Tài khoản 431 là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán. Việc nắm rõ cách hạch toán tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi giúp tuân thủ theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây, Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về tài khoản 431 nhé!
1. Tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi là gì?
Tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi là tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, dùng để ghi nhận các khoản tiền hoặc giá trị tài sản được trích lập nhằm chi trả cho các khoản khen thưởng, phúc lợi cho người lao động trong doanh nghiệp.
Tài khoản 431 phản ánh các khoản tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp trích lập từ lợi nhuận để chi trả cho các hoạt động khen thưởng, phúc lợi, như: thưởng cuối năm, thưởng tết, phúc lợi sức khỏe, các khoản hỗ trợ khác cho nhân viên. Đây là một trong những quỹ mà doanh nghiệp phải trích lập theo quy định của pháp luật hoặc theo chính sách của công ty nhằm động viên và khích lệ người lao động.
2. Kết cấu và nội dung phản ảnh tái khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi
Việc phản ánh chính xác các giao dịch liên quan đến tái khoản 431 này là rất cần thiết để doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát và sử dụng quỹ một cách hiệu quả. Trong phần này, chúng ta sẽ đi vào chi tiết kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 431
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản chi tiêu từ quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi.
- Ghi nhận giảm quỹ phúc lợi khi tính hao mòn TSCĐ, hoặc khi có các sự kiện như nhượng bán, thanh lý, hoặc phát hiện thiếu trong kiểm kê TSCĐ.
- Ghi nhận khi sử dụng quỹ phúc lợi để đầu tư hoặc mua sắm TSCĐ phục vụ cho các nhu cầu văn hóa hoặc phúc lợi.
- Ghi nhận việc cấp quỹ khen thưởng hoặc phúc lợi cho các cấp dưới, hoặc nộp quỹ lên cấp trên.
Bên Có:
- Ghi nhận việc trích lập quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Ghi nhận các khoản quỹ khen thưởng và phúc lợi được cấp trên cấp hoặc do cấp dưới nộp lên.
- Ghi nhận sự tăng quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ khi các khoản đầu tư hoặc mua sắm TSCĐ từ quỹ phúc lợi được hoàn thành và đưa vào sử dụng cho các hoạt động văn hóa hoặc phúc lợi.
Số dư bên Có phản ánh số quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp.
Tài khoản 431 có ba tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 4311 – Quỹ khen thưởng: Dùng để phản ánh quỹ dành cho khen thưởng nhân viên.
- Tài khoản 4312 – Quỹ phúc lợi: Dùng để phản ánh quỹ dùng cho các phúc lợi dành cho nhân viên.
- Tài khoản 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Dùng để phản ánh quỹ phúc lợi đã được sử dụng để hình thành tài sản cố định phục vụ các nhu cầu phúc lợi hoặc văn hóa trong doanh nghiệp.
Tài khoản 431 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản chi tiêu, trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi. Việc phân loại quỹ thành các tài khoản cấp 2 giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi tiết hơn, đồng thời bảo đảm tính minh bạch trong việc sử dụng các khoản quỹ này.
>>> Xem thêm về cách hạch toán cổ phiếu thưởng tại Kế toán Kiểm toán Thuế ACC.
3. Cách hạch toán tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi
Việc hạch toán tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các khoản chi tiêu cho khen thưởng và phúc lợi, kế toán cần thực hiện các bút toán hạch toán theo đúng quy định.
Tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi:
- Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
- Có tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311, 4312)
Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm:
- Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
- Có tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311, 4312)
Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp:
- Nợ tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311 – Quỹ khen thưởng)
- Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho cán bộ công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng:
- Nợ tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312 – Quỹ phúc lợi)
- Có các tài khoản 111, 112, …
Đối với doanh nghiệp kinh doanh nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, khi biếu, tặng sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hóa biếu, tặng theo giá bán chưa có thuế GTGT:
- Nợ tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)
- Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
- Có tài khoản 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Trích nộp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp trên:
- Nợ tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
- Có các tài khoản 111, 112, …
Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ các vùng thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện:
- Nợ tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312)
- Có các tài khoản 111, 112, …
Số quỹ khen thưởng, phúc lợi do đơn vị cấp trên cấp xuống:
- Nợ các tài khoản 111, 112, …
- Có tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311, 4312)
Khi đầu tư, mua sắm TSCĐ hoàn thành bằng quỹ phúc lợi đưa vào sử dụng cho mục đích văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp:
- Nợ tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
- Có các tài khoản 111, 112, 214, 331, …
Đồng thời ghi:
- Nợ tài khoản 4312 – Quỹ phúc lợi
- Có tài khoản 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
Cuối niên độ kế toán, tính hao mòn TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, sử dụng phục vụ cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp:
- Nợ tài khoản 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
- Có tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ
Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi:
– Ghi giảm TSCĐ nhượng bán, thanh lý:
- Nợ tài khoản 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)
- Nợ tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
- Có tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
– Phản ánh các khoản thu, chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
+ Đối với các khoản chi:
- Nợ tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312)
- Có các tài khoản 111, 112, 334, …
+ Đối với các khoản thu:
- Nợ các tài khoản 111, 112, …
- Có tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312)
- Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (Nếu có)
4. Quy định về hạch toán tài khoản 431
– Phải tuân thủ theo chính sách tài chính hiện hành của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo việc quản lý và sử dụng quỹ được thực hiện đúng quy định và hiệu quả.
– Quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi cần được hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ để theo dõi và quản lý tốt hơn các khoản chi và trích lập.
– Khi TSCĐ được đầu tư hoặc mua sắm bằng quỹ phúc lợi và khi hoàn thành sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, kế toán sẽ ghi tăng giá trị TSCĐ đồng thời tăng nguồn vốn kinh doanh và giảm quỹ phúc lợi.
– Khi TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi được hoàn thành và sử dụng cho mục đích văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, kế toán sẽ ghi tăng giá trị TSCĐ và chuyển từ Quỹ phúc lợi (tài khoản 4312) sang Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (tài khoản 4313).
– Những TSCĐ đầu tư sẽ không được trích khấu hao hàng tháng vào chi phí. Thay vào đó, vào cuối niên độ kế toán, tính hao mòn TSCĐ một lần trong năm để ghi giảm Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.
>>> Mời bạn xem qua cách hạch toán tiền thưởng cho nhân viên để có thêm thông tin hữu ích.
5. Câu hỏi thường gặp
Cách hạch toán khi doanh nghiệp cấp quỹ khen thưởng phúc lợi cho nhân viên hoặc cấp dưới là gì?
Khi doanh nghiệp cấp quỹ khen thưởng phúc lợi cho nhân viên hoặc cấp dưới, kế toán sẽ ghi nhận vào bên Nợ tài khoản 431, đồng thời ghi Có tài khoản chi phí tương ứng (tài khoản 334 – Phải trả người lao động). Ví dụ:
- Nợ tài khoản 431: 3 triệu đồng
- Có tài khoản 334: 3 triệu đồng
Khi doanh nghiệp thanh lý TSCĐ đã hình thành từ quỹ phúc lợi, cách hạch toán sẽ ra sao?
Khi thanh lý TSCĐ đã hình thành từ quỹ phúc lợi, kế toán cần ghi nhận bên Nợ tài khoản 431 và ghi Có tài khoản 711 (Thu nhập khác). Ví dụ:
- Nợ tài khoản 431: 10 triệu đồng
- Có tài khoản 711: 10 triệu đồng
Cách hạch toán khi trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi từ lợi nhuận sau thuế như thế nào?
Khi doanh nghiệp trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi, kế toán sẽ ghi:
- Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
- Có tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi Cụ thể, nếu trích lập 10 triệu đồng cho quỹ, kế toán sẽ ghi:
- Nợ tài khoản 421: 10 triệu đồng
- Có tài khoản 431: 10 triệu đồng
Qua bài viết “Cách hạch toán tài khoản 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi” của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC thì có thể thấy tài khoản 431 là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Việc áp dụng và quản lý tài khoản này đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận. Nắm vững nguyên tắc kế toán và cách hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ pháp luật.
