Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được phát hành dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Vậy Hướng dẫn thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn như thế nào ? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Những quy định khi nộp thông báo phát hành hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Đối tượng nộp thông báo phát hành hóa đơn
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng nộp thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:
- Tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh có mã số thuế.
- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không có mã số thuế nhưng có phát sinh hoạt động kinh doanh.
Nội dung thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành hóa đơn phải có các nội dung sau:
- Tên tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ trụ sở chính/địa chỉ kinh doanh.
- Tên, mã số thuế của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có).
- Loại hóa đơn điện tử sử dụng.
- Kiểu hóa đơn điện tử.
- Số lượng hóa đơn điện tử phát hành.
- Kể từ ngày nào bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Hình thức nộp thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành hóa đơn có thể được nộp theo hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
- Nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Nộp qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Thời hạn nộp thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành hóa đơn phải được nộp trước khi tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Hồ sơ nộp thông báo phát hành hóa đơn
Hồ sơ nộp thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:
- Tờ khai thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn mẫu (02 hóa đơn).
- Trường hợp tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh có sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì hồ sơ nộp thông báo phát hành hóa đơn không cần có hóa đơn mẫu.
Thẩm quyền tiếp nhận và xử lý thông báo phát hành hóa đơn
Cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý thông báo phát hành hóa đơn.
Kết quả xử lý thông báo phát hành hóa đơn
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận thông báo phát hành hóa đơn, cơ quan thuế phải gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh.
Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ thông tin, cơ quan thuế yêu cầu tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh không bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế thì thông báo phát hành hóa đơn không có giá trị sử dụng.
3. Hướng dẫn thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn
Hướng dẫn thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn
Đối tượng áp dụng
Tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trên lãnh thổ Việt Nam đều phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn mẫu đã được in hoặc đặt in theo quy định.
Thời hạn nộp hồ sơ
Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Cách thức nộp hồ sơ
Thông báo phát hành hóa đơn có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp qua mạng điện tử.
Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế
Tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Hồ sơ nộp trực tiếp cần được lập thành 02 bản, trong đó 01 bản được cơ quan thuế giữ và 01 bản được tổ chức, cá nhân kinh doanh lưu giữ.
Nộp qua mạng điện tử
Tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ qua mạng điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế.
Hồ sơ nộp qua mạng điện tử được lập thành 01 bản điện tử.
Thủ tục nộp hồ sơ qua mạng điện tử
Tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện nộp hồ sơ qua mạng điện tử theo quy trình sau:
Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Chọn mục “Đăng ký thuế”.
Bước 3: chọn mục “Thông báo phát hành hóa đơn”.
Bước 4: Nhập thông tin theo hướng dẫn.
Bước 5: Nộp hồ sơ.
Thông tin cần điền trên thông báo phát hành hóa đơn
Thông báo phát hành hóa đơn bao gồm các thông tin sau:
- Tên tổ chức, cá nhân kinh doanh.
- Tên loại hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số lượng hóa đơn phát hành.
- Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Ngày kết thúc sử dụng hóa đơn (nếu có).
- Địa chỉ trụ sở, địa chỉ kinh doanh (nếu có).
- Điện thoại, fax, email (nếu có).
- Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
Kết quả giải quyết
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thông báo cho tổ chức, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận thông báo phát hành hóa đơn hoặc không chấp nhận thông báo phát hành hóa đơn.
Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn không được chấp nhận
Cơ quan thuế không chấp nhận thông báo phát hành hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Thông báo phát hành hóa đơn không đúng mẫu quy định.
- Thông báo phát hành hóa đơn không có đầy đủ các thông tin theo quy định.
- Hóa đơn mẫu không đúng quy định.
Trên đây là một số thông tin về Hướng dẫn thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
