Các phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy các phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho như thế nào ? Bài viết này của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn 

1. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Hạch toán hàng tồn kho là quá trình theo dõi, ghi chép và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ tùng, vật tư tiêu hao trong doanh nghiệp.

Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho chính được sử dụng trong doanh nghiệp, đó là:

• Phương pháp kê khai thường xuyên
• Phương pháp kiểm kê định kỳ
• Phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán hàng tồn kho bằng cách theo dõi và cập nhật thông tin về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa liên tục trên sổ kế toán.

Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải lập các sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng loại hàng tồn kho, bao gồm:

• Sổ kho: Theo dõi số lượng, giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ tùng, vật tư tiêu hao tồn kho cuối kỳ.
• Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa: Theo dõi chi tiết từng loại vật tư, hàng hóa về số lượng, giá trị nhập, xuất, tồn kho từng ngày.

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ tùng, vật tư tiêu hao, kế toán sẽ ghi nhận vào sổ kế toán theo giá mua thực tế. Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, kế toán sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán theo giá nhập kho thực tế của từng loại hàng hóa.

Ưu điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

• Phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ tùng, vật tư tiêu hao.
• Dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho, tránh thất thoát, hư hỏng.
• Có thể tính giá vốn hàng bán chính xác.

Nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

• Yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống sổ kế toán chi tiết, phức tạp.
• Chi phí hạch toán cao.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán hàng tồn kho bằng cách chỉ ghi nhận giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê thực tế.

Theo phương pháp này, doanh nghiệp chỉ lập sổ kế toán tổng hợp để theo dõi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ tùng, vật tư tiêu hao, kế toán sẽ ghi nhận vào sổ kế toán theo giá mua thực tế. Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, kế toán sẽ ghi nhận giá vốn hàng bán theo giá nhập kho thực tế của từng loại hàng hóa.

Vào cuối kỳ, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê thực tế hàng tồn kho để xác định số lượng, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Kết quả kiểm kê được ghi nhận vào sổ kế toán tổng hợp.

Ưu điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

• Đơn giản, dễ thực hiện.
• Chi phí hạch toán thấp.

Nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

• Không phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ tùng, vật tư tiêu hao.
• Khó kiểm soát hàng tồn kho, dễ xảy ra thất thoát, hư hỏng.
• Giá vốn hàng bán có thể không chính xác.

Lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động kinh doanh phức tạp, thì nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ tùng, vật tư tiêu hao.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động kinh doanh đơn giản, thì có thể áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để đơn giản hóa công tác hạch toán, giảm chi phí.

Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.

2. Phân biệt hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho chính, đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Theo dõi và cập nhật thông tin về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa liên tục trên sổ kế toán.

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định bằng cách lấy tổng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cộng với giá trị hàng hóa nhập kho trong kỳ trừ đi giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ.

Ưu điểm:

• Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định chính xác, kịp thời.

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình hình tồn kho, tránh hao hụt, hư hỏng.

Nhược điểm:

• Gây tốn kém chi phí cho việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho.

• Phương pháp kiểm kê định kỳ

• Chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Giá trị hàng tồn kho xuất kho trong kỳ được xác định bằng cách lấy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trừ đi giá trị hàng tồn kho đầu kỳ.

Ưu điểm:

• Giảm chi phí cho việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho.

Nhược điểm:

• Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ có thể không chính xác do không cập nhật kịp thời tình hình nhập, xuất kho trong kỳ.

Lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho

• Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau để lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp:
• Tính chất hàng hóa: Hàng hóa có giá trị cao, dễ hư hỏng, hao hụt thì nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kiểm soát tốt tình hình tồn kho.
• Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn, có nhiều hàng hóa thì nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
• Chi phí hạch toán: Phương pháp kê khai thường xuyên tốn kém chi phí hơn phương pháp kiểm kê định kỳ.

3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Do đó, việc hạch toán hàng tồn kho chính xác là yêu cầu cần thiết để đảm bảo tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.

Hiện nay, có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng phổ biến, đó là:

• Phương pháp kê khai thường xuyên
• Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo dõi và cập nhật thông tin về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa liên tục trên sổ kế toán. Phương pháp này có ưu điểm là phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn của hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình hàng hóa trong kho để có kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp.

Để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, doanh nghiệp cần mở các sổ kế toán sau:

• Sổ kho: Sổ này dùng để theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa tồn kho theo từng loại, từng thứ.
• Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa: Sổ này dùng để theo dõi chi tiết từng loại vật liệu, hàng hóa theo từng mã số, chủng loại, quy cách, đơn vị tính,…

Cách hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên được thực hiện như sau:

Khi nhập kho hàng hóa, kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ nhập kho để ghi sổ theo các bước sau:

• Ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa nhập kho vào sổ kho.
• Ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa nhập kho vào sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa.
• Ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho vào tài khoản 152 “Hàng tồn kho”.

Khi xuất kho hàng hóa, kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ xuất kho để ghi sổ theo các bước sau:

• Ghi giảm số lượng và giá trị hàng hóa xuất kho vào sổ kho.
• Ghi giảm số lượng và giá trị hàng hóa xuất kho vào sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa.
• Ghi nhận giá trị hàng hóa xuất kho vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán hàng tồn kho chỉ phản ánh số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện, nhưng nhược điểm là không phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn của hàng tồn kho.

Để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ. Kết quả kiểm kê được ghi sổ theo các bước sau:

• Ghi nhận số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ vào sổ kho.
• Ghi nhận số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ vào sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa.
• Ghi nhận chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho cuối kỳ với giá trị hàng tồn kho đã ghi sổ vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” hoặc tài khoản 152 “Hàng tồn kho”.

Lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh thường xuyên, hàng hóa lưu thông nhanh chóng thì nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh không thường xuyên, hàng hóa lưu thông chậm thì nên áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.

Tại Việt Nam, theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được lựa chọn áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho nêu trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải ghi rõ phương pháp hạch toán hàng tồn kho đã chọn áp dụng vào Chế độ kế toán doanh nghiệp.

Trên đây là một số thông tin về Các phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn