Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, bộ phận kế toán đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự minh bạch của các hoạt động tài chính, đặc biệt là vị trí kế toán mua hàng. Bài viết này ACC sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và yêu cầu cần có để thành công trong vị trí này.
Mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp
1. Kế toán mua hàng là gì?
Kế toán mua hàng là một chuyên gia tài chính trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ.
2. Mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp
Những công việc mà một người kế toán mua hàng cần phải thực hiện trong suốt quá trình làm việc của mình, có thể tóm gọn với một số điều cơ bản sau:
Nhận thông tin và kiểm tra thủ tục đầu vào
- Hàng về có hóa đơn đi kèm thường là mua hàng và đã trả tiền trước, trong trường hợp này kế toán mua hàng cần phải kiểm tra kỹ hóa đơn. Xem xét kỹ số tiền đã chuyển có khớp với số tiền đã thanh toán không, nội dung hàng hóa, con dấu xác nhận của nhà cung cấp/nhà phân phối đã chính xác chưa.
- Hàng về mà chưa có hóa đơn thường là hàng mua chưa thanh toán, nên kế toán phải trực tiếp liên hệ nhà cung cấp để hỏi các thông tin như giá nhập, nội dung hàng, sau đó tiến hành tính giá nhập kho và ghi chép vào sổ sách.
Làm các thủ tục để cho hàng vào nhập kho
- Kế toán mua hàng có nhiệm vụ là kiểm kê số lượng cũng như chất lượng hàng hóa nhận về.
- Tạo phiếu nhập kho cho các hàng hóa đó, ghi thẻ kho đồng thời nhập liệu trên hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kho.
Làm thủ tục thanh toán cho nhà phân phối/nhà cung cấp
- Trường hợp dùng tiền mặt thanh toán, kế toán mua hàng cần lập phiếu chi, ghi sổ đầy đủ, đúng hạng mục định khoản kế toán.
- Trường hợp trả tiền bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán mua hàng phải làm ủy nhiệm chi, trình duyệt với cấp trên như kế toán trường, cấp lãnh đạo sau đó gửi thông tin tới ngân hàng để thanh toán.
- Còn đối với trường hợp chưa trả tiền hàng thì kế toán phải ghi lại vào sổ công nợ đầy đủ để tiếp tục tiến hành đối chiếu, theo dõi các giao dịch về sau.
Làm nghiệp vụ kế toán: Ghi sổ, hoàn thiện chứng từ
- Hoàn thành việc tạo phiếu nhập kho, kế toán mua hàng phải ghi số lượng hàng hóa vào sổ
Ngoài ra, Kế toán mua hàng còn có thể tham gia các công việc khác như: theo dõi tồn kho, phân tích chi phí mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp mớ và đàm phán giá cả.
3. Yêu cầu của một số doanh nghiệp về vị trí kế toán mua hàng
Vị trí kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động tài chính liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu quả công việc và duy trì sự minh bạch trong các giao dịch tài chính, các doanh nghiệp thường đặt ra một số yêu cầu cụ thể đối với vị trí kế toán mua hàng. Dưới đây là những yêu cầu phổ biến mà nhiều doanh nghiệp đề ra:
- Trình Độ Học Vấn và Chứng Chỉ: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, tài chính, quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan. Ưu tiên có các chứng chỉ kế toán chuyên nghiệp như ACCA, CPA, hoặc chứng chỉ kế toán viên.
- Về kinh nghiệm làm việc thì có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí kế toán mua hàng hoặc các vị trí kế toán tương đương hoặc có kinh nghiệm làm việc trong ngành liên quan (sản xuất, thương mại, dịch vụ) là một lợi thế.
- Kỹ năng chuyên môn bao gồm: kỹ năng kế toán, phân tích tài chính và quản lý tồn kho
- Kỹ năng sử dụng phần mềm: Thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm kế toán như SAP, QuickBooks, hoặc các phần mềm kế toán khác và các công cụ văn phòng như Microsoft Excel, Word, và PowerPoint.
- Kỹ năng mềm có thể bao gồm kỹ năng giao tiếp, đàm phán và quản lý thời gian
- Phẩm chất cá nhân: cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, chủ động và sáng tạo
4. Những quyền lợi có thể nhận được khi làm kế toán mua hàng
Mức thu nhập của kế toán mua hàng mới vào ngành thường dao động từ 6-8 triệu đồng, bao gồm cả lương cứng và thưởng công ty.
Nhiều doanh nghiệp còn cung cấp các chế độ đãi ngộ hấp dẫn cho nhân viên có tinh thần làm việc tích cực, như lương tháng 13, thưởng Tết, và các chế độ bảo hiểm như Bảo hiểm Thất nghiệp, Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế.
Thêm vào đó, nhân viên có cơ hội tham gia vào các chuyến du lịch công ty hoặc các hoạt động Team Building để tăng cường sự gắn kết giữa các đồng nghiệp.
5. Vai trò quan trọng của kế toán mua hàng trong doanh nghiệp
Vai trò của kế toán mua hàng không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận và kiểm soát các giao dịch tài chính liên quan đến mua hàng mà còn bao gồm nhiều trách nhiệm quan trọng khác, góp phần trực tiếp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò quan trọng của kế toán mua hàng trong doanh nghiệp:
- Chịu trách nhiệm ghi nhận chính xác các giao dịch mua hàng vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Việc này bao gồm kiểm tra và xác nhận các hóa đơn, chứng từ mua hàng để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác.
- Đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí mua hàng của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi và phân tích các chi phí này, kế toán mua hàng có thể đề xuất các biện pháp tối ưu hóa chi phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và tăng hiệu quả kinh doanh.
- Là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp. Việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ổn định và có điều kiện thương lượng giá cả và điều khoản thanh toán có lợi.
- Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán mua hàng là theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Việc này bao gồm ghi nhận chính xác số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho và thực hiện kiểm kê định kỳ.
- Thông qua việc cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết và phân tích chi phí mua hàng, kế toán mua hàng hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc ra quyết định kinh doanh.
Kế toán mua hàng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động mua sắm của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã giúp bạn hiểu được những công việc của kế toán mua hàng thường làm thông qua mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp.
