Mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, bộ phận kế toán đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự minh bạch của các hoạt động tài chính,  đặc biệt là vị trí kế toán mua hàng. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và yêu cầu cần có để thành công trong vị trí này.

Mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

1. Kế toán mua hàng là gì?

Kế toán mua hàng là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ghi nhận, kiểm soát và quản lý toàn bộ quá trình mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Nhiệm vụ chính của kế toán mua hàng bao gồm:

• Theo dõi và kiểm tra các đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
• Kiểm tra, đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa nhận được so với hợp đồng.
• Ghi nhận chi phí mua hàng vào hệ thống kế toán, hạch toán chính xác các khoản phải trả.
• Đảm bảo các chứng từ liên quan đến mua hàng như hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu được lập đầy đủ và hợp lệ.
• Phối hợp với bộ phận tài chính để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
• Theo dõi công nợ phải trả và hỗ trợ kiểm soát chi phí mua hàng nhằm tối ưu hóa tài chính cho doanh nghiệp.

Với vai trò quan trọng này, kế toán mua hàng giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung ổn định, kiểm soát chi phí hiệu quả và đảm bảo các giao dịch mua hàng tuân thủ quy định tài chính.

>>> Tham khảo Cách hạch toán kế toán bán hàng chi tiết cho doanh nghiệp

2. Mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

Những công việc mà một người kế toán mua hàng cần phải thực hiện trong suốt quá trình làm việc của mình, có thể tóm gọn với một số điều cơ bản sau:

– Nhận thông tin và kiểm tra thủ tục đầu vào

• Hàng về có hóa đơn đi kèm thường là mua hàng và đã trả tiền trước, trong trường hợp này kế toán mua hàng cần phải kiểm tra kỹ hóa đơn. Xem xét kỹ số tiền đã chuyển có khớp với số tiền đã thanh toán không, nội dung hàng hóa, con dấu xác nhận của nhà cung cấp/nhà phân phối đã chính xác chưa.
• Hàng về mà chưa có hóa đơn thường là hàng mua chưa thanh toán, nên kế toán phải trực tiếp liên hệ nhà cung cấp để hỏi các thông tin như giá nhập, nội dung hàng, sau đó tiến hành tính giá nhập kho và ghi chép vào sổ sách.

– Làm các thủ tục để cho hàng vào nhập kho

• Kế toán mua hàng có nhiệm vụ là kiểm kê số lượng cũng như chất lượng hàng hóa nhận về. 
• Tạo phiếu nhập kho cho các hàng hóa đó, ghi thẻ kho đồng thời nhập liệu trên hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kho.

– Làm thủ tục thanh toán cho nhà phân phối/nhà cung cấp

• Trường hợp dùng tiền mặt thanh toán, kế toán mua hàng cần lập phiếu chi, ghi sổ đầy đủ, đúng hạng mục định khoản kế toán. 
• Trường hợp trả tiền bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán mua hàng phải làm ủy nhiệm chi, trình duyệt với cấp trên như kế toán trường, cấp lãnh đạo sau đó gửi thông tin tới ngân hàng để thanh toán. 
• Còn đối với trường hợp chưa trả tiền hàng thì kế toán phải ghi lại vào sổ công nợ đầy đủ để tiếp tục tiến hành đối chiếu, theo dõi các giao dịch về sau.

– Làm nghiệp vụ kế toán: Ghi sổ, hoàn thiện chứng từ

• Hoàn thành việc tạo phiếu nhập kho, kế toán mua hàng phải ghi số lượng hàng hóa vào sổ

Ngoài ra, Kế toán mua hàng còn có thể tham gia các công việc khác như: theo dõi tồn kho, phân tích chi phí mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp mớ và đàm phán giá cả.

3. Yêu cầu của một số doanh nghiệp về vị trí kế toán mua hàng

Vị trí kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính liên quan đến hoạt động mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu và dịch vụ của doanh nghiệp. Để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả và minh bạch, các doanh nghiệp thường đặt ra những yêu cầu cụ thể đối với vị trí này. Dưới đây là những tiêu chí phổ biến:

– Trình độ học vấn và chứng chỉ

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có các chứng chỉ kế toán chuyên nghiệp như ACCA, CPA hoặc chứng chỉ kế toán viên.

– Kinh nghiệm làm việc

• Có ít nhất 2 – 3 năm kinh nghiệm tại vị trí kế toán mua hàng hoặc các vị trí kế toán tương đương.
• Kinh nghiệm làm việc trong các ngành liên quan như sản xuất, thương mại, dịch vụ là một lợi thế.

– Kỹ năng chuyên môn

• Hiểu biết sâu về kế toán doanh nghiệp, kiểm soát chi phí và quản lý công nợ.
• Có kỹ năng phân tích tài chính, lập báo cáo liên quan đến mua hàng và quản lý tồn kho.

– Kỹ năng sử dụng phần mềm

• Thành thạo các phần mềm kế toán như SAP, QuickBooks, MISA hoặc các phần mềm kế toán khác.
• Sử dụng tốt các công cụ văn phòng như Microsoft Excel, Word và PowerPoint để hỗ trợ công việc.

– Kỹ năng mềm

• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt để làm việc với nhà cung cấp và các bộ phận liên quan.
• Kỹ năng quản lý thời gian, xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.

– Phẩm chất cá nhân

• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực trong công việc.
• Chủ động, sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm cao.

Những yêu cầu trên giúp doanh nghiệp đảm bảo vị trí kế toán mua hàng có đủ năng lực để kiểm soát tốt hoạt động tài chính và góp phần tối ưu hóa quy trình mua sắm trong tổ chức.

4. Những quyền lợi khi làm kế toán mua hàng

Làm việc trong vị trí kế toán mua hàng mang lại nhiều quyền lợi hấp dẫn, không chỉ về thu nhập mà còn về phúc lợi và cơ hội phát triển.

– Mức thu nhập ổn định: Kế toán mua hàng mới vào nghề thường nhận mức lương từ 6 – 8 triệu đồng/tháng, bao gồm lương cơ bản và thưởng từ công ty. Đối với nhân viên có kinh nghiệm, mức thu nhập có thể tăng đáng kể, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và khả năng làm việc.

– Chế độ thưởng và phúc lợi đầy đủ: Ngoài mức lương cố định, kế toán mua hàng thường được hưởng các khoản lương tháng 13, thưởng Tết, cũng như các chính sách khuyến khích từ doanh nghiệp dành cho nhân viên có thành tích làm việc tốt.

– Được hưởng bảo hiểm theo quy định: Nhân viên kế toán mua hàng được tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định, bao gồm Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT), Bảo hiểm Thất nghiệp (BHTN), giúp bảo vệ quyền lợi trong quá trình làm việc.

– Cơ hội tham gia các hoạt động ngoại khóa: Nhiều doanh nghiệp tổ chức du lịch công ty, team building, các hoạt động nội bộ để tăng cường tinh thần đoàn kết và tạo môi trường làm việc thoải mái, giúp nhân viên có thêm động lực phát triển.

Với những quyền lợi trên, kế toán mua hàng không chỉ có mức thu nhập tốt mà còn có nhiều cơ hội để phát triển sự nghiệp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

>>> Xem thêm Dịch vụ kế toán tại nhà uy tín, giá rẻ

5. Vai trò quan trọng của kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

Kế toán mua hàng đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát tài chính và quản lý nguồn cung ứng của doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận và kiểm soát các giao dịch mua hàng, kế toán mua hàng còn đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, góp phần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

– Ghi nhận và kiểm soát giao dịch mua hàng: Kế toán mua hàng chịu trách nhiệm ghi nhận chính xác các giao dịch mua hàng vào hệ thống kế toán, đảm bảo các hóa đơn và chứng từ hợp lệ, đúng quy định. Việc kiểm tra và xác nhận tính chính xác của dữ liệu giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro tài chính.

– Kiểm soát chi phí và tối ưu ngân sách: Một trong những vai trò quan trọng của kế toán mua hàng là giám sát và phân tích chi phí mua sắm. Bằng cách theo dõi dòng tiền và đề xuất các biện pháp cắt giảm chi phí không cần thiết, kế toán mua hàng giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và nâng cao lợi nhuận.

– Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp: Kế toán mua hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp, đảm bảo việc thanh toán đúng hạn, thương lượng điều khoản hợp lý và duy trì nguồn cung ổn định. Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có lợi thế về giá cả và điều kiện mua hàng.

– Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Việc theo dõi số lượng hàng nhập kho, xuất kho và thực hiện kiểm kê định kỳ là một nhiệm vụ quan trọng của kế toán mua hàng. Quản lý tồn kho chặt chẽ giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, đảm bảo lượng hàng đủ cung ứng cho sản xuất và kinh doanh.

– Hỗ trợ ra quyết định tài chính: Dựa trên các báo cáo tài chính và phân tích chi phí mua hàng, kế toán mua hàng cung cấp dữ liệu quan trọng giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động, điều chỉnh chiến lược kinh doanh và hoạch định tài chính một cách chính xác.

Với những vai trò quan trọng này, kế toán mua hàng không chỉ là người quản lý tài chính mà còn là nhân tố quan trọng góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp

Kế toán mua hàng có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn và chứng từ mua hàng không?

Có. Việc kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các giao dịch mua hàng.

Có cần hạch toán ngay khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn mua hàng không?

Có. Khi nhận được hóa đơn hợp lệ, kế toán mua hàng phải ghi nhận vào sổ kế toán để theo dõi công nợ và chi phí của doanh nghiệp.

Kế toán mua hàng có chịu trách nhiệm đặt hàng với nhà cung cấp không?

Không. Việc đặt hàng thường do bộ phận mua hàng thực hiện, kế toán mua hàng chỉ kiểm tra chứng từ, theo dõi công nợ và thanh toán.

Kế toán mua hàng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động mua sắm của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã giúp bạn hiểu được những công việc của kế toán mua hàng thường làm thông qua mô tả công việc kế toán mua hàng trong doanh nghiệp.