Để việc di chuyển công tác diễn ra thuận lợi và minh bạch, mẫu giấy đi đường (công lệnh đi đường) là một tài liệu quan trọng, giúp xác nhận và ghi nhận các hoạt động di chuyển của nhân viên. Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC xin giới thiệu bài viết “Mẫu giấy đi đường (công lệnh đi đường) và hướng dẫn cách ghi” nhằm cung cấp cho bạn đọc những thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng mẫu giấy này một cách hiệu quả và chính xác.
1. Giấy đi đường (công lệnh đi đường) là gì?
Giấy đi đường (công lệnh đi đường) là một loại văn bản được lập khi người lao động có kế hoạch đi công tác. Đây là tài liệu ghi rõ thông tin cá nhân của người đi, lý do công tác và các chi phí dự kiến, được sử dụng để làm thủ tục cần thiết tại địa điểm công tác theo phân công nhiệm vụ của đơn vị.
2. Mục đích của việc lập giấy đi đường
Giấy đi đường cung cấp căn cứ cho cán bộ và người lao động để làm thủ tục tại địa điểm công tác và để thanh toán các chi phí sau khi hoàn thành công việc và trở về doanh nghiệp. Nó là tài liệu quan trọng được gửi đến bộ phận kế toán để xác nhận và thanh toán các khoản tạm ứng chi phí. Nếu thiếu giấy đi đường, các chi phí đã tạm ứng trước đó có thể không được thanh toán đầy đủ.
Hiện nay, các Mẫu Giấy đi đường theo các Thông tư 107, 133 và 200 là những mẫu mới nhất, phù hợp với quy định hiện hành để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong các quy trình công tác của các đơn vị.
3. Các mẫu giấy đi đường (công lệnh đi đường) hiện nay
3.1 Mẫu số C16- HD theo Thông tư 107/2017/TT-BTC
Mẫu Giấy đi đường theo Thông tư 107 là mẫu giấy đi đường mới nhất và đang có hiệu lực pháp luật, được quy định theo mẫu C16-HD ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Mẫu giấy đi đường dành cho các đối tượng đi công tác, trong mẫu viết nơi đi, nơi đến, số ngày công tác, phương tiện đi lại và lý do cư trú. Mời các bạn tham khảo.
| Đơn vị:………….
Bộ phận:…… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Mẫu: C16- HD |
| Mã QHNS:…. |
=========&========= |
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Họ và tên:…………………………………………………….
Chức vụ: :…………………………………………………….
Được cử đi công tác tại:…………………………………
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số…….. ngày….. tháng…… năm……
Từ ngày……… tháng…….. năm……… đến ngày……… tháng…….. năm……..
|
Ngày…… tháng…… năm…… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) |
Tiền ứng trước:
Lương………………………đ
Công tác phí……………..đ
Cộng………………………..đ
|
Nơi đi -Nơi đến |
Ngày |
Phương tiện sử dụng |
Số ngày công tác |
Lý do lưu trú |
Chứng nhận của cơ quan nơi công tác (Ký tên, đóng dấu) |
||||
|
A |
1 |
2 |
3 |
4 |
B |
||||
| Nơi đi……… | |||||||||
| Nơi đến…… | |||||||||
| Nơi đi……… | |||||||||
| Nơi đến…… | |||||||||
| Nơi đi……… | |||||||||
| Nơi đến…… | |||||||||
| 1 – Tiền vé tàu, xe, máy bay:
Theo mức khoán:………………………………. |
|||||||||
| Theo thực tế: …………………………………… | |||||||||
| 2 – Tiền thuê phương tiện đi lại:
Theo mức khoán:………………………………. Theo thực tế: ……………………………………. 3 – Phụ cấp lưu trú:……………………………. 4 – Tiền phòng ở: Theo mức khoán:………………………………. Theo thực tế:……………………………………… |
|||||||||
|
Ngày ….. tháng ……. năm ……… |
|||||||||
|
Duyệt |
Duyệt |
||||||||
|
Thời gian lưu trú được hưởng phụ cấp …….. ngày |
Số tiền được thanh toán là:……….. |
||||||||
|
Người đi công tác |
Phụ trách bộ phận |
Kế toán trưởng |
|||||||
|
(Ký, họ tên) |
(Ký, họ tên) |
(Ký, họ tên) |
|||||||
>> Tải về tại đây: Mẫu số C16- HD theo Thông tư 107/2017/TT-BTC
3.2 Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu giấy đi đường số 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng đối với:
+ Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trừ doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định tại Luật Hợp tác xã.
+ Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán,… đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
| Đơn vị: …….
Bộ phận: ….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
Mẫu số 04-LĐTL (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính) |
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Số: ………………
Cấp cho: …………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………….
Được cử đi công tác tại: …………………………….
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số ………….. ngày ……….. háng ………… năm ……….
Từ ngày……….tháng…….năm………. đến ngày………tháng……..năm……
| Ngày….tháng…..năm…. | |
| Người duyệt (Ký, họ tên, đóng dấu) |
Tiền ứng trước
Lương ………………………….đ
Công tác phí ………………….đ
Cộng ……………………………đ
| Nơi đi Nơi đến |
Ngày | Phương tiện sử dụng | Độ dài chặng đường | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Chứng nhận của cơ quan (Ký tên, đóng dấu) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Nơi đi….. Nơi đến… |
||||||
| Nơi đi….. Nơi đến…… |
| – Vé người ……………………………………….vé | x…………………đ = ………………………đ |
| – Vé cước ………………………………………..vé | x…………………đ = ………………………đ |
| – Phụ phí lấy vé bằng điện thoại ……………vé | x…………………đ = ………………………đ |
| – Phòng nghỉ …………………………………….vé | x…………………đ = ………………………đ |
| 1- Phụ cấp đi đường: Cộng …………………………………..đ
2- Phụ cấp lưu trú: ………………………………………………đ Tổng cộng ngày công tác: …………………………………….đ |
|
| Ngày…….tháng…….năm…… | |
| Duyệt Số tiền được thanh toán là ……………………. |
| Người đi công tác (Ký, họ tên) |
Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) |
>> Tải về tại đây: Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
3.3 Mẫu số 04 – LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu giấy đi đường số 04 – LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng đối với:
- Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
Mẫu số: 04 – LĐTL
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
|
Đơn vị:…………….….. Bộ phận:………………. |
Mẫu số: 04-LĐTL (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————-
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho:………………………………………………….
Chức vụ:…………………………………………………
Được cử đi công tác tại:……………………………
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số………………… ngày …. tháng …. năm ….
Từ ngày ….. tháng …..năm ……. đến ngày….. tháng…. năm…….
|
Ngày …. tháng ….. năm ….. Người duyệt |
Tiền ứng trước
Lương…………………………………….đ
Công tác phí…………………………….đ
Cộng………………………………………đ
| Nơi đi… Nơi đến… |
Ngày | Phương tiện sử dụng | Độ dài chặng đường | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Chứng nhận của cơ quan (Ký tên, đóng dấu) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Nơi đi… Nơi đến… |
||||||
| Nơi đi… Nơi đến… |
– Vé người…………… vé x…………………đ = ………………………đ
– Vé cước …………… vé x…………………đ = ………………………đ
– Phụ phí lấy vé bằng điện thoại……………. vé x…………………đ = ………………………đ
– Phòng nghỉ…………………………………….. vé x………………….đ = ……………………..đ
1- Phụ cấp đi đường: Cộng…………………………….đ
2- Phụ cấp lưu trú: ………………………………………..đ
Tổng cộng ngày công tác:……………………………….đ
| Ngày …. tháng …. năm … | |
| Duyệt Số tiền được thanh toán là……………………… |
| Người đi công tác (Ký, họ tên) |
Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) |
>> Tải về tại đây: Mẫu số 04 – LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
3.4 Mẫu giấy đi đường viết sẵn
| CÔNG TY TNHH …………… Bộ phận: Tài chính – Marketing |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Số: 22/GĐĐ
Cấp cho: Nguyễn Văn B
Chức vụ: Trưởng phòng Nhân sự
Được cử đi công tác tại: Công ty Cổ phần thương mại ABC
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số 22 ngày 30 tháng 6 năm 2023
Từ ngày 30 tháng 6 năm 2021 đến ngày 04 tháng 7 năm 2023
| Ngày … tháng …. năm 2023
Người duyệt Nguyễn Văn A |
Tiền ứng trước
Lương: 10.000.000 VNĐ
Công tác phí 5.000.000 VNĐ
Cộng 15.000.000 VNĐ
| Nơi đi
Nơi đến |
Ngày | Phương tiện sử dụng | Độ dài chặng đường | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Chứng nhận của cơ quan (Ký tên, đóng dấu) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Nơi đi: Phòng 22, tầng 2209 Toà nhà H, phường K, quận L, Thành phố P;
Nơi đến: Số 1190 đường LVT, phường LXT, quận BT, Thành phố LM |
Ngày đi: 30/6/2021
Ngày đến: 30/6/2021 |
Ô tô công ty | 105 km | 06 ngày | Nghiên cứu mở rộng thị trường | |
| Nơi đi…
Nơi đến… |
– Vé người 02 vé x 300.000 VNĐ = 600.000 VNĐ
– Vé cước 0 vé x 0 VNĐ = 0 VNĐ
– Phụ phí lấy vé bằng điện thoại 0 vé x 0 VNĐ = 0 VNĐ
– Phòng nghỉ 01 vé x 6.000.000 VNĐ = 6.000.000 VNĐ
1- Phụ cấp đi đường: 4.000.000 VNĐ
2- Phụ cấp lưu trú: 4.000.000 VNĐ
Tổng cộng: 14.600.000 VNĐ
Ngày 04 tháng 7 năm 2023
Duyệt
Số tiền được thanh toán là: 14.600.000
| Người đi công tác (Ký, họ tên) |
Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) |
4. Hướng dẫn cách ghi mẫu giấy đi đường (công lệnh đi đường)
4.1 Cách ghi mẫu giấy đi đường (công lệnh đi đường) theo thông tư 200
Sau khi nhận được lệnh cử đi công tác, bộ phận hành chính của công ty sẽ tiến hành cấp mẫu giấy đi đường. Người đi công tác sẽ sử dụng mẫu giấy này để yêu cầu ứng tiền tàu xe và các chi phí khác, sau đó đến phòng kế toán để làm thủ tục ứng tiền.
- Cột 1: Ghi rõ nơi đi và nơi đến công tác.
- Cột 2: Ghi ngày đi và ngày dự kiến trở về.
Khi đến địa điểm công tác, người đến công tác phải có cơ quan đích xác nhận ngày, giờ đến và đi (đóng dấu và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền tại đơn vị công tác).
- Cột 3: Ghi loại phương tiện sử dụng: ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hoả, máy bay…
- Cột 5: Ghi thời gian thực hiện công tác.
- Cột 6: Ghi lý do lưu trú tại địa điểm công tác.
- Cột 7: Nhận chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của đơn vị công tác.
Khi kết thúc công tác và trở về, người đi công tác sẽ xuất trình mẫu giấy đi đường để bộ phận xác nhận ngày về và thời gian lưu trú. Sau đó, họ đính kèm các chứng từ như vé tàu xe, vé phà, hoá đơn thanh toán khách sạn vào mẫu giấy này và nộp cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán công tác, bao gồm cả thanh toán tạm ứng. Kế toán trưởng sau đó sẽ duyệt và chi tiêu cho các khoản thanh toán này.
4.1 Cách ghi mẫu giấy đi đường (công lệnh đi đường) theo thông tư 133
Sau khi nhận được lệnh cử đi công tác, bộ phận hành chính sẽ cấp mẫu giấy đi đường. Người đi công tác có nhu cầu ứng tiền tàu xe và các chi phí khác sẽ mang mẫu giấy này đến phòng kế toán để làm thủ tục ứng tiền.
- Cột 1: Ghi rõ nơi đi và nơi đến công tác.
- Cột 2: Ghi ngày đi và ngày dự kiến trở về.
Khi đến địa điểm công tác, người đến công tác phải có cơ quan đích xác nhận ngày, giờ đến và đi (đóng dấu và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền tại đơn vị công tác).
- Cột 3: Ghi loại phương tiện sử dụng: ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hỏa, máy bay…
- Cột 4: Ghi độ dài chặng đường từ nơi đi đến nơi đến.
- Cột 5: Ghi thời gian thực hiện công tác.
- Cột 6: Ghi lý do lưu trú tại địa điểm công tác.
- Cột 7: Nhận chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của đơn vị công tác.
Khi kết thúc công tác và trở về, người đi công tác sẽ xuất trình mẫu giấy đi đường để bộ phận xác nhận ngày về và thời gian lưu trú. Sau đó, họ đính kèm các chứng từ như vé tàu xe, vé phà, hoá đơn thanh toán khách sạn vào mẫu giấy này và nộp cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán công tác, bao gồm cả thanh toán tạm ứng.
Kế toán trưởng sau đó sẽ duyệt và chi tiêu cho các khoản thanh toán này. Mẫu giấy đi đường và các chứng từ liên quan sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán.
5. Lưu ý khi lập và sử dụng giấy đi đường
Để lập và sử dụng giấy đi đường hiệu quả, hãy chú ý các điểm sau:
Xác định thời gian công tác: Đưa ra thông tin chi tiết về thời gian bạn đi công tác, bao gồm ngày, tháng và năm.
Dự tính chi phí: Trình bày các khoản chi phí dự tính trong suốt thời gian công tác. Lưu ý gửi tất cả các hoá đơn và chứng từ liên quan để đảm bảo tính hợp lý trong quá trình khấu trừ.
Lý do và quyết định công tác: Chuẩn bị các lý do và quyết định công tác để xuất trình cho bộ phận kế toán khi yêu cầu giấy đi đường.
Thủ tục lấy giấy đi đường: Khi có lệnh cử đi công tác, liên hệ với bộ phận hành chính để nhận mẫu giấy đi đường. Sau đó, mang giấy đi đường này đến phòng kế toán để làm thủ tục ứng tiền cho các chi phí như vé tàu, xe, khách sạn…
Xác nhận ngày về và lưu trú: Sau khi hoàn thành công tác và trở về, xuất trình giấy đi đường cho bộ phận kế toán để được xác nhận ngày về và thời gian lưu trú. Đồng thời, đính kèm các hoá đơn và chứng từ đã chi tiêu trong thời gian công tác để được hưởng khấu trừ và thanh toán tạm ứng.
Duyệt chi thanh toán: Kế toán trưởng sẽ duyệt và chi tiêu cho bạn số tiền tạm ứng và các khoản thanh toán phí liên quan.
Tuân thủ các quy trình này giúp bạn sử dụng giấy đi đường một cách hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong quản lý chi phí công tác.
Việc hiểu rõ và sử dụng đúng mẫu giấy đi đường (công lệnh đi đường) không chỉ giúp doanh nghiệp và cơ quan nhà nước quản lý tốt hơn các hoạt động di chuyển công tác mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc ghi nhận các chi phí liên quan. Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và cụ thể về mẫu giấy đi đường và cách ghi chép đúng cách.
