Hướng dẫn hạch toán chi phí cộng tác viên

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc hạch toán chi phí cộng tác viên đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Chi phí này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn thể hiện sự minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn cách hạch toán chi phí cộng tác viên một cách hiệu quả và chính xác.

Hướng dẫn hạch toán chi phí cộng tác viên

1. Chi phí cộng tác viên là gì?

Chi phí cộng tác viên là các khoản chi mà doanh nghiệp phải trả cho những cá nhân hoặc tổ chức không phải là nhân viên chính thức, nhưng đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp. 

Những khoản chi này có thể bao gồm tiền công, phí dịch vụ, hoa hồng hoặc các hình thức thanh toán khác cho các cộng tác viên thực hiện nhiệm vụ như tiếp thị, bán hàng, tư vấn hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác. 

2. Hạch toán chi phí cộng tác viên

Khi doanh nghiệp ký hợp đồng với cộng tác viên và phát sinh chi phí, kế toán sẽ ghi nhận chi phí này bằng cách:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc tài khoản chi phí liên quan phù hợp).
• Có TK 331 – Phải trả người bán, thể hiện nghĩa vụ thanh toán cho cộng tác viên. Nếu doanh nghiệp đã thanh toán ngay, sẽ ghi:
• Có TK 111 – Tiền mặt hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, tùy thuộc vào phương thức thanh toán.

Khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán cho cộng tác viên, ghi nhận giao dịch này bằng cách:

• Nợ TK 331 – Phải trả người bán, để giảm nghĩa vụ nợ đối với cộng tác viên.
• Có TK 111 – Tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng).

Trong trường hợp có khoản chi phí chưa thanh toán cho cộng tác viên, doanh nghiệp có thể lập dự phòng cho chi phí này bằng cách:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi nhận chi phí cần trích lập.
• Có TK 335 – Chi phí phải trả, thể hiện nghĩa vụ phải trả trong tương lai.

3. Hạch toán thuế TNCN của cộng tác viên

Khi phát sinh các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân cho cộng tác viên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập căn cứ vào hóa đơn, chứng từ có liên quan để ghi nhận các khoản thu nhập chịu thuế vào tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân.

Cụ thể, kế toán ghi:

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân trả thu nhập ghi:

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho cộng tác viên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập căn cứ vào tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân để xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp hoặc số thuế thu nhập cá nhân được hoàn.

Nếu số thuế thu nhập cá nhân phải nộp lớn hơn số thuế thu nhập cá nhân đã nộp, tổ chức, cá nhân trả thu nhập ghi:

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Nếu số thuế thu nhập cá nhân đã nộp lớn hơn số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, tổ chức, cá nhân trả thu nhập ghi:

• Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Ví dụ về hạch toán thuế TNCN của cộng tác viên:

Ví dụ 1: Doanh nghiệp ABC trả thù lao cho cộng tác viên A là 10.000.000 đồng, trong đó bao gồm thuế TNCN là 2.000.000 đồng. Doanh nghiệp ABC đã thanh toán thù lao cho cộng tác viên A.

Hạch toán khi thanh toán thù lao:

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

• Có TK 711 – Thu nhập khác 10.000.000

Hạch toán thuế TNCN khi nộp:

Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN vào ngân sách nhà nước, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
• Có TK 111 – Tiền mặt

Ví dụ 2: Doanh nghiệp ABC đã nộp tiền thuế TNCN từ thù lao của cộng tác viên A vào ngân sách nhà nước là 2.000.000 đồng.

Hạch toán khi nộp tiền thuế TNCN

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
• Có TK 111 – Tiền mặt 2.000.000

Hạch toán thuế TNCN trong trường hợp được hoàn thuế

Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận hoàn thuế TNCN cho cộng tác viên, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 133 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước khác, tiểu khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
• Có TK 111 – Tiền mặt

Ví dụ 3: Doanh nghiệp ABC được cơ quan thuế chấp nhận hoàn thuế TNCN cho cộng tác viên A là 1.000.000 đồng.

Hạch toán khi được cơ quan thuế chấp nhận hoàn thuế TNCN

• Nợ TK 133 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước khác, tiểu khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp 1.000.000

Hạch toán khi nộp tiền hoàn thuế TNCN vào ngân sách

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp
• Có TK 111 – Tiền mặt 1.000.000

4. Quy định về thuế TNCN của cộng tác viên 

Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của cộng tác viên bao gồm:

– Tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động chi trả

• Tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động;
• Tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả cho người lao động theo các thỏa thuận khác;
• Tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động chi trả cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, tiền tham quan, du lịch,…

– Các khoản phụ cấp, trợ cấp khác do người sử dụng lao động chi trả cho người lao động theo quy định của pháp luật và do người sử dụng lao động tự quyết định.

– Thuế suất thuế thu nhập cá nhân đối với cộng tác viên được áp dụng theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân. Cụ thể như sau:

• Thu nhập tính thuế từ 0 đến 5 triệu đồng/tháng: Thuế suất 5%.
• Thu nhập tính thuế từ trên 5 triệu đồng/tháng đến 10 triệu đồng/tháng: Thuế suất 10%.
• Thu nhập tính thuế từ trên 10 triệu đồng/tháng đến 15 triệu đồng/tháng: Thuế suất 15%.
• Thu nhập tính thuế từ trên 15 triệu đồng/tháng đến 20 triệu đồng/tháng: Thuế suất 20%.
• Thu nhập tính thuế từ trên 20 triệu đồng/tháng: Thuế suất 25%.

– Trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho cộng tác viên, cụ thể như sau:

• Khi chi trả tiền lương, tiền công cho cộng tác viên, người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo số tiền thực tế chi trả.
• Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân cho cộng tác viên theo quy định của pháp luật.

Trường hợp cộng tác viên không ký hợp đồng lao động, người sử dụng lao động không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì cộng tác viên có nghĩa vụ tự khai thuế và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí vận chuyển

5. Cách tính thuế thu nhập cá nhân của cộng tác viên

Công thức tính thuế thu nhập cá nhân cho cộng tác viên như sau:

Thuế thu nhập cá nhân = Thu nhập chịu thuế * Thuế suất

Trong đó:

• Thu nhập chịu thuế là tổng số tiền mà cộng tác viên nhận được từ việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa, trừ các khoản giảm trừ, miễn thuế theo quy định của pháp luật.
• Thuế suất là mức thuế suất áp dụng cho từng bậc thu nhập.

Trên đây là một số thông tin về hạch toán chi phí cộng tác viên. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.