Hướng dẫn xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân​

Khi bị trùng mã số thuế cá nhân, nhiều cá nhân và doanh nghiệp gặp phải khó khăn trong quá trình kê khai thuế. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến các giao dịch tài chính và yêu cầu giải quyết kịp thời. Để Xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân một cách hiệu quả, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn đưa ra giải pháp tối ưu.

1. Nguyên nhân làm trùng mã số thuế thu nhập cá nhân

Mã số thuế cá nhân (MST) là một dãy số gồm 10 hoặc 13 chữ số và ký tự khác được cấp bởi Cơ quan Thuế nhằm giúp quản lý người nộp thuế. Mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất và sử dụng suốt đời, vì vậy việc trùng mã số thuế cá nhân là điều không được phép xảy ra.

Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp xảy ra tình trạng trùng mã số thuế cá nhân, gây khó khăn cho người nộp thuế. Một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng này bao gồm:

• Trùng số CMND/CCCD CMND (Chứng minh nhân dân) hoặc CCCD (Căn cước công dân) là giấy tờ pháp lý dùng để xác minh tính duy nhất của mỗi cá nhân. Đây là dãy số duy nhất gắn liền với một cá nhân và được cấp bởi cơ quan Công an. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể xảy ra tình trạng trùng số CMND/CCCD của hai cá nhân ở hai khu vực khác nhau. Điều này dẫn đến việc cấp trùng mã số thuế cá nhân vì các tỉnh thành có thể cấp CMND theo phương thức thủ công, khiến việc tránh sai sót là điều khó khăn.
• Số CMND của người nộp thuế bị khai báo trộm Trong một số trường hợp, số CMND của cá nhân có thể bị lợi dụng để đăng ký mã số thuế “trộm” tại các tiệm cầm đồ hoặc các tổ chức không hợp pháp. Khi đó, dù người nộp thuế chưa từng đăng ký mã số thuế, nhưng hệ thống đã tự động hiển thị MST của họ. Trong trường hợp này, người bị ảnh hưởng nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để xác minh đơn vị nào đã sử dụng CMND của họ để đăng ký mã số thuế.
• Không cấp mã số thuế mới trong trường hợp trùng MST Theo quy định về cấp mã số thuế thu nhập cá nhân, cơ quan thuế không được phép cấp mã số thuế mới nếu xảy ra tình trạng trùng mã số thuế. Điều này được quy định nhằm đảm bảo tính duy nhất của mã số thuế. Do đó, nếu gặp phải trường hợp trùng mã số thuế cá nhân, người nộp thuế nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hỗ trợ xử lý và điều chỉnh thông tin.

Những nguyên nhân trên là lý do phổ biến dẫn đến tình trạng trùng mã số thuế cá nhân. Nếu gặp phải tình huống này, người nộp thuế cần nhanh chóng liên hệ với cơ quan thuế để được giải quyết kịp thời.

>> Xem thêm bài viết do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC để biết thêm thông tin: Dịch vụ đăng ký mã số thuế cá nhân tại Long An

2. Hướng dẫn xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân​ 

Khi tiến hành đăng ký mã số thuế (MST) cá nhân nhưng hệ thống thông báo bị trùng số CMND hoặc CCCD, cá nhân cần thực hiện các bước sau đây để giải quyết vấn đề:

Bước 1: Kiểm tra kết quả trên hệ thống tra cứu MST

• Truy cập vào trang web tra cứu mã số thuế cá nhân: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
• Tiến hành tra cứu thông tin mã số thuế cá nhân theo số CMND hoặc CCCD.

Bước 2: Xử lý các tình huống khi tra cứu

Tùy thuộc vào kết quả tra cứu, cá nhân có thể thực hiện các bước khác nhau:

• Kết quả tra cứu trả về thông tin khác với người lao động đang đăng ký MST:

  • Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
    • Mẫu đăng ký thuế 05-ĐK-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC, do người đăng ký MST kê khai.
    • Bản sao CMND/CCCD của người đăng ký MST cá nhân.
  • Sau đó, cá nhân cần nộp hồ sơ tại cơ quan thuế để giải quyết tình trạng này.

• Không hiển thị thông tin trên hệ thống tra cứu:

  • Cá nhân yêu cầu cơ quan thuế quản lý thực hiện tra cứu và xử lý vấn đề này.

• MST bị trùng là MST của người phụ thuộc:

  • Nếu mã số thuế cá nhân bị trùng với mã số thuế của người phụ thuộc, cần thực hiện chuyển đổi mã số thuế của người phụ thuộc thành mã số thuế của người nộp thuế.
  • Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
    • Mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Phần thông tin đăng ký mới cần điền đầy đủ số CMND, ngày cấp, nơi cấp và nơi ở thường trú.
    • Mẫu đăng ký thuế 05-ĐK-TCT do người đăng ký MST cá nhân kê khai.
    • Bản sao CMND/CCCD của người phụ thuộc.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế

• Cá nhân nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, cơ quan thuế sẽ xử lý và giải quyết việc trùng mã số thuế cá nhân.

Việc xử lý nhanh chóng và chính xác các tình huống trùng mã số thuế sẽ giúp cá nhân duy trì tính hợp lệ của mã số thuế và tránh các vấn đề liên quan đến việc khai báo và nộp thuế sau này.

3. Hướng dẫn thay đổi thông tin của người lao động

Khi người lao động có nhu cầu thay đổi các thông tin đăng ký thuế cá nhân như tên, địa chỉ, số CMND/CCCD, hoặc các thông tin khác liên quan đến nghĩa vụ thuế, việc thực hiện thủ tục thay đổi thông tin này là rất quan trọng. Quá trình thay đổi thông tin sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong hồ sơ thuế của người lao động, đồng thời tránh gây rắc rối trong các giao dịch thuế và các vấn đề pháp lý liên quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước và hồ sơ cần thiết khi thay đổi thông tin đăng ký thuế của người lao động.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế

Theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC – Đăng ký thuế, người nộp thuế bao gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh và cá nhân khác có quyền thay đổi các thông tin đăng ký thuế mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Dưới đây là các hồ sơ cần chuẩn bị đối với từng trường hợp thay đổi thông tin đăng ký thuế:

• Đối với tổ chức kinh tế, tổ chức khác (kể cả đơn vị trực thuộc):

  • Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
  • Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp, nếu thông tin đăng ký thuế trên các giấy tờ này có thay đổi.

• Đối với hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh (thay đổi thông tin trực tiếp với cơ quan thuế):

  • Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
  • Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, nếu có thay đổi thông tin đăng ký thuế trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
  • Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam); hoặc bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài), nếu thông tin đăng ký thuế trên các giấy tờ này có thay đổi.

• Đối với cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (trừ cá nhân kinh doanh):

  • Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC để thay đổi thông tin cho cá nhân người nộp thuế và người phụ thuộc.
  • Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam); hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin đăng ký thuế của cá nhân có thay đổi.
  • Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh (đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi); bản sao không yêu cầu chứng thực hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc có thay đổi.

• Trường hợp thay đổi thông tin qua cơ quan chi trả thu nhập:

  • Đối với cá nhân thay đổi thông tin: Cá nhân gửi Bản sao không yêu cầu chứng thực các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập mẫu số 05-ĐK-TH-TCT, đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi các thông tin đăng ký thuế có thay đổi.
  • Đối với người phụ thuộc: Cá nhân gửi Bản sao không yêu cầu chứng thực các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế của người phụ thuộc cho cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập mẫu số 20-ĐK-TH-TCT, đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi các thông tin đăng ký thuế có thay đổi.

Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế

Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế tại các địa điểm khác nhau tùy vào loại tổ chức, cá nhân và khu vực cụ thể. Cụ thể:

• Đối với tổ chức kinh tế và các đơn vị trực thuộc:

  • Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở.

• Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài, tổ chức nộp thay cho cá nhân:

  • Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

• Đối với tổ chức khác:

  • Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan trung ương hoặc cấp tỉnh ra quyết định thành lập.
  • Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan cấp huyện ra quyết định thành lập.

• Đối với cá nhân có thu nhập thuế thu nhập cá nhân qua cơ quan chi trả thu nhập:

  • Nộp hồ sơ tại cơ quan chi trả thu nhập nếu có ủy quyền cho cơ quan chi trả thuế cho bản thân và người phụ thuộc. Cơ quan chi trả thu nhập sẽ tổng hợp tờ khai và nộp hồ sơ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

• Đối với cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chi trả thu nhập:

  • Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi cá nhân có địa chỉ thường trú tại Việt Nam đối với cá nhân nước ngoài sử dụng tiền viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại của nước ngoài.
  • Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam trả nhưng chưa khấu trừ thuế.
  • Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.
  • Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú.

• Đối với hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh:

  • Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính.

• Đối với cá nhân có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước:

  • Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cá nhân có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (ví dụ: chuyển nhượng bất động sản, cấp quyền sử dụng đất, lệ phí trước bạ ô tô, xe máy, tàu, thuyền…).

>> Xem ngay bài viết về Mẫu tờ khai đăng ký thuế với tổ chức để biết thêm.

4. Các câu hỏi thường gặp

Người lao động có thể thay đổi thông tin thuế qua cơ quan chi trả thu nhập không?

Có, người lao động có thể thực hiện thay đổi thông tin thuế thông qua cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập sẽ lập tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người lao động và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Có thể thay đổi thông tin thuế trực tuyến không?

Hiện tại, một số thay đổi thông tin thuế có thể được thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người lao động vẫn cần nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế.

Nếu thay đổi thông tin thuế không được cập nhật kịp thời, người lao động có thể gặp phải những vấn đề gì?

Nếu thông tin thuế không được cập nhật kịp thời, người lao động có thể gặp phải sự cố trong việc kê khai thuế, nộp thuế, hoặc thậm chí bị phạt vì không báo cáo đầy đủ và chính xác thông tin thuế.

Việc xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân có thể gây ra những rắc rối không đáng có trong quá trình kê khai thuế. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, bạn sẽ nhanh chóng giải quyết được vấn đề này một cách hiệu quả và đúng quy trình.