Định khoản kế toán thanh toán là gì? Hạch toán kế toán thanh toán

Định khoản kế toán là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong kế toán. Nó là quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán có liên quan. Vậy định khoản kế toán thanh toán là gì? Hạch toán kế toán thanh toán như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây.

1. Định khoản kế toán thanh toán là gì? 

Định khoản kế toán là quá trình xác định và ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào bên Nợ và bên Có của các tài khoản kế toán có liên quan. 

Định khoản kế toán là một công việc quan trọng trong công tác kế toán, là cơ sở để ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin cho các bên liên quan.

2. Hạch toán kế toán thanh toán 

Dưới đây là phần nội dung về hạch toán kế toán thanh toán, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quát về quy trình và các nguyên tắc cơ bản trong hạch toán các giao dịch thanh toán trong doanh nghiệp:

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Nghiệp vụ liên quan tới thu tiền mặt
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 112	– Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ – Phiếu thu tiền – Bảng kê giao dịch ngân hàng
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty bằng tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 141	– Phiếu hoàn ứng – Phiếu thu tiền
Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 131	– Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có) – Phiếu thu tiền
Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT thu bằng tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331	– Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT – Phiếu xuất kho – Chứng từ giao nhận (nếu có) – Phiếu thu tiền
Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng	Nợ TK 111 Có TK 131	– Phiếu thu tiền – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng	Nợ TK 112 Có TK 111	– Phiếu chi tiền – Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản – Bảng kê giao dịch ngân hàng
Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên công ty đi công tác	Nợ TK 141 Có TK 111	– Giấy đề nghị tạm ứng – Phiếu chi tiền
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt	Nợ TK 331 Có TK 111	– Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu chi tiền
Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111	– Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng – Phiếu chi tiền
Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa	Nợ TK 331 Có TK 111	– Phiếu chi tiền – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…)	Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 111	– Hóa đơn – Phiếu chi tiền
Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền qua ngân hàng
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng	Nợ TK 112 Có TK 111	– Phiếu chi tiền – Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản – Bảng kê giao dịch ngân hàng
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng	Nợ TK 112 Có TK 141	– Phiếu hoàn ứng – Giấy báo Có
Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 112 Có TK 131	– Hợp đồng/Đơn hàng (nếu có) – Giấy báo Có
Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT, khách hàng chuyển khoản trả tiền ngay	Nợ TK 112 Có TK 511 Có TK 3331	– Hợp đồng/Đơn hàng – Hóa đơn GTGT – Phiếu xuất kho – Chứng từ giao nhận (nếu có) – Giấy báo Có
Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản	Nợ TK 112 Có TK 131	– Giấy báo Có – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền qua ngân hàng
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt	Nợ TK 111 Có TK 112	– Séc/Giấy lĩnh tiền/ Giấy báo Nợ – Phiếu thu tiền – Bảng kê giao dịch ngân hàng
Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc	Nợ TK 141 Có TK 112	– Giấy đề nghị tạm ứng – Giấy báo Nợ
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 331 Có TK 112	– Hợp đồng/Đơn hàng – Giấy báo Nợ
Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 112	– Hợp đồng/Đơn hàng – Phiếu giao hàng – Giấy báo Nợ
Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 331 Có TK 112	– Giấy báo Nợ – Biên bản đối chiếu công nợ (nếu có)
Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) qua giao dịch chuyển khoản	Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 112	– Hóa đơn – Giấy báo Nợ
Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên	Nợ TK 334 Có TK 112	– Bảng lương đã ký duyệt – Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận – Giấy báo Nợ

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế

3. Công việc hằng ngày của kế toán thanh toán

Công tác quản lý và theo dõi các khoản thu trong doanh nghiệp

• Thu tiền từ các nguồn khác nhau: Thực hiện thu tiền từ nhiều đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm việc thu tiền góp vốn của cổ đông, thu tiền từ quỹ thu ngân và thu hồi công nợ từ khách hàng.
• Giám sát tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình gửi tiền vào ngân hàng để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả trong việc quản lý tài chính.
• Theo dõi các khoản phải thu: Thực hiện việc đốc thúc và quản lý các khoản phải thu từ cổ đông đã cam kết góp vốn nhưng chưa thực hiện, cũng như từ nhân viên thu ngân và khách hàng.
• Quản lý nghiệp vụ kế toán: Đảm bảo quản lý chặt chẽ các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thu, chi dòng tiền để duy trì tính chính xác trong sổ sách kế toán.

Công tác quản lý và theo dõi các khoản chi trong doanh nghiệp

• Lập kế hoạch thanh toán công nợ: Thiết lập kế hoạch và chiến lược thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp, nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ.
• Thực hiện nghiệp vụ thanh toán: Trực tiếp thực hiện các giao dịch thanh toán, có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Công việc bao gồm từ việc đối chiếu công nợ, tiếp nhận hóa đơn, đến việc kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán và lập các phiếu thanh toán (như phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng).

Quản lý quỹ tiền mặt

• Theo dõi thu chi tiền mặt: Quản lý và theo dõi các giao dịch thu chi tiền mặt trong quỹ, đồng thời lập báo cáo tồn quỹ vào cuối kỳ để có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính.
• Kiểm soát thu ngân: Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ việc thu ngân để hạn chế sai sót và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch.
• Phối hợp với thủ quỹ: Làm việc cùng với thủ quỹ để thực hiện chi tiền theo đúng quy định, đảm bảo mọi khoản chi được thực hiện một cách hợp lý và minh bạch.
• Kiểm tra quỹ hàng ngày: Hàng ngày thực hiện kiểm tra nguồn quỹ để xác nhận số dư và tính chính xác của các giao dịch đã thực hiện.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí vận chuyển

4. Các bước thực hiện các nghiệp vụ kế toán thanh toán

4.1 Quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt

Dựa trên các chứng từ thanh toán được gửi từ các bộ phận, kế toán thanh toán sẽ thực hiện các bước sau:

– Tiếp nhận và kiểm tra: Đầu tiên, kế toán cần tiếp nhận thủ tục thanh toán và kiểm tra xem bộ chứng từ đã đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và nội dung thanh toán có phù hợp với quy chế tài chính của công ty hay không.

– Xét duyệt hồ sơ: Tiến hành xét duyệt hồ sơ thanh toán để đảm bảo tất cả các yêu cầu và quy trình được tuân thủ.

– Lập phiếu chi: Sau khi hồ sơ được phê duyệt, kế toán sẽ lập phiếu chi và trình ký cho Kế toán trưởng và Giám đốc.

– Chuyển chứng từ: Tiếp theo, các chứng từ sẽ được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành thanh toán.

– Hạch toán nghiệp vụ: Kế toán sẽ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách kế toán.

– Kiểm tra cuối ngày: Cuối ngày, kế toán sẽ thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của mình với sổ quỹ của thủ quỹ và thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt để đảm bảo tính chính xác.

4.2 Quy trình thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt

Trong các nghiệp vụ thu tiền mặt, như rút tiền ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt hay thu từ hoạt động bán hàng, kế toán thanh toán sẽ tiến hành:

– Tiếp nhận và kiểm tra: Kế toán bắt đầu bằng việc tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc thu tiền.

– Lập phiếu thu: Sau khi kiểm tra, kế toán lập phiếu thu và trình ký cho Kế toán trưởng và Giám đốc.

– Chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện việc thu tiền.

– Hạch toán nghiệp vụ: Kế toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách kế toán.

– Kiểm tra cuối ngày: Cuối ngày, kế toán sẽ đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của mình với sổ quỹ của thủ quỹ và thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt để bảo đảm độ chính xác.

5. Một số câu hỏi liên quan

Hạch toán chi phí thanh toán có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính như thế nào?

Hạch toán chi phí thanh toán làm giảm lợi nhuận trước thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính. Việc ghi nhận chi phí cũng tác động đến tài sản và nghĩa vụ trên bảng cân đối kế toán. Điều này giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Tại sao việc kiểm tra chứng từ thanh toán là quan trọng trong hạch toán?

Kiểm tra chứng từ thanh toán đảm bảo tính hợp lệ và chính xác, giảm thiểu sai sót và gian lận. Nếu chứng từ không hợp lệ, nó có thể dẫn đến hạch toán sai. Việc này cũng duy trì sự minh bạch trong quy trình tài chính của doanh nghiệp.

Hạch toán thanh toán có thể sử dụng các phương pháp nào để đảm bảo tính chính xác?

Các phương pháp như đối chiếu số liệu và kiểm tra nội bộ là cần thiết để đảm bảo tính chính xác. Chúng giúp phát hiện kịp thời sai sót và điều chỉnh nếu cần thiết. Sử dụng phần mềm kế toán cũng tăng độ tin cậy của thông tin tài chính.

Trên đây là một số thông tin về định khoản kế toán thanh toán là gì? Hạch toán kế toán thanh toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.