Cách hạch toán mượn tiền giám đốc như thế nào?

Cách hạch toán mượn tiền giám đốc như thế nào? Đây là một câu hỏi quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần giải đáp để quản lý tài chính hiệu quả. Việc hạch toán chính xác nhằm giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn quy trình hạch toán mượn tiền giám đốc và các lưu ý cần thiết trong quá trình thực hiện.

1. Hạch toán mượn tiền giám đốc là gì?

Hạch toán mượn tiền giám đốc là quá trình ghi chép và quản lý các khoản tiền mà giám đốc hoặc người đại diện của doanh nghiệp mượn từ doanh nghiệp hoặc ngược lại. 

Đây là một tình huống phổ biến trong quản lý tài chính doanh nghiệp, thường xảy ra khi doanh nghiệp cần nguồn vốn tạm thời để duy trì hoạt động hoặc khi giám đốc sử dụng tiền của doanh nghiệp cho mục đích cá nhân.

2. Hướng dẫn cách hạch toán mượn tiền giám đốc

– Hạch toán vay tiền giám đốc khi vay bằng tiền Việt Nam

Khi doanh nghiệp nhận khoản vay bằng tiền Việt Nam, nếu số tiền này được nhập vào quỹ hoặc gửi vào ngân hàng, kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 111 – Tiền mặt (177)
• Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1127)
• Có tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)

– Hạch toán mượn tiền giám đốc khi vay bằng ngoại tệ

Khi vay bằng ngoại tệ và tiền nhập vào quỹ, kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 111 – Tiền mặt (1112)
• Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1122)
• Nợ các tài khoản 221, 222
• Nợ tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
• Nợ tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình
• Nợ tài khoản 133 – Thuế CTCT được khấu trừ (nếu có)
• Có tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)

– Hạch toán mượn tiền giám đốc bằng tiền mặt

Khi giám đốc cho công ty mượn tiền mặt, kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ TK 111 (Tiền mặt): Số tiền giám đốc cho mượn.
• Có TK 338 (Phải trả khác – ghi chi tiết là giám đốc): Số tiền giám đốc cho mượn.

Khi công ty hoàn trả số tiền đã mượn từ giám đốc:

• Nợ TK 338 (Phải trả khác – ghi chi tiết là giám đốc): Số tiền hoàn trả.
• Có TK 111 (Tiền mặt): Số tiền hoàn trả.

Ví dụ: Doanh nghiệp ABC đang gặp khó khăn về dòng tiền và cần một khoản vốn tạm thời để chi trả cho các chi phí hoạt động. Giám đốc, ông Nguyễn Văn A, quyết định hỗ trợ công ty bằng cách cho mượn tiền.

– Vay tiền giám đốc bằng tiền Việt Nam

Ngày 1/10/2024: Ông Nguyễn Văn A chuyển 100 triệu đồng vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để hỗ trợ cho công ty.

Ghi nhận khoản vay vào sổ sách kế toán:

• Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1127): 100.000.000 VNĐ
• Có tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411): 100.000.000 VNĐ

– Vay tiền giám đốc bằng ngoại tệ

Ngày 5/10/2024: Giám đốc Nguyễn Văn A tiếp tục cho doanh nghiệp mượn 5.000 USD để đầu tư vào một dự án mới. Tỷ giá quy đổi tại thời điểm vay là 23.500 VNĐ/USD.

Số tiền quy đổi sang VNĐ là: 5.000 USD x 23.500 VNĐ/USD = 117.500.000 VNĐ.

Ghi nhận vào sổ sách kế toán:

• Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1122): 117.500.000 VNĐ
• Có tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411): 117.500.000 VNĐ

– Mượn tiền giám đốc bằng tiền mặt

Ngày 10/10/2024: Ông A cho doanh nghiệp mượn thêm 50 triệu đồng bằng tiền mặt để thanh toán một số khoản chi phí khẩn cấp.

Ghi nhận khoản mượn:

• Nợ tài khoản 111 (Tiền mặt): 50.000.000 VNĐ
• Có tài khoản 338 (Phải trả khác – ghi chi tiết là giám đốc): 50.000.000 VNĐ

– Hoàn trả tiền cho giám đốc

Ngày 15/10/2024: Doanh nghiệp ABC có doanh thu từ hoạt động bán hàng và quyết định hoàn trả số tiền đã mượn từ giám đốc.

Công ty hoàn trả 100 triệu đồng từ khoản vay bằng tiền Việt Nam và 50 triệu đồng từ khoản vay bằng tiền mặt cho ông A.

Ghi nhận khoản hoàn trả:

• Nợ tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411): 100.000.000 VNĐ
• Nợ tài khoản 338 (Phải trả khác – ghi chi tiết là giám đốc): 50.000.000 VNĐ
• Có tài khoản 111 (Tiền mặt): 50.000.000 VNĐ
• Có tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1127): 100.000.000 VNĐ

3. Hạch toán công ty cho giám đốc mượn tiền

– Ghi nhận khoản mượn tiền của giám đốc:

Khi công ty cho giám đốc mượn tiền, kế toán sẽ thực hiện các ghi chép như sau:

• Nợ tài khoản 138 (Phải thu khác): Ghi nhận số tiền mà giám đốc đã mượn.
• Có tài khoản 111 hoặc 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Ghi nhận số tiền đã chuyển cho giám đốc.

– Ghi nhận khi giám đốc hoàn trả tiền:

Khi giám đốc hoàn trả số tiền đã mượn, kế toán sẽ ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 111 hoặc 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Ghi nhận số tiền giám đốc đã hoàn trả.
• Có tài khoản 138 (Phải thu khác): Ghi nhận số tiền giám đốc hoàn trả.

Lưu ý:

– Hợp đồng vay mượn: Cần thiết lập một hợp đồng hoặc biên bản ghi nhớ về việc giám đốc mượn tiền từ công ty, trong đó cần ghi rõ số tiền, thời hạn hoàn trả và các điều kiện liên quan. 

– Kê khai thuế: Dù là khoản vay nội bộ, công ty vẫn cần theo dõi và kê khai đầy đủ trong các báo cáo tài chính để tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

– Kiểm tra và đối chiếu: Cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ giữa sổ sách kế toán và thực tế để đảm bảo tính chính xác của các khoản vay và hoàn trả. Việc này giúp phát hiện sớm những sai sót và điều chỉnh kịp thời.

4. Hạch toán công ty mượn tiền cá nhân

4.1 Hạch toán mượn tiền cá nhân có lãi suất

Khi cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền kèm theo lãi suất, việc hạch toán cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về thuế. 

Đồng thời, hạch toán phải bao gồm cả việc ghi nhận các khoản vay và các chi phí liên quan, nhằm duy trì tính chính xác trong sổ sách kế toán và tránh các vấn đề pháp lý.

Khi cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền mà không sử dụng tiền mặt, kế toán sẽ thực hiện ghi chép như sau:

• Nợ Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng hoặc quỹ khác): Ghi nhận số tiền mà cá nhân đã cho vay.
• Có Tài khoản 341 (Vay và nợ thuê tài chính): Ghi nhận khoản vay từ cá nhân.

Ngoài việc xác định lãi suất vay, các chi phí trực tiếp liên quan đến khoản vay cũng cần được ghi nhận. Các chi phí này có thể bao gồm chi phí kiểm toán, chi phí lập hồ sơ thẩm định và thẩm tra. Hạch toán chi phí vay được thực hiện như sau:

• Nợ Tài khoản 241 hoặc 635 (Tài khoản chi phí): Ghi nhận các chi phí phát sinh.
• Có Tài khoản 111, 112, 331 (Tài khoản tiền mặt và phải trả): Ghi nhận các khoản chi phí này.

4.2 Hạch toán mượn tiền cá nhân không lãi suất

Khi doanh nghiệp mượn tiền từ cá nhân mà không có lãi suất, việc hạch toán cũng cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán và quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho trường hợp này:

Khi doanh nghiệp nhận tiền vay từ cá nhân không lãi suất, kế toán sẽ ghi nhận số tiền vay như sau:

• Nợ Tài khoản 111 hoặc 112: Ghi nhận số tiền nhận được, tùy thuộc vào việc nhận tiền mặt hay chuyển khoản.
• Có Tài khoản 341 (Vay dài hạn) hoặc Tài khoản 338 (Vay ngắn hạn): Ghi nhận khoản tiền mượn.

Khi doanh nghiệp hoàn trả số tiền đã vay, kế toán sẽ ghi nhận như sau:

• Nợ Tài khoản 341 (Vay dài hạn) hoặc Tài khoản 338 (Vay ngắn hạn): Ghi nhận số tiền trả nợ.
• Có Tài khoản 111 hoặc 112: Ghi nhận số tiền hoàn trả.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán mua ngoại tệ bằng tiền gửi ngân hàng

5.  Hạch toán công ty cho cá nhân vay tiền

Khi doanh nghiệp cho cá nhân vay tiền, việc hạch toán cần phải được thực hiện đúng quy trình nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định kế toán hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thức hạch toán trong trường hợp này:

Khi công ty cấp vốn cho cá nhân, kế toán sẽ ghi nhận như sau:

• Nợ TK 138 (Phải thu khác): Ghi nhận số tiền mà công ty đã cho vay.
• Có TK 111 hoặc 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Ghi nhận số tiền đã được cho vay.

Khi cá nhân tiến hành hoàn trả số tiền đã vay, kế toán sẽ ghi nhận như sau:

• Nợ TK 111 hoặc 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Ghi nhận số tiền được hoàn trả.
• Có TK 138 (Phải thu khác): Ghi nhận số tiền đã hoàn trả.

6. Những lưu ý khi cho công ty vay tiền để duy trì hoạt động kinh doanh

Việc cá nhân cho công ty vay tiền đòi hỏi sự thận trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để tránh những rủi ro tiềm ẩn. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý khi ký kết hợp đồng vay:

– Lãi suất: 

• Cần đảm bảo lãi suất thỏa thuận là hợp lý và phù hợp với mức lãi suất thị trường. Không nên áp dụng lãi suất 0%, mà cần thỏa thuận sao cho lãi suất tối thiểu lớn hơn 0%. 
• Hợp đồng cần ghi rõ lãi suất và phải không vượt quá 20% mỗi năm cho khoản vay, trừ khi pháp luật có quy định khác. Bất kỳ lãi suất nào vượt quá giới hạn này sẽ không được công nhận.

– Hạch toán chi phí lãi vay: 

• Khi doanh nghiệp vay tiền từ cá nhân để phục vụ sản xuất và kinh doanh, chi phí lãi vay chỉ được hạch toán không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố. 
• Việc hạch toán chi phí lãi vay vượt mức này có thể gặp rủi ro không được khấu trừ thuế.

– Phương thức chuyển và nhận tiền: 

• Cần thỏa thuận và ghi rõ phương thức chuyển và nhận tiền để đảm bảo an toàn, hạn chế việc sử dụng tiền mặt. 
• Điều này giúp tránh các rủi ro như thiếu hụt tiền hoặc việc nhận tiền giả.

– Ký kết hợp đồng vay: 

• Khi ký hợp đồng, cần lưu ý các điều khoản liên quan đến số tiền vay, thời gian vay và lãi suất (nếu có). 
• Hợp đồng nên được lập bằng văn bản chính thức và cẩn thận ghi rõ các điều khoản để tránh hiểu lầm và tranh chấp trong quá trình thực hiện.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán điều chỉnh giảm công nợ phải trả

7. Một số câu hỏi liên quan

Cá nhân có thể cho doanh nghiệp vay tiền với lãi suất bao nhiêu?

Cá nhân có thể cho doanh nghiệp vay tiền với lãi suất thỏa thuận, nhưng mức lãi suất này không được vượt quá 20% mỗi năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Nếu lãi suất thấp hơn 0%, tức là không thu lãi, cũng cần đảm bảo tính hợp lý để tránh vi phạm quy định về thuế.

Cá nhân có bị ấn định thuế khi cho doanh nghiệp vay tiền không lấy lãi hay không?

Khi cá nhân cho doanh nghiệp vay tiền không lấy lãi, họ vẫn phải kê khai và tuân thủ các quy định về thuế thu nhập. Cơ quan thuế có thể xem đây là khoản thu nhập, và cá nhân có trách nhiệm khai báo trong báo cáo tài chính của mình. Nếu không thực hiện, cá nhân có thể bị phạt vì không tuân thủ quy định.

Làm thế nào để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh khi giám đốc mượn tiền cho doanh nghiệp?

Khi giám đốc mượn tiền cho doanh nghiệp, các khoản chi phí phát sinh như phí giao dịch hoặc lãi suất (nếu có) cần được ghi nhận vào sổ sách. Kế toán có thể ghi Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) và Có TK 111 hoặc 112 (Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng) để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về “Cách hạch toán mượn tiền giám đốc như thế nào?”. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.