Các công ty sản xuất phần mềm cần hạch toán chính xác để quản lý tài chính hiệu quả. Việc nắm vững quy trình hạch toán giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tối ưu chi phí. ACC cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán công ty sản xuất phần mềm. Giúp bạn yên tâm phát triển và tăng trưởng bền vững.
1. Công ty sản xuất phần mềm là gì?
Công ty sản xuất phần mềm là doanh nghiệp chuyên thiết kế, phát triển và phân phối các sản phẩm phần mềm phục vụ cho các mục đích khác nhau như quản lý doanh nghiệp, giải trí, giáo dục, y tế, hoặc các ứng dụng công nghệ khác.
2. Cách hạch toán công ty sản xuất phần mềm
2.1 Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối đầu năm
Đầu kỳ tài chính, tiến hành chuyển lợi nhuận chưa phân phối của năm hiện tại sang lợi nhuận chưa phân phối của năm trước, cụ thể như sau:
– Trường hợp tài khoản 4212 có số dư Có (Lãi):
- Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối của năm nay
- Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối của năm trước.
– Trường hợp tài khoản 4212 có số dư Nợ (Lỗ):
- Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối của năm trước
- Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối của năm nay.
Số lỗ phát sinh trong năm có thể được bù trừ vào thu nhập chịu thuế của các năm sau theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, hoặc xử lý theo quy định hiện hành của chính sách tài chính.
2.2 Xác định thuế môn bài phải nộp trong năm
Ghi nhận:
- Nợ TK 6425
- Có TK 3338
Khi thực hiện nộp thuế:
- Nợ TK 3338
- Có TK 111, 112
2.3 Công tác tính giá thành
– Dựa trên hợp đồng dịch vụ thiết kế website và phần mềm (như phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý nhân sự,…) giữa các chủ đầu tư (công ty, cửa hàng, xí nghiệp…) và công ty thiết kế, xác định giá trị hợp đồng đã ký kết, từ đó xác định doanh thu và lập hóa đơn khi bàn giao theo thỏa thuận với khách hàng.
Giá thành: Do tính chất ngành nghề, yếu tố cấu thành giá thành sản phẩm là hoạt động thiết kế website và phần mềm, dẫn đến sản phẩm là các phần mềm như kế toán, bán hàng, quản lý nhân sự,… Tổng hợp lương nhân viên thiết kế và các chi phí phục vụ công tác thiết kế để cấu thành giá thành sản phẩm.
Do đó, yếu tố cấu thành giá thành chính là chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung.
Theo đó, công ty áp dụng phương pháp ước lượng các yếu tố cấu thành giá thành sản phẩm như sau:
- Lương = 70%
- Chi phí sản xuất chung = 20%
- Lợi nhuận định mức thiết kế = 10%
Ví dụ: Nếu doanh thu là 100.000.000
Lợi nhuận mục tiêu = 100.000.000 × 15% = 15.000.000
Chi phí phân bổ tính giá thành = 100.000.000 – (100.000.000 × 10%) = 85.000.000
Lợi nhuận mục tiêu 15.000.000 sẽ được cân đối bằng các chi phí quản lý doanh nghiệp như: khấu hao công cụ, lương nhân viên văn phòng, khấu hao, và các dịch vụ như điện, internet,…
Tập hợp chi phí tính giá thành (TK 154): Bao gồm TK 622, 627. Phương pháp tính đơn giản:
Giá thành sản phẩm hoàn thành = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Tổng chi phí sản xuất – Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ
Chi phí nhân công: Lương cho nhân viên thiết kế được theo dõi chấm công hàng ngày, nếu chi tiết theo từng hợp đồng thì càng tốt. Chi phí nhân công chiếm 70% giá thành sản phẩm dịch vụ của công ty.
Hạch toán:
- Nợ TK 622, 627
- Có TK 334
Chi trả:
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
Chi phí sản xuất chung: Công ty cần trang bị cho nhân viên các vật dụng phục vụ công việc như phần mềm chuyên dụng, máy vi tính, văn phòng phẩm,… Các chi phí này sẽ được phân bổ trên TK 142, 242 vào các hợp đồng dịch vụ.
Hóa đơn đầu vào:
Hóa đơn giá trị < 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt: kèm phiếu chi + phiếu nhập kho + biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng photo.
Hóa đơn > 20 triệu: Kèm phiếu kế toán + phiếu nhập kho hoặc biên bản giao hàng + Giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng photo. Khi chuyển tiền, kèm thêm giấy báo nợ và ủy nhiệm chi.
Nếu là dịch vụ:
- Nợ TK 627, 1331
- Có TK 111, 112, 331…
Nếu là công cụ dụng cụ:
- Nợ TK 153, 1331
- Có TK 111, 112, 331
Đưa vào sử dụng:
- Nợ TK 142, 242
- Có TK 153
Phân bổ:
- Nợ TK 627
- Có TK 142, 242
Kết chuyển chi phí dở dang để tính giá thành dịch vụ hàng kỳ:
- Nợ TK 154
- Có TK 622, 627
Đối với công cụ dụng cụ và tài sản cố định, cần có bảng theo dõi phân bổ và thực hiện phân bổ hàng tháng.
Khi hoàn tất bàn giao phần mềm, xuất hóa đơn kèm biên bản nghiệm thu, và khách hàng sẽ kiểm tra đến khi đạt yêu cầu để nghiệm thu và kết thúc dịch vụ.
Xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111, 112, 131
- Có TK 511
Xác định giá vốn dịch vụ:
- Nợ TK 632
- Có TK 154
Hóa đơn đầu ra:
Hóa đơn bán < 20 triệu thu bằng tiền mặt: kèm theo phiếu thu + phiếu xuất kho hoặc biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng và bảng quyết toán (nếu có), kèm hợp đồng và thanh lý photo.
Hóa đơn bán > 20 triệu: kèm phiếu kế toán + phiếu xuất kho hoặc biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng và bảng quyết toán, kèm hợp đồng và thanh lý photo. Khi nhận tiền, kèm thêm giấy báo có từ ngân hàng.
Ngoài ra, còn các chi phí khác như chi phí tiếp khách, chi phí quản lý: lương nhân viên quản lý, văn phòng phẩm, khấu hao thiết bị văn phòng,… Những chi phí này sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định lãi lỗ của doanh nghiệp sau này.
Nếu là dịch vụ:
- Nợ TK 642*, 1331
- Có TK 111, 112, 331…
Nếu là công cụ, tài sản cố định:
- Nợ TK 153, 211, 1331
- Có TK 111, 112, 331
Đưa vào sử dụng:
- Nợ TK 142, 242
- Có TK 153
Phân bổ:
- Nợ TK 642
- Có TK 142, 242, 214
Đối với công cụ dụng cụ và tài sản cố định, cần có bảng theo dõi phân bổ và thực hiện phân bổ hàng tháng.
Đối với chứng từ ngân hàng, cuối tháng cần đến ngân hàng lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có để lưu trữ và làm căn cứ kế toán.
Lãi ngân hàng:
- Nợ TK 112
- Có TK 515
Phí ngân hàng:
- Nợ TK 6425
- Có TK 112
Hạch toán chi phí sản xuất:
- Nợ TK 627, 642
- Có TK 142, 242, 214
Cuối tháng, xác định lãi lỗ doanh nghiệp:
Bước 1: Xác định doanh thu trong tháng:
- Nợ TK 511, 515, 711
- Có TK 911
Bước 2: Xác định chi phí trong tháng:
- Nợ TK 91
- Có TK 632, 641, 642, 635, 811
Bước 3: Xác định lãi lỗ:
– Nếu doanh thu – chi phí > 0 hoặc tổng phát sinh Có TK 911 – tổng phát sinh Nợ TK 911 > 0, thì lãi:
- Nợ TK 911
- Có TK 4212
– Nếu doanh thu – chi phí < 0 hoặc tổng phát sinh Có TK 911 – tổng phát sinh Nợ TK 911 < 0, thì lỗ:
- Nợ TK 4212
- Có TK 911
Cuối kỳ quý, năm, xác định chi phí thuế TNDN phải nộp:
- Nợ TK 8211
- Có TK 3334
Kết chuyển:
- Nợ TK 911
- Có TK 8211
Khi nộp thuế TNDN:
- Nợ TK 3334
- Có TK 111, 112
>>> Xem thêm: Cách hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt chi tiết
3. Quy định về thuế của công ty sản xuất phần mềm
3.1 Quy định về thuế TNDN
Các doanh nghiệp (DN) được cấp giấy phép cho dự án đầu tư mới trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phần mềm có thể được hưởng các ưu đãi thuế như sau:
- Thuế suất ưu đãi 10% trong vòng 15 năm, bắt đầu từ năm đầu tiên phát sinh doanh thu từ dự án đầu tư mới.
- Miễn thuế 4 năm kể từ năm đầu tiên có thu nhập chịu thuế từ dự án này, và tiếp theo là giảm 50% thuế phải nộp trong 9 năm tiếp theo.
Nếu doanh nghiệp không có thu nhập chịu thuế trong ba năm đầu tiên, thời gian miễn và giảm thuế sẽ được tính từ năm thứ tư khi dự án có doanh thu.
Để áp dụng các ưu đãi này, DN cần tuân thủ các quy định về chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ, và thực hiện kê khai Thuế TNDN.
3.2 Quy định về thuế GTGT
Theo quy định tại Khoản 21, Điều 4 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, việc sản xuất sản phẩm phần mềm và cung cấp dịch vụ phần mềm thông thường sẽ không chịu thuế GTGT.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sản xuất sản phẩm phần mềm để cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, hoặc cho tổ chức hoặc cá nhân trong khu phi thuế quan và được tiêu thụ trong khu vực phi thuế quan, thì doanh nghiệp có thể được áp dụng thuế suất GTGT 0%, với điều kiện đáp ứng các quy định tại Điều 9, Thông tư 219/2013/TT-BTC.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bảo hiểm tai nạn lao động
4. Công việc của kế toán công ty sản xuất phần mềm
Kế toán tại công ty sản xuất phần mềm thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo hoạt động tài chính và tuân thủ pháp luật. Các công việc cụ thể của kế toán tại công ty này bao gồm:
– Ghi nhận và theo dõi chi phí sản xuất: Kế toán ghi nhận tất cả chi phí liên quan đến sản xuất phần mềm, từ nhân công đến chi phí thuê ngoài. Việc này giúp xác định giá thành sản phẩm một cách chính xác.
– Quản lý thu chi và lập báo cáo tài chính: Kế toán theo dõi tất cả các khoản thu và chi hàng ngày, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Lập báo cáo tài chính định kỳ giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính công ty.
– Quản lý hóa đơn và chứng từ: Kế toán lập hóa đơn cho các sản phẩm và dịch vụ phần mềm, đảm bảo đúng quy định pháp luật. Hóa đơn và chứng từ được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho kiểm toán và quyết toán thuế sau này.
– Kê khai và nộp thuế: Kế toán có trách nhiệm kê khai và nộp các loại thuế theo quy định, bao gồm thuế GTGT và thuế TNDN. Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp công ty hưởng các ưu đãi thuế khi đủ điều kiện.
– Theo dõi công nợ và quản lý dòng tiền: Kế toán theo dõi công nợ của khách hàng và nhà cung cấp để đảm bảo thanh toán kịp thời. Quản lý dòng tiền ổn định là rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh của công ty.
– Lập dự toán và phân tích tài chính: Kế toán tham gia lập dự toán tài chính cho các dự án phần mềm, dự báo doanh thu và chi phí. Phân tích các chỉ số tài chính giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh và tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của công ty.
– Quản lý lương và chế độ cho nhân viên: Kế toán tính lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên, đảm bảo tính công bằng và hợp lý. Việc theo dõi bảo hiểm xã hội và các chế độ nghỉ phép là cần thiết để bảo vệ quyền lợi nhân viên.
5. Một số câu hỏi liên quan
Làm thế nào để hạch toán chi phí đào tạo nhân viên trong công ty phần mềm?
Chi phí đào tạo có thể ghi nhận trong kỳ hoặc phân bổ nếu mang lại lợi ích lâu dài cho công ty. Việc này giúp theo dõi đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực và đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo. Hạch toán chính xác cũng hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách.
Phương pháp nào phù hợp để đánh giá tài sản cố định trong công ty sản xuất phần mềm?
Tài sản cố định có thể được đánh giá theo giá gốc hoặc giá trị hợp lý, tùy thuộc vào chính sách kế toán. Khấu hao tài sản cũng cần xác định theo thời gian sử dụng để phản ánh đúng giá trị thực. Việc này giúp quản lý tốt tài sản và chi phí hoạt động.
Cách quản lý chi phí phần mềm bản quyền và cập nhật hệ thống hạch toán như thế nào?
Chi phí bản quyền được ghi nhận là tài sản vô hình và phân bổ theo thời gian sử dụng của phần mềm. Hạch toán này giúp xác định chi phí thực tế cho việc sử dụng phần mềm trong sản xuất. Cập nhật hệ thống hạch toán định kỳ đảm bảo tuân thủ quy định mới.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán công ty sản xuất phần mềm. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
