Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư 111/2013/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập theo mẫu quy định để khấu trừ thuế TNCN theo quy định của pháp luật. Vậy mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì có quyết toán thuế không? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn.
Mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì có quyết toán thuế không?
1. Mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì có quyết toán thuế không?
Theo Điều 1, Chương IV của Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, việc khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân yêu cầu các tài liệu sau:
– Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm và số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
– Nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế do đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xử lý hồ sơ quyết toán mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế.
– Trong trường hợp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp dưới dạng điện tử, người nộp thuế có thể sử dụng bản in từ chứng từ khấu trừ điện tử mà tổ chức trả thu nhập đã gửi.
Do đó, nếu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bị mất, bạn vẫn có thể thực hiện quyết toán thuế bằng cách cung cấp các chứng từ thay thế hoặc căn cứ vào dữ liệu của cơ quan thuế.
Trong trường hợp tổ chức trả thu nhập đã ngừng hoạt động, cơ quan thuế có thể dựa vào thông tin trong cơ sở dữ liệu để xử lý hồ sơ quyết toán mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ cụ thể.
2. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân bị khấu trừ.
Như vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Tuy nhiên, có 2 trường hợp không bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện thủ tục quyết toán thuế thay cho cá nhân: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân ủy quyền.
Ngoài ra, tổ chức, cá nhân trả thu nhập cũng không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong các trường hợp sau:
- Cá nhân không phát sinh số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn.
- Cá nhân được điều chỉnh giảm số thuế phải nộp do phát hiện sai sót trong quyết toán thuế TNCN.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân bị khấu trừ thuế sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
Đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm:
- Hồ sơ quyết toán thuế năm phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
- Hồ sơ khai thuế năm phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính.
- Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế: Hồ sơ phải được nộp chậm nhất vào ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
Đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp: Hồ sơ khai thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.
4. Mức xử phạt nếu mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Theo Điều 15 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập, hành vi vi phạm quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán có thể bị xử phạt như sau:
Cảnh cáo đối với các hành vi như:
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ muộn từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định.
- Không sắp xếp tài liệu kế toán theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định.
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, dẫn đến hư hỏng hoặc mất mát tài liệu trong thời gian lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu kế toán không đúng quy định trong thời gian lưu trữ.
- Không tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cho các hành vi như:
- Hủy bỏ tài liệu kế toán trước khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán mà chưa đạt mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Do đó, nếu doanh nghiệp làm mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN (được coi là tài liệu kế toán), mức phạt có thể dao động từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Trên đây là một số thông tin về câu hỏi “Mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì có quyết toán thuế không?”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
