A cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh giá bán cho khách hàng.
3.2 Trả lại hàng hóa, dịch vụ:
Người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, dịch vụ đã mua và đã được xuất hóa đơn.
Ví dụ: Công ty B mua 10 chiếc máy tính từ công ty C và đã được xuất hóa đơn. Tuy nhiên, sau khi nhận hàng, công ty B phát hiện 2 chiếc máy tính bị lỗi và đã trả lại cho công ty C. Do đó, công ty C cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT do việc trả lại hàng hóa.
3.3 Hủy hợp đồng:
Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ bị hủy và người bán đã xuất hóa đơn cho người mua.
Ví dụ: Công ty D ký hợp đồng mua máy móc thiết bị với công ty E và đã được xuất hóa đơn. Tuy nhiên, sau đó hai bên hủy hợp đồng do công ty D không có đủ khả năng thanh toán. Do đó, công ty E cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT do việc hủy hợp đồng.
3.4 Phát hiện sai sót trên hóa đơn:
Phát hiện sai sót về thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, số tiền, thuế GTGT,… trên hóa đơn đã xuất.
Ví dụ: Hóa đơn do công ty F xuất cho công ty G ghi sai số lượng hàng hóa. Do đó, công ty F cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để sửa lỗi sai sót trên hóa đơn đã xuất.
4.Những lưu ý về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm
4.1 Thời hạn lập hóa đơn:
Hóa đơn điều chỉnh giảm phải được lập trong thời hạn 2 năm kể từ ngày lập hóa đơn gốc.
Ví dụ: Hóa đơn gốc được lập ngày 1/1/2024, thì hóa đơn điều chỉnh giảm phải được lập trước ngày 31/12/2026.
4.2 Nội dung điều chỉnh:
Nội dung điều chỉnh trên hóa đơn điều chỉnh giảm phải được trình bày rõ ràng, cụ thể và chính xác, bao gồm:
- Lý do điều chỉnh (giảm giá, trả lại hàng hóa, hủy hợp đồng,…)
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ điều chỉnh (số lượng, đơn giá, thành tiền)
- Số tiền điều chỉnh (bao gồm thuế GTGT)
Cần ghi rõ “Hóa đơn điều chỉnh giảm” trên hóa đơn.
4.3 Ký tên, đóng dấu:
Hóa đơn điều chỉnh giảm phải được ký tên, đóng dấu của người bán.Ký tên của người lập hóa đơn và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.Đóng dấu của doanh nghiệp.
4.4 Lưu trữ hồ sơ:
Người bán phải lưu giữ hóa đơn điều chỉnh giảm cùng với hóa đơn gốc trong ít nhất 5 năm.Lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.
4.5 Một số lưu ý khác:
- Trường hợp điều chỉnh nhiều nội dung trên cùng một hóa đơn gốc, thì phải lập nhiều hóa đơn điều chỉnh giảm riêng biệt.
- Trường hợp điều chỉnh giảm thuế GTGT, thì người bán phải hoàn thuế GTGT cho người mua theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
- Trường hợp điều chỉnh giảm do phát hiện sai sót trên hóa đơn gốc, thì người bán phải ghi rõ nội dung sai sót và nội dung sửa chữa trên hóa đơn điều chỉnh giảm.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
