Chi phí nghỉ mát cho nhân viên là một phần quan trọng trong chính sách phúc lợi của doanh nghiệp. Hạch toán chi phí này một cách chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch tài chính. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên.
1. Cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên
Dựa theo quy định tại khoản 2, Điều 63, Thông tư số 200/2014/TT-BTC, cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên có thể được tóm tắt như sau:
Trường hợp doanh nghiệp đã trích lập quỹ phúc lợi và sử dụng quỹ này cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động, ghi nhận như sau:
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331.
Trường hợp doanh nghiệp không trích lập quỹ phúc lợi mà sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu để chi cho hoạt động nghỉ mát và trợ cấp khó khăn cho nhân viên, ghi nhận như sau:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331.
Ví dụ: Công ty TNHH An Phú quyết định tổ chức một chuyến du lịch cho toàn bộ nhân viên vào tháng 8/2024 nhằm tăng cường tinh thần làm việc và gắn kết giữa các nhân viên. Công ty đã ký hợp đồng với Công ty Du lịch Đại Dương để tổ chức chuyến đi, với tổng chi phí cho chuyến du lịch là 120 triệu đồng (bao gồm thuế GTGT 10%). Đồng thời, công ty An Phú đã chuẩn bị đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lệ và dự kiến tổng chi phí phúc lợi cho năm 2024 không vượt quá mức 01 tháng lương bình quân thực tế. Cụ thể, quỹ tiền lương thực hiện đến tháng 8/2024 của công ty là 3.000 triệu đồng, và doanh nghiệp cũng không có trích lập quỹ dự phòng tiền lương từ năm trước.
Theo quy định, Công ty An Phú sẽ hạch toán như sau:
- Nợ TK 642: 109.090.909 VNĐ
- Nợ TK 1331: 10.909.091 VNĐ
- Có TK 112: 120.000.000 VNĐ
2. Chi phí cho nhân viên đi nghỉ mát có được tính là chi phí hợp lý của công ty không?
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 3 của Thông tư 25/2018/TT-BTC để khoản chi phúc lợi cho nghỉ mát được công nhận là hợp lý và có thể trừ, cần đáp ứng các điều kiện sau:
Thứ nhất, tổng chi phí cho nghỉ mát không được vượt quá một tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế, được tính bằng cách chia quỹ tiền lương thực tế đã chi trong năm cho 12 tháng.
Nếu doanh nghiệp hoạt động chưa đủ 12 tháng, thì tháng lương bình quân sẽ được xác định bằng cách chia quỹ tiền lương thực tế cho số tháng doanh nghiệp thực tế hoạt động trong năm.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương mà doanh nghiệp đã chi trong năm quyết toán đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán theo quy định, không bao gồm tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương từ năm trước.
Thứ hai, các khoản chi cho nghỉ mát phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, bao gồm:
- Hợp đồng với công ty du lịch.
- Danh sách nhân viên tham gia.
- Hóa đơn cho các khoản chi tiền phòng, ăn uống, đi lại…
Ngoài ra, đối với các khoản chi có hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), cần có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.
Theo quy định tại Thông tư 25/2018/TT-BTC, công ty có thể tính các chi phí hợp lý cho việc nghỉ mát của nhân viên, miễn là các điều kiện trên được thực hiện:
- Tổng chi phí phúc lợi cho nghỉ mát không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế.
- Các khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định như hợp đồng với công ty du lịch, danh sách người lao động tham gia, hóa đơn cho tiền phòng, ăn uống, đi lại và các chứng từ liên quan.
- Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), cần chứng từ thanh toán không bằng tiền mặt.
- Quyết định cho nhân viên đi nghỉ mát và phê duyệt kinh phí phải được Giám đốc công ty thực hiện.
Nếu công ty đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, chi phí cho nhân viên đi nghỉ mát có thể được xem là hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí lãi vay
3. Chi phí nghỉ mát có được phép tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không?
Tại điểm 2.30 khoản 2 điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, đã sửa đổi và bổ sung Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, quy định như sau:
Các khoản chi phúc lợi trực tiếp dành cho người lao động bao gồm:
- Chi phí cho đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình.
- Chi cho nghỉ mát.
- Hỗ trợ điều trị.
- Chi phí bổ sung kiến thức tại cơ sở đào tạo.
- Hỗ trợ cho gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, tai nạn, ốm đau.
- Khen thưởng con của người lao động có thành tích xuất sắc trong học tập.
- Hỗ trợ chi phí đi lại trong các dịp lễ, tết.
- Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, và các loại bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện như đã quy định tại điểm 2.6 và 2.11).
Tổng chi phí phúc lợi nêu trên không được vượt quá một tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế.
Thế nên, chi phí cho hoạt động nghỉ mát được coi là chi phí hợp lý và có thể trừ, nhưng nó nằm trong nhóm các khoản chi phúc lợi có giới hạn. Cụ thể, tổng số chi này cùng các khoản chi phúc lợi khác không được phép vượt quá một tháng lương bình quân thực tế mà doanh nghiệp thực hiện trong năm tính thuế.
>> Xem thêm: cách hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm
4. Chế độ nghỉ mát hàng năm cho nhân viên được quy định như thế nào?
Hiện tại, luật pháp Việt Nam không quy định bắt buộc doanh nghiệp phải cung cấp chế độ nghỉ mát hàng năm cho nhân viên.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã tự nguyện áp dụng chế độ này như một hình thức phúc lợi nhằm chăm sóc sức khỏe và đời sống tinh thần cho nhân viên, đồng thời cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nguồn nhân lực.
Việc tổ chức chế độ nghỉ mát thường phụ thuộc vào chính sách nội bộ của từng công ty, được quy định chi tiết trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, hoặc thỏa thuận lao động giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Nhiều doanh nghiệp xem khoản chi phí này như một phúc lợi cho nhân viên và có thể hạch toán chi phí nghỉ mát trong giới hạn không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế của năm, để tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tóm lại, chế độ nghỉ mát không phải là quyền lợi bắt buộc theo quy định của pháp luật, nhưng các doanh nghiệp có thể áp dụng nhằm nâng cao phúc lợi cho nhân viên và củng cố sự gắn kết trong đội ngũ nhân viên.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có thể sử dụng các nguồn quỹ nào để hạch toán chi phí nghỉ mát?
Doanh nghiệp có thể sử dụng quỹ phúc lợi hoặc nguồn vốn chủ sở hữu để chi cho hoạt động nghỉ mát của nhân viên. Mỗi nguồn quỹ sẽ có cách hạch toán riêng, nhưng đều cần tuân thủ quy định pháp luật.
Nếu chi phí nghỉ mát vượt quá 1 tháng lương bình quân, doanh nghiệp sẽ xử lý thế nào?
Phần chi phí vượt quá mức 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp và cần ghi nhận riêng.
Các chi phí liên quan đến nghỉ mát của nhân viên có bao gồm các chi phí tổ chức hay chỉ là chi phí cá nhân?
Chi phí nghỉ mát cho nhân viên bao gồm cả chi phí tổ chức chuyến đi như thuê xe, dịch vụ lưu trú, ăn uống và các khoản chi trực tiếp cho nhân viên trong chuyến nghỉ mát.
Hy vọng với những thông tin Kế toán kiểm toán ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn nắm được cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
